Documente

Dokumenti

Documentele sunt fereastra principală pentru lucru în Documentație, aici trimitem și primim pachete, și le procesăm în funcție de activități și setări.

Facturile emise le trimitem în Documentație prin intermediul asistentului Tipărire de la număr la număr și butonul Trimite/Tipărește/Arhivează, pe care îl găsim printre asistenți la Facturile emise. 

În fereastra Documente este disponibil și Asistentul pentru configurarea documentației, care permite crearea setărilor de bază pentru utilizarea modulului Documentație.

În partea stângă a ferestrei se află panoul Filtru, unde putem restricționa afișarea documentelor în funcție de următoarele criterii:

Dacă panoul Filtru nu este deschis, facem clic pe cele două săgeți îndreptate în jos pentru a-l afișa. Printr-un clic din nou, ascundem panoul.

Prin clic pe butonul Filtru, executăm afișarea restricției selectate.

Sub panoul Filtru găsim toate căsuțele poștale pentru toate schimburile de servicii (driveri), pe care le-am configurat prin Asistentul pentru configurarea documentației sau direct în Setări->Program->Consola de administrare->Setări->Parametrii programului->Documentație și arhivare. Prin clic pe o căsuță poștală individuală, se afișează documentele care au fost procesate sau vor fi procesate cu această căsuță poștală. Dacă nu au fost procesate încă, dar în funcție de setări știm că vor fi procesate cu o anumită căsuță poștală, le vedem simultan în Partea de lucru și în căsuța poștală corespunzătoare, care în acest caz este evidențiată, iar în paranteză arată numărul acestor documente. Prin clic pe linia Partea de lucru, ne sunt afișate toate documentele care așteaptă procesarea.

Prin clic pe butonul Procesează tot, procesăm toate documentele care sunt pregătite pentru procesare în funcție de setări, adică trimitem și primim documente. Prin clic dreapta pe butonul Procesează tot se deschide un meniu, unde putem alege dacă vom procesa doar documentele de ieșire sau doar documentele de intrare sau ne arată ce documente ne așteaptă pentru procesare, unde putem de asemenea să selectăm manual care vom procesa și care nu, astfel având control total asupra a ceea ce va fi și ce dorim să fie procesat.

Prin dublu clic oriunde în lista căsuțelor poștale se actualizează afișarea acestora, evident, dacă am făcut vreo modificare în setări.

Căsuțele poștale sunt afișate în funcție de direcție, adică Ieșire, Intrare și Intern. Separat este afișată opțiunea Partea de lucru, unde sunt afișate documentele neprocesate, și Coșul de gunoi, unde găsim documentele șterse. Documentele din coșul de gunoi nu pot fi restaurate, dar putem exporta pachetul care a conținut documentul șters.

La trimiterea unui document prin serviciul de schimb (driver) eServicii ZZI, primim pentru fiecare document trimis o confirmare că documentul a fost acceptat și livrat cu succes în sistemul de schimb eFacturi. Desigur, dacă documentul nu a fost acceptat cu succes (de exemplu, nu a fost semnat cu certificat electronic etc.) atunci motivele pentru respingere sunt de asemenea scrise în confirmare. Conținutul confirmării ne este afișat prin dublu clic pe câmpul statusului documentului, dar o putem găsi și în pachet și acolo putem verifica conținutul acesteia.

Adăugarea anexelor la factură poate fi realizată prin clic pe butonul Adaugă în pachet. După selectarea fișierului corespunzător (anexa la factură), conținutul plicului se schimbă automat, se înregistrează informația despre anexa adăugată. Iconița marcată cu o bifă verde Verificarea conținutului, verifică dacă înregistrările despre anexe sunt adăugate corespunzător în plic.

Previzualizarea documentelor în documentație se face automat când ne poziționăm pe document. În browserul de internet este necesar să importăm anterior un add-on pentru Acrobat PDF Reader. Prin clic dreapta pe document, ni se deschide opțiunea de a deschide documentul sau de a deschide folderul în care este salvat documentul. Deschiderea documentului poate fi realizată și prin dublu clic pe document.

Adăugarea unui filigran la o previzualizare a documentului.

Toate documentele nelecturate în documentație sunt afișate în lista de sarcini ToDo.

Selectarea certificatului:

Exemplu de import al unui certificat digital pentru selectarea certificatului din stocarea Windows.

La semnarea documentului cu o sarcină care conține și selectarea certificatului din stocarea Windows, ni se deschide o fereastră în care selectăm certificatul din stocarea Windows, marcăm opțiunea Certificate personale. Dacă avem un certificat al cărui cheie privată se află pe un card inteligent, putem selecta a treia opțiune, apoi în câmpul Bibliotecă setăm calea către fișierul dll prin care putem comunica cu cardul inteligent, și slotul corespunzător. După selectare și introducerea parolei, ni se deschid certificatele care se află pe cardul inteligent. Un astfel de exemplu de utilizare este util și pentru toate cardurile inteligente Halcom, pentru care selectăm fișierul personal.dll.

La semnarea cu certificatul Halcom cu opțiunea Certificate personale, ni se afișează certificatul în două rânduri. În coloana Nume prietenos avem informația despre care certificat este destinat semnării. Certificatul pentru care în coloana Nume prietenos este menționat "Non Repudiation" nu este destinat semnării, pentru semnare selectăm certificatul cu descrierea "Semnătură digitală". În cazul selectării unui certificat greșit, factura semnată va fi respinsă de UJP.

Selectarea certificatului este posibilă și prin butonul . În acest caz, se deschide un browser Windows unde căutăm și selectăm certificatul nostru. După selectarea certificatului, calea acestuia este înregistrată în câmp și după clic pe butonul  programul nostru ne întreabă de asemenea despre parola pentru certificat.