Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja

Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja kupca

Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja kupca se prije builda 55.56.00 nalazila u postavkama vrste dokumenta i to u dijelu Tok kretanja. Od builda 55.56.00 je ova postavka premještena u Šifrant statusa.

U programskom paketu DataLab PANTHEON™ možemo da kontrolišemo ili blokiramo izdavanje robe ili izradu predračuna kupcima, koji imaju prekoračen dogovoreni limit. Kontrola će se pokrenuti onda, kada vrijednost računa + vrijednost otvorenih stavki premaši vrijednost limita, koji kupac ima određen u šifrantu subjekata.

Na verzijama prije 55.56.00 se opcija Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja kupca nalazila u dijelu postavki za vrstu dokumenta izdavanja, Tok robe, kao na slici:

Od builda 55.56.00 se ova kontrola i dalje nalazi na vrsti dokumenta izdavanja, ali u Šifrantu statusa, prikazano kao na slici:

  Za uspješan izbor i podešavanje kontrole limita potrebni su nam sljedeći podaci:

1. Konta: vrijednost otvorenih knjiženja program izračuna tako, da sabere otvorena stanja na kontima, navedenim u Parametri | Novac | Osnovni podaci, polje konto kupca
2. Već iskorištena vrijednost limita: za način izračunavanja limita izaberemo jednu između četiri ponuđene mogućnosti u Parametri | Novac | Osnovni podaci (pogledajte i brojčani primjer Definisanje vrijednosti otvorenih stavki).
3. Odobrena vrijednost limita: izaberemo je za svakog kupca posebno u šifantu kupaca
4. Gdje da kontrolu koristimo: izaberemo na nivou pojedine vrste dokumenta za narudžbe kupaca i izdavanje robe. Tu možemo podesiti kontrolu ili blokadu izdavanja robe ili izrade predračuna kupcima, koji prekoračuju dogovoreni limit, ili kontrolu možemo isključiti. 

Kontrola će se pojaviti kada vrijednost računa + vrijednost otvorenih stavki premaši vrijednost limita, koji je kupcu odobren u šifrantu subjekata.

Ad 1: Konta

Vrijednost otvorenih knjiženja (dospjelih i/ili nedospjelih) program izračuna tako, da sabere otvorena stanja na kontima,  navedenim u Parametri | Novac | Osnovni podaci, polje konto kupca.

Kontrola limita je uvijek postavljena u domaćoj valuti iz parametara programa. Ako dakle kontrolišemo vrijednosti na kontu, gdje su knjiženja devizna i km-ovska, a prometi su (narudžbe kupaca ili izdate fakture) u stranoj valuti,  vrijednosti su izražene u domaćoj valuti. Za izračun neknjiženih iznosa u domaćoj valuti koristi se srednji kurs Centralne Banke BiH: za narudžbe: u odnosu na datum narudžbe za izdate fakture: u odnosu na datum izdavanja fakture

Ad 2: Već iskorištena vrijednost limita

Vrijednost otvorenih stavki može biti definisana na četiri načina, koja biramo u parametrima programa:

• Dospjeli do danas - zadana postavka. Iznos limita, odobrenog u šifrantu kupaca , program upoređuje sa svim dospjelim otvorenim stavkama. Podatak "Otvorene stavke" u poruci će dakle značiti iznos svih dospjelih stavki, a podatak "Neknjiženi" i "Narudžbe" biće uvijek 0, gdje na vrijednost upotrebe limita ne utiče.

• Otvoreni knjiženi dokumenti - iznos limita, odobrenog u šifrantu kupaca, program upoređuje sa svim (dospjelim i nedospjelim) otvorenim stavkama. Podatak "Otvorene stavke" u poruci znači iznos svih dospjelih i nedospjelih stavki, a podatak "Neknjiženi" i Narudžbe će uvijek biti 0, gdje na vrijednost upotrebe limita ne utiče.

• Svi otvoreni knjiženi i neknjiženi dokumenti - iznos limita, odobrenog u šifrantu kupaca, program upoređuje sa svim (dospijelim i nedospjelim) otvorenim stavkama , kojim se doda još i iznos neknjiženih dokumenata izdavanja tipa Dokument - Materijalno i Dokument - Zbirno (pogledajte vrsta dokumenta izdavanja ). Podatak "Otvorene stavke" u poruci znači iznos svih dospjelih i nedospjelih stavki, a podatak "Neknjiženi" biće zbir vrijednosti unešenih, a neknjiženih faktura. 

• Potvrđene narudžbe i svi otvoreni dokumenti - iznos limita, odobrenog u šifantu kupaca, program upoređuje sa svim (dospjelim i nedospjelim) otvorenim stavkama te dodatno doda još i iznose neknjiženih dokumenata izdavanja tipa Dokument - Materijalno i Dokument - Sumarno (kao gornja opcija), prilikom toga još doda i vrijednost narudžbi, koje imaju takav status, da se zbraja, da se uključuju u vrijednost limita kupca (pogledajte vrste dokumenata narudžbi ).

Pogledajte i brojčani primjer Definisanje otvorenih stavki.

Ad 3: Odobrena vrijednost limita

Iznos odobrenog limita unosimo u  šifrant kupaca.

Ako u šifrant kupaca unesemo iznos limita -1, svako novo izdavanje ili predračun značiti će prekoračenje limita. Program pored uobičajenih obavještenja ispisuje još i napomenu iz šifranta subjekata.

Pogledajte brojčani primjer Definisanje vrijednosti otvorenih stavki.

Ad 4: Gdje ćemo koristi kontrolu

Na nivou pojedine vrste dokumenta za narudžbe kupaca i izdavanje robe izaberemo, da li i kako ćemo kontrolisati otvoreno stanje kupca. Prilikom toga možemo da biramo između tri tipa kontrole:

Izdavanje bez kont. otvorenog stanja	program će dozvoliti izdavanje robe ili izradu predračuna bez obzira na finansijsko stanje kupca i  plaćanja
Upoz. kod otv. stanja ili prek. limita	program će nas obavijestiti na prekoračenje limita, ali će dozvoliti izdavanje. Primjer obavještenja:
Dozv. izdavanje samo ovlaštenoj osobi	program će svakog korisnika upozoriti na prekoračenje limita. Izdavanje robe ili izrade predračuna neće dozvoliti korisnicima, koji nemaju odgovarajuće autorizacije, pa će tražiti lozinku ovlaštene osobe, koja izdavanje može da odobri. Ova mogućnost je najstrožija i omogućava određivanje ovlaštenih osoba, koje u slučaju prekoračenja limita smiju da odobre izdavanje robe ili izradu predračuna. Da li je korisnik programa ovlašten za tu operaciju ili nije izaberemo u šifrantu zaposlenih pomoću autorizacija. Ovlaštena je ona osoba, koja ima autorizaciju za odobrenje prometa kod otvorenog stanja kupca. Korisnicima, koji te autorizacije nemaju, ovdje izaberemo nultu autorizaciju: Kada korisnik programa bez odgovarajuće autorizacije naiđe na takav primjer, program će javiti grešku:   Ispis i snimanje dokumenta biće mogući tek onda, kada ponovo izaberemo korisnika programa i unesemo naziv i lozinku ovlaštene osobe. Program to odgovarajuće zabilježi, kada je izdavanje ili izrada predračuna odobrena. Ovlaštenoj osobi program ne postavlja blokadu, već se samo pojavi upozorenje: Kada kliknemo dugme , program ovlaštenoj osobi dozvoli snimanje i ispis dokumenta.
Upozorenje kod dospijeća preko XXX dana	Iako kupac nije prekoračio limit, a u parametrima programa smo izabrali najdalji rok plaćanja, upozorenje ili blokada izdavanja se izvodi iako je kupac prekoračio tamo određeni rok plaćanja. U tom slučaju se ispiše upozorenje: Korisnik će u tom slučaju dobiti upozorenje ili blokadu izdavanja, kada na isti način postavljamo kao kontrolu limita, ili drugačije rečeno, kontrola prekoračenja limita se istovremeno izvede sa kontrolom maksimalnog dozvoljenog kašnjenja s plaćanjem.