Kreiranje novega identa

Kreiranje novega identa

1. Izbira šifranta

Najprej iz menija izberemo oz. odpremo šifrant identov.

Lahko pa šifrant odpremo tudi s funkcijsko tipko ali klikom na bližnjico; ikono, nastavljeno v orodni vrstici.

2. Kreiranje novega identa

V ukazni vrstici  kliknemo na gumb nov zapis . S tem se nam odpre prazna forma, ki je pripravljena za vnos novega identa.

Ker se program vedno postavi na prvi dokument po abecednem redu, ko odpremo vrsto dokumenta za kreiranje prejete fakture, je potrebno vsakič, ko želimo kreirati nov dokument, klikniti na gumb Nov zapis . Odpre se nov dokument, pripravljen za vnos podatkov.

V zgornjem delu forme vnesemo najosnovnejše podatke o identu.

V polje Šifra vnesemo največ šestnajstmestno alfanumerično enoznačno šifro identa.

Vnašamo jo lahko na več načinov in sicer:

• ob vsakem novem vnosu jo vnesemo ročno
• generira jo program avtomatsko
• idente šifriramo z EAN-UPC kodo

Če poskušamo vnesti tako šifro identa, ki v bazi podatkov že obstaja, program vrne napako (glej Ident s tako kodo že obstaja! Naziv: xx!)

V polje Naziv je možno vnesti največ štiridesetmestni alfanumerični naziv identa.

Polje je po privzeti vrednosti vedno obkljukano in označuje, če je ta ident aktiven ali neaktiven (arhivski). Če je ident aktiven (polje je obljkukano), lahko izdelek uporabimo v naročilih. Mnogokrat pa se zgodi, da identa ni več mogoče dobiti, ker se mu je iztekel življenjski cikel, kljub temu pa ga še vedno potrebujemo v evidenci, na primer zaradi zaloge na komisijskem skladišču ali zaradi možnih garancijskih posegov na prodanih izdelkih tega tipa. Tedaj označimo tako sredstvo kot neaktivno in ga kot takega ne moremo več dajati na naročila, kljub temu pa lahko z njim opravljamo vse materialne promete.

Z poljem označujemo, ali s tem identom (oziroma širše - pozicijo) lahko trgujemo ali pa  je njegov namen samo evidenčen.

Šifrant identov namreč poleg vseh prodajnih identov lahko vsebuje tudi šifrante za stroške, ki jih evidentiramo na vhodnih računih. Takim pozicijam damo status evidenčne pozicije (obkljukamo to polje).
Če je označeno, da je pozicija evidenčna, je ne moremo dodajati na prejeta naročila ter izdane fakture.

V Polju določimo primarnega dobavitelja identa. Le-tega izberemo iz šifranta subjektov z uporabo gumba za spustni seznam ali pa začnemo pisati prve črke subjekta, ki ga želimo vnesti. Program na ta način oži izbor subjektov, ki smo jih predhodno vnesli v Šifrant subjektov. Program ta podatek uporablja npr. pri avtomatskemu kreiranju naročil dobaviteljem, kreiranju komisijske prijave ter nekaterih izpisih zaloge (glej pregled trenutne zaloge)

nam predstavlja največ trinajstmestna alfanumerična govoreča ali EAN šifra, ki označuje dobaviteljevo šifro za ta ident. Podatek služi predvsem za informacijo uporabniku.

Program ima vgrajeno kontrolo vnosa dobaviteljeve šifre. Če v šifrant poskušamo vnesti dobaviteljevo šifro, ki je že vnešena v polje za vnos dobavitelejve šifre, nam program to sporoči (glej Dobaviteljeva koda že obstaja), vendar nam tako šifro kljub temu dovoli vnesti.

2. Vnos osnovnih podatkov

Iz menija izberemo zavihek Osnovni podatki.

Osnovni podatki o identu so razdeljeni na dele, ki združujejo posamezne podskupine podatkov.

2.1. Osnovni podatki

V polju Primarna klasifikacija iz šifranta izberemo šifro, ki označuje klasifikacijo identa bodisi z uporabo gumba za spustni seznam ali pa začnemo pisati prve črke primarne klasifikacije, ki jo želimo vnesti. Program na ta način oži izbor klasifikacij, ki smo jih predhodno vnesli v šiftant klasifikacij identov.

Primarno klasifikacijouporabljamo predvsem za označevanje prodajnih značilnosti izdelka. Pogodbeni cenik klasifikacije se namreč uporablja samo za idente iz šifranta identov, ki imajo to klasifikacijo vpisano kot primarno klasifikacijo!

Uporabimo pa lahko še polje , kjer  iz šifranta izberemo šifro, ki označuje klasifikacijo identa bodisi z uporabo gumba za spustni seznam ali pa začnemo pisati prve črke primarne klasifikacije, ki jo želimo vnesti. Program na ta način oži izbor klasifikacij, ki smo jih predhodno vnesli v šiftant klasifikacij identov.

Tako lahko idente klasificiramo po dveh različnih kriterijih, npr.:

• primarna klasifikacija glede na prodajne značilnosti izdelka
• sekundarna klasifikacija glede na tehnološke lastnosti izdelka

Dodatno vlogo ima to polje pri transportnih listih, kjer omogoča grupiranje tež po drugi klasifikaciji.

V polje Garanjcijski rok vnesemo število mesecev, ki označuje garanjcijsko dobo identa.

V polju lahko vsakemu identu pripišemo tri osnovne statuse (ne zahtevajo povezave z šifrantom predlog serijskih številk) in tri posebne statuse, za ketere pa moramo predhodno določiti način oblikovanja serijske številke v šifrantu produktnih variant oziroma šifarntu predlog serijskih številk.

Na voljo so trije osnovni statusi:

• N - Ni vodenja
• S - Ena serijska številka je en kos
• K - Ena serijska številka je več kosov (sarža)

In trije posebni statusi, ki se uporabljajo s šifrantom predlog serijskih številk:

• P - Produktne variante (sarža)
• E - Sestavljena serijska (en kos)
• O - Sestavljena serijska (sarža)

V polju določimo privzeto količino, ki se uporablja samo pri POS izdajah. Polje je mišljeno za vnos količine identov katerih pakirnaje je večje od 1 kosa. Primer: karton mleka = 12x1 l mleka.

V polje vpišemo zaporedno številko za izpis identa v ceniku.

V polje vnesemo pretvornik (npr. 1 deklaracija = 1 kom) in v naslednjem polju določimo mersko enoto.
Polje označimo kadar je ident normiran za plače. Pri vsaki izdaji (tudi in predvsem pri obdelavi delovnih nalogov) se po vnosu količine odpre okno, v katerem izberemo delavca, ki je storitev opravil.
Če s tem mehanizmom spremljamo delovne naloge, s tem dobimo evidenco o porabljenem času in doseganju norme (glej Primer proizvodnje z vgrajeno normirano storitvijo).

Z obkljukanim poljem če za ta ident izpisujemo deklaracije. Če je tako, potem se tekst v Opisu izpiše na deklaraciji.

2.2. Knjigovodski podatki

Panel s knjigovodskimi podatki zahteva posebno pozornost. Kot smo že omenili pri šifrantu vrst identov, program iz šifre vrste identa pri avtomatskem knjiženju črpa podatke za knjiženje v saldakonte in glavno knjigo. Podoben mehanizem se uporablja tudi pri kontiranje davkov iz prodaje.

V polju Knjigovodska vrsta določimo vrsto identa, v katero ident spada.

Podatek je obvezen! Če ga ne vnesemo, program vrne napako (glej Vrsto identa moraš obvezno vnesti!).

Konto za strošek določimo za šifre identov, ki se uporabljajo za evidenco stroškov (pri prejetih računih) lahko določimo tudi privzeti konto, na katerega naj se knjiži strošek nakupa tega identa. Tako lahko že z vnašanjem prejetega računa in razbitjem le-tega na različne pozicije ob ustreznem šifriranju identov predpripravimo dokument za knjiženje.

Konto za prihodek določimo za šifre, ki se uporabljajo za fakturiranje prihodkov (pri izdanih računih) lahko določimo tudi privzeti konto, kamor naj se knjižijo prihodki od prodaje tega blaga/storitve. Ta možnost je uporabna predvsem pri šifrah stroškov za opravljene storitve.

Izberemo Davek DDV in s tem določimo privzeto davčno tarifo. To je obvezen podatek! Če ga ne vnesemo, program vrne napako (glej Tarifno številko moraš obvezno vnesti).

Izberemo Oddelek in s tem določimo privzeto šifro oddelka, ki se prenese tudi v pozicije izdaje in prevzema in se z avtomatskim knjiženjem prenaša v glavno knjigo.

Izberemo Str. nos. in ga določimo kot privzetega (stroškovni nosilec), ki se prenese tudi v pozicije izdaje in prevzema ter se z avtomatskim knjiženjem prenaša v glavno knjigo.

Priporočamo, da si pred nastavljanjem teh podatkov skupaj z vašim računovodstvom ogledate poglavje o avtomatskem knjiženju prejetih in izdanih računov!

2.3. Dimenzije in merske enote

Vpišemo dimenzije identa, ki se nato lahko uporabijo v modulu carine ter za izpis tovornih listov, dobavnic in računov:

Vnesemo Glavno enoto mere, ki se uporablja pri prometih s tem idantom. Istočasno pa predstavlja tudi enoto za pretvornik za izpis deklaracij in enoto mere za kosovnico.

Pretvornik za preračun iz glavne v zbirno enoto mere.

Če je npr. primarna EM KOS, sekundarna pa PALeta in je vnešen pretvornik 10, bo veljalo, da je 1 PALeta = 10 KOSov. Pretvornik lahko uporabimo za izračun tovorkov, če tako izberemo v parametrih programa.

Neto in Bruto teža določata težo identa na enoto mere, ki jo določimo v polju EM.

Širina, Višina in Globina določajo dimenzije identa na enoto mere, ki jo določimo v polju EM. 

Dovoljeni % kala pomeni številko za dovoljen kalo (opredeljeno v odstotkih). Določa količino dovoljenega kala za vsa skladišča. Informacije se uporabljajo v poročilu 2C6 (na obračunu izdanih računov).

2.4. Carinski podatki

Carinski podatki so nujni, če blago uvažamo in izvažamo ali če ga vodimo preko carinskega skladišča!

Carinsko tarifo izberemo iz šifranta carinskih tarif v katero ta ident sodi.

Vnesemo pretvornik iz Glavne enote mere na carinsko enoto mere. Carinsko enoto mere določimo v polju Carinske EM. Če je npr. primarna EM KOS, carinska pa KPL in je vnešen pretvornik 5, bo veljalo, da je 1 KPL = 5 KOSov.

Vnesemo še Izjavo, Poreklo iz šifranta držav, Tip izjave iz šifranta tipov izjav za poreklo in Šifro priliva/odliva v tujino iz šifranta prilivov in odlivov (TUJINA), ki jo program uporablja v devizni likvidaturi.