Kreiranje novog identa

Kreiranje novog identa

1. Izbor šifarnika

Najpre iz menija izaberemo odnosno otvorimo šifarnik idenata.

Šifarnik možemo otvoriti i funkcijskim tasterom ili klikom na prečicu; ikonu, postavljenu u redu sa alatima.

2. Kreiranje novog identa

U redu sa naredbama kliknemo na taster novi zapis . Otvara se prazna forma za unos novog identa.

U gornjem delu forme možemo uneti najosnovnije podatke o identu.

U polje Šifra unesemo najviše šesnaestocifrenu alfanumeričku jednoznačnu šifru identa.

Možemo je unositi na više načina:

• ručno
• generiše je program automatski
• idente šifriramo sa EAN-UPC šifrom
   

Ako pokušamo da unesemo takvu šifru identa, koja u bazi podataka već postoji, program javlja grešku (vidi: Ident sa takvom šifrom već postoji! Naziv: xx!)

U polje Naziv moguće je uneti najviše četrdeset karaktera za naziv identa. Polje je po zadatoj vrednosti uvek aktivirano i označava, da li je taj ident aktivan ili neaktivan (arhivski). Ako je ident aktivan (polje je označeno), možemo da ga koristimo na dokumentima prijema i izdavanja (narudžbinama, fakturama).

Mnogo puta se dešava da ident više ne nabavljamo ili proizvodimo iz različitih razloga, a uprkos tome nam još uvek treba u evidenciji, na primer zbog zalihe na komisionom skladištu, zbog mogućih garancijskih razlika na prodatim proizvodima tog tipa ili ako se ident pojavljuje u nekom dokumentu. U tom slučaju ident označimo kao neaktivno sredstvo i kao takvo više ne možemo da ga koristimo u dokumentima prijema ili izdavanja. Za razliku od toga ident možemo da pratimo u svim izveštajima.

Polje označava, da li sa tim identom možemo da trgujemo ili je njegova svrha samo evidenciona.

Šifarnik identa osim svih prodajnih idenata, može da sadrži i šifre, koje se odnose na troškove, koje evidentiramo na ulaznim računima. Takvim pozicijama dajemo status evidencijske pozicije (kvačicom označimo to polje). Ako je označeno, da je ident evidencijski, ne možemo da ga koristimo na narudžbinama kupaca i izlaznim računima.

U polju definišemo primarnog dobavljača identa. Istog izaberemo iz šifarnika subjekata korišćenjem tastera za padajući spisak. Takođe u polje možemo da unesmo početna slova subjekta kog želimo da unesemo. Program na taj način sužava izbor subjekata, koje smo prethodno uneli u Šifarnik subjekata. Program taj podatak koristi npr. pri automatskom kreiranju narudžbina dobavljačima, kreiranju komisione prijave i na nekim ispisima zaliha (vidi pregled trenutne zalihe).

predstavlja najviše trineaestocifrenu alfanumeričku govornu ili EAN šifru, koja označava dobavljačevu šifru za taj ident. Podatak služi pre svega za informaciju korisniku.

Program ima ugrađenu kontrolu unosa dobavljačeve šifre. Ako u šifarnik pokušamo da unesemo dobavljačevu šifru, koja je već unešena u polje za unos dobavljačeve šifre, program nas obavesti o tome (vidi Dobavljačeva šifra već postoji), ali ipak nam dozvoljava unos takve šifre.

2. Unos osnovnih podataka

Iz menija izaberemo panel Osnovni podaci.

 Osnovni podaci o identu su rastavljeni na delove, koji udružuju pojedine podskupove podataka.

2.1. Osnovni podaci

U polju Primarna klasifikacija iz šifarnika izaberemo šifru, koja označava klasifikaciju identa. To možemo učiniti i korišćenjem tastera za padajući meni ili počnemo pisati prva slova primarne klasifikacije koju želimo uneti. Program na taj način sužava izbor klasifikacija, koje smo prethodno uneli u šifarnik klasifikacija idenata.

Primarnu klasifikaciju koristimo pre svega za označavanje prodajnih karakteristika proizvoda. Ugovoreni cenovnik klasifikacije se naime koristi samo za idente iz šifarnika idenata, koji imaju tu klasifikaciju upisanu kao primarnu klasifikaciju!

Možemo da koristimo i polje , gde iz šifarnika izaberemo šifru, koja označava klasifikaciju identa. To možemo učiniti i korišćenjem tastera za padajući meni ili počnemo pisati prva slova primarne klasifikacije koju želimo uneti. Program na taj način sužava izbor klasifikacija, koje smo prethodno uneli u šifarnik klasifikacija idenata.

Tako idente možemo klasifikovati po dva različita kriterijuma, npr.:

• primarna klasifikacija u odnosu na  prodajne karakteristike proizvoda
• sekundarna klasifikacija u odnosu na tehnološke osobine proizvoda

Dodatnu ulogu ovo polje ima kod transportnih lista, gde omogućava grupisanje težina po drugoj klasifikaciji.

U polje Garancijski rok unesemo broj meseci, koji označava garancijski rok identa.

U polju možemo svakom identu pripisati tri osnovna statusa (ne zahtevaju povezivanje sa šifarnikom predložaka serijskih brojeva) i tri posebna statusa, za koje moramo prethodno definisati način oblikovanja serijskih brojeva u šifarniku proizvodnih varijanti odnosno šifarnika predložaka serijskih brojeva.

