Kontrola izdaje pri odprtem stanju kupca

Kontrola izdaje pri odprtem stanju kupca

Za uspešno izbiro in nastavitev kontrole limita potrebujemo naslednje podatke:

1. Konti: vrednost odprtih knjižb program izračuna tako, da sešteje odprta stanja na kontih,  navedenih v Parametrih | Denar | Osnovni podatki, polje konto kupca
2. Že izkoriščena vrednost limita: za način izračunavanja limita izberemo eno eno izmed štirih ponujenih možnosti v Parametrih | Denar | Osnovni podatki (glej tudi številčni primer Definiranje vrednosti odprtih postavk).
3. Odobrena vrednost limita: izberemo jo za vsakega kupca posebej v šifrantu kupcev
4. Kje naj kontrolo uporabimo: izberemo na nivoju posamezne vrste dokumenta za naročila kupcev in izdajo blaga. Tu lahko nastavimo kontrolo ali blokado izdaje blaga ali izdelave predračuna kupcem, ki prekoračijo dogovorjeni limit, ali pa kontrolo izključimo. 

Kontrola se bo sprožila takrat, ko vrednost računa + vrednost odprtih postavk preseže vrednost limita, ki ga ima kupec določenega v šifrantu subjektov. Za subjekte, ki so definirani hkrati kot kupci in dobavitelji, bo program gledal saldo terjatev in obveznosti.

Ad 1: Konti

Vrednost odprtih knjižb (zapadlih in/ali nezapadlih) program izračuna tako, da sešteje odprta stanja na kontih,  navedenih v Parametrih | Denar | Osnovni podatki, polje konto kupca.

Kontrola limita je vedno postavljena v domači valuti iz parametrov programa. Če torej kontroliramo vrednosti na kontu, kjer so knjižbe devizne in tolarske in so prometi (naročila kupcev ali izdane fakture) v tuji valuti, se vrednosti izražene v domači valuti. Za preračun neknjiženih zneskov v domačo valuto se uporablja srednji tečaj Banke Slovenije: za naročila: glede na datum naročila za izdane fakture: glede na datum izdaje fakture

Ad 2: Že izkoriščena vrednost limita

Vrednost odprtih postavk je pri tem lahko definirana na štiri načine, med katerima izbiramo v parametrih programa:

• Zapadli do danes - privzeta nastavitev. Znesek limita, odobrenega v šifrantu kupcev, program primerja z vsemi zapadlimi odprtimi postavkami. Podatek "Odprte postavke" v sporočilnem oknu bo torej pomenil znesek vseh zapadlih postavk, podatek "Neknjiženi" in "Naročila" pa bo vedno 0, ker na vrednost porabe limita ne vplivata.
• Odprti knjiženi dokumenti - znesek limita, odobrenega v šifrantu kupcev, program primerja z vsemi (zapadlimi in nezapadlimi) odprtimi postavkami. Podatek "Odprte postavke" v sporočilnem oknu bo torej pomenil znesek vseh zapadlih in nezapadlih postavk, podatek "Neknjiženi" in "Naročila" pa bo vedno 0, ker na vrednost porabe limita ne vplivata.
• Vsi odprti in neknjiženi dokumenti - znesek limita, odobrenega v šifrantu kupcev, program primerja z vsemi (zapadlimi in nezapadlimi) odprtimi postavkami, katerim prišteje še zneske neknjiženih dokumentov izdaje tipa Dokument - Materialno in Dokument - Zbirno ter odšteje zneske neknjiženih blagajniških prejemkov (glej vrsta dokumenta izdaje). Podatek "Odprte postavke" v sporočilnem oknu bo torej pomenil znesek vseh zapadlih in nezapadlih postavk, podatek "Neknjiženi" pa bo seštevek vrednosti vnešenih, a neknjiženih faktur. 
• Potrjena naročila in vsi odprti dokumenti - znesek limita, odobrenega v šifrantu kupcev, program primerja z vsemi (zapadlimi in nezapadlimi) odprtimi postavkami ter dodatno prišteje še zneske neknjiženih dokumentov izdaje tipa Dokument - Materialno in Dokument - Zbirno ter odšteje zneske neknjiženih blagajniških prejemkov (kot zgornja opcija), k temu pa prišteje še vrednost naročil, ki imajo tak status, da se zanj šteje, da se vključujejo v vrednost limita kupca (glej vrste dokumentov naročil).

Glej tudi številčni primer Definiranje vrednosti odprtih postavk.

Ad 3: Odobrena vrednost limita

Znesek odobrenega limita vnesemo v  šifrantu kupcev.

Če v šifrantu kupcev vnesemo znesek limita -1, bo vsaka nova izdaja ali predračun pomenila prekoračitev limita. Program poleg običajnih sporočil izpiše še opombo iz šifranta subjektov.

Glej tudi številčni primer Definiranje vrednosti odprtih postavk.

Ad 4: Kje naj kontrolo uporabimo

Na nivoju posamezne vrste dokumenta za naročila kupcev in izdajo blaga izberemo, ali in kako bomo kontrolirali odprto stanje kupca. Pri tem imamo na voljo naslednje tri možnosti:

Izdaja brez kont. odprtega stanja	program bo dovolil izdajo blaga ali izdelavo predračuna ne glede na finančno stanje kupca in zamude plačil
Opoz. pri odp. stanju ali prek. limita	program nas bo na prekoračitev limita opozoril, vendar bo dovolil izdajo. Primer opozorila:
Dov. izdaja samo pooblaščeni osebi	program bo vsakega uporabnika opozoril na prekoračitev limita. Izdaje blaga ali izdelave predračuna ne bo dovolil uporabnikom, ki nimajo ustrezne avtorizacije, ampak bo zahteval geslo pooblaščene osebe, ki izdajo kljub temu lahko odobri. Ta možnost je najstrožja in omogoča določitev pooblaščenih oseb, ki v primeru prekoračitve limita smejo odobriti izdajo blaga ali izdelavo predračuna. Ali je uporabnik programa pooblaščen za to operacijo ali ne izberemo v šifrantu delavcev s pomočjo avtorizacij. Pooblaščenec je tista oseba, ki ima avtorizacijo za odobritev prometa pri odprtem stanju kupca. Uporabnikom, ki te avtorizacije nimajo, tu izberemo ničelno avtorizacijo: Ko uporabnik programa brez ustrezne avtorizacije naleti na tak primer, bo program javil napako: Izpis in shranjevanje dokumenta bo možen šele potem, ko bomo ponovno izbrali uporabnika programa in vnesli naziv in geslo pooblaščene osebe. Program ustrezno zabeleži, kdo je izdajo ali izdelavo predračuna odobril. Pooblaščeni osebi program ne postavlja prepovedi, temveč izpiše le opozorilo: Ko kliknemo gumb , program pooblaščeni osebi dovoli shraniti in izpisati dokument.