Primanje e-računa

Primanje e-računa je uvoz e-računa sa jedinstvene platforme za ePoslovanje bizBox u eDokumentaciju i kreiranje PANTHEON ulaznog dokumenta – Primljeni račun, na temelju uvoza eSLOG ulaznog dokumenta.

SAŽETAK SLUČAJA Odjel nabave tvrtke Tecta primio je naručeni materijal. Dobavljač je poslao e-račun. Odgovorna osoba želi uvesti primljeni e-račun iz sustava bizBox u eDokumentaciju i za njega kreirati PANTHEON ulazni dokument. To se radi na sljedeći način: Uvoz e-računa u eDokumentaciju Odabir e-računa u eDokumentaciji i pokretanje eWorkflowa za uvoz eSLOG računa Kreiranje primljenog računa na temelju uvoza e-računa (uvoz eSLOG ulaznog dokumenta) Pregled uvezenog e-računa

1. Uvoz e-računa u eDokumentaciju

Za razmjenu e-računa, tvrtka Tecta koristi jedinstvenu platformu za razmjenu dokumenata bizBox, odakle odgovorna osoba uvozi primljene e-račune u eDokumentaciju.

SAVJET Za uspješan uvoz e-računa, definirajte ispravne postavke u Registru jedinica mjere, u stupcu Međunarodni kodovi jedinica mjere 2. Međunarodni kod jedinice mjere PCS je H87. Za lakše praćenje e-dokumenata, možete povezati dokumente primljenih e-otpremnica i e-računa. Proces je detaljno opisan u poglavlju Poveznice dokumenata.

UPOZORENJE Kada se primi e-račun, automatski se kreira i šalje potvrda o primitku sa statusom pošiljatelju.

2. Odabir e-računa u eDokumentaciji i pokretanje eWorkflowa za uvoz eSLOG računa

SAVJET Za kreiranje eSLOG računa, e-račun prvo mora biti uvezen u eDokumentaciju iz ePoštanskog sandučića bizBox. Za upute o uvozu, pogledajte poglavlje Primanje eDokumenta iz bizBoxa u eDokumentaciju.

Zatim odgovorna osoba želi uvesti primljeni e-račun iz eDokumentacije u PANTHEON ulazni dokument – Primljeni račun.

• Za to odgovorna osoba pronalazi i odabire e-račun za koji se kreira PANTHEON račun na obrascu Dokumenti koristeći tražilicu .
• To se radi korištenjem odgovarajućeg eWorkflowa. Stoga odgovorna osoba klikne na (Čarobnjaci) gumb na alatnoj traci i odabere unaprijed pripremljeni eWorkflow za uvoz eSLOG računa iz padajućeg izbornika.

SAVJET Za korištenje željenog unaprijed pripremljenog eWorkflowa, on prvo mora biti prenesen putem Web servisa.

if !supportAnnotations endif

3. Kreiranje primljenog računa na temelju uvoza e-računa (uvoz eSLOG ulaznog dokumenta)

• eWorkflow prikazuje zadatak Uvoz e-računa.
• Na obrazac, eWorkflow je uvezao podatke iz e-računa, poput podataka o računu, stavkama, pregledu računa i postavkama za kreiranje dokumenta.

• U gornjem dijelu prozora, odgovorna osoba provjerava podatke o računu s stvarnim računom (pregled) i dopunjuje ih po potrebi.

SAVJET Prije uvoza e-dokumenata, uredite opće postavke u Registru subjekata: u polju Poslovni dokumenti na kartici Kupac , odaberite eDokument – Jednostavni račun, a u polje EAN kod subjekta , unesite vanjski ID subjekta. U Registru artikala, unesite ove podatke za artikle u polje Vanjski ID . Na taj način, podaci će se automatski popuniti prilikom pokretanja eWorkflowa. Moguće pogreške pri uvozu bilježe se u stupcu Pogreška . Te pogreške treba riješiti prije kreiranja PANTHEON računa.

• Odgovorna osoba provjerava stavke na računu i dopunjuje ih po potrebi.

SAVJET Ako više puta primite isti račun, gdje će dobavljačev artikl A uvijek biti isti kao vaš artikl B, odaberite opciju: Dodaj nedostajuće vanjske ID-ove u Registar artikala pri uvozu.

• Iz padajućeg izbornika odgovorna osoba odabire Vrstu dokumenta koji se kreira. U ovom slučaju, to je troškovni račun: 1200 – Račun za troškove.

• Odgovorna osoba provjerava sve podatke i odabire gumb Potvrdi za kreiranje dokumenta.

UPOZORENJE Ako želite otkazati poslovni proces, odaberite gumb Otkaži .

Workflow je završen.

4. Pregled uvezenog e-računa

• Na kraju, odgovorna osoba želi pregledati novo kreirani PANTHEON račun i njegovu poveznicu s eDokumentacijom.
• U izborniku odgovorna osoba odabire Roba | Prijem | Dokument | 1200 - Račun za troškove.
• Workflow je kreirao novi PANTHEON dokument pri uvozu. Klikom na karticu Dokumentacija , odgovorna osoba provjerava poveznice s eDokumentacijom.

if !supportAnnotations endif

• Kartica Dokumentacija sadrži nekoliko podkartica.

• Na podkartici Poveznice , vidljivi su dokumenti povezani s trenutnim dokumentom u eDokumentaciji.
• U ovom slučaju, odgovorna osoba vidi da je PANTHEON dokument 23-1200-000023 povezan s dokumentom u eDokumentaciji koji je zabilježen u polju Ključ poveznice 23-DMS0-000073.

SAVJET Postupak kreiranja poveznice detaljno je objašnjen u poglavlju Poveznice.

• Na kartici Metadata , vidljivi su dodatni podaci o dokumentu. Ti podaci uneseni su u obavezna polja za metapodatke pri uvozu u eDokumentaciju.
• U ovom slučaju, odgovorna osoba vidi da je dokument primljen od subjekta Andragoški zavod Maribor i klasificiran s klasifikacijom: 250 – Računi (primljeni, izdani, interni) i dokumentacija potrebna za njihovo kreiranje, jer je uvezeni dokument e-račun.

SAVJET Polja za metapodatke možete postaviti na klasifikaciji u Shemi klasifikacije.

Odgovorna osoba želi provjeriti datoteke koje su primljene s e-dokumentom. Za to odgovorna osoba klikne na karticu Datoteke ,gdje