Na raspolaganju su tri osnovna statusa:

• N - Nema vođenja
• S - Jedan serijski broj je jedan komad
• K - Jedan serijski broj je više komada (sarža)

I tri posebna statusa, koja se koriste sa šifarnikom predložaka serijskih brojeva:

• P - Produktne varijante (šarža)
• E - Sastavljeni serijski broj (jedan komad)
• O - Sastavljena serijski broj (šarža)

Opciju  označimo kada za unos koristimo čitač bar koda i kada je u šifri identa takođe uključena primljena/izdata količina. Naime, određene šifre već sadrže količinu proizvoda. Najčešći primer je prehrambena industrija, gde se težina pojedinog proizvoda zapisuje u EAN šifru. Kako će podatak obrađivati očitanu količinu, definišemo u parametrima programa.

U polju odredimo zadatu količinu koja se koristi samo u POS izdavanjima. Polje je zamišljeno za unos količine idenata čije pakovanje je veće od 1 komada. Primer: karton mleka = 12x1 l mleka.

U polje upišemo redni broj za ispis identa u cenovniku.

U polje unesemo konvertor (npr. 1 deklaracija = 1 kom) i u sledećem polju odredimo jedinicu mere.
Polje označimo kada je ident normiran za plate. Pri svakom izdavanju (takođe i za obradu putnih naloga) nakon unosa količine otvara se prozor u kom odaberemo radnika koji je izvršio uslugu.
Ako ovim mehanizmom pratimo radne naloge, dobijamo evidenciju o upotrebljenom vremenu i dostizanju norme (vidi Primer proizvodnje sa ugrađenom normiranom uslugom).

Polje označimo ako za taj ident ispisujemo deklaracije. Ako je tako, onda se tekst u Opisu ispiše na deklaraciji.

2.2. Knjigovodstveni podaci

Panel sa knjigovodstvenim podacima zahteva posebnu pažnju. Kao što smo već spomenuli kod šifarnika vrsta identa, program iz šifre vrste identa pri automatskom knjiženju crpi podatke za knjiženje u saldakonte i glavnu knjigu. Sličan mehanizam se koristi i pri kontiranju poreza iz prodaje.

U polju Knjigovodstvena vrsta odredimo vrstu identa, u koju ident spada.

Podatak je obavezan! Ako ga ne unesemo, program javi grešku (vidi Vrstu identa morate obavezno da unesete!).

Konto za trošak odredimo za šifre idenata koji se koriste za evidenciju troškova (kod primljenih računa) i tu odredimo zadati konto na koji se knjiži trošak kupovine tog identa. Tako možemo već sa unošenjem primljenog računa i razdvajanjem istog na različite pozicije pri odgovarajućem šifriranju idenata, unapred pripremiti dokument za knjiženje.

Konto za prihod odredimo za šifre koje se koriste za fakturisanje prihoda (kod izdatih računa) i tu odredimo zadati konto na koji knjižimo prihode od prodaje te robe/usluge. Ova mogućnost je korisna pre svega kod šifri za izvršene usluge.

Odaberemo Porez PDV i odredimo zadatu poresku tarifu. Ovo je obavezan podatak! Ako ga ne unesemo, program javlja grešku (vidi Tarifni broj morate obavezno da unesete).

Izaberemo Odeljenje i time odredimo zadatu šifru odeljenja, koja se prenese takođe u pozicije izdavanja i prijema i automatskim knjiženjem se prenosi u glavnu knjigu.

Izaberemo Nosioca troškova i odredimo ga kao zadatog (nosioca troškova), koji se takođe prenese u pozicije izdavanja i prijema, i automatskim knjiženjem se prenosi u glavnu knjigu.

Preporučujemo da pre podešavanja tih podataka zajedno sa vašim računovodstvom pogledate poglavlje o automatskom knjiženju primljenih i izdatih računa!

2.3. Dimenzije i jedinice mere

Upišemo dimenzije identa koje se onda mogu koristiti u modulu carine i za ispis tovarnih listova, otpremnica i računa:

Unesemo Glavnu mernu jedinicu, koja se koristi kod prometa s tim identom. Istovremeno predstavlja i jedinicu za pretvaranje za ispis deklaracija i jedinicu mere za sastavnicu.

Konverter za preračun iz glavne u zbirnu mernu jedinicu.

Ako je npr. primarna JM KOMad, sekundarna PALeta i unesen je konverter 10, važi će da je 1 PALeta = 10 KOMada. Konverter možemo upotrebiti za izračun tovara, ako tako izaberemo u parametrima programa.

Neto i Bruto težina određuje težinu identa u mernoj jedinici, koju odredimo u polju JM.

Širina, Visina i Dubina određuju dimenzije identa u mernoj jedinici, koju odredimo u polju JM. 
 

2.4. Carinski podaci

Carinski podaci su neophodni, ako robu uvozimo i izvozimo ili ako je vodimo preko carinskog skladišta!

Carinsku tarifu izaberemo iz šifarnika carinskih tarifa u koju taj ident spada.

Unesemo konverter iz Glavne jedinice mere na carinsku jedinicu. Carinsku jedinicu određujemo u polju Carinska JM. Ako je npr. primarna JM KOM, carinska KG i unesen je konverter 5, važiće da je 1 KG = 5 KOMada.

Unesemo još Izjavu, Poreklo iz šifarnika država, Tip izjave iz šifarnika tipova izjava za poreklo i Šifru priliva/odliva u inostranstvo iz šifarnika priliva i odliva (INOSTRANSTVO), koju program koristi u deviznoj likvidaturi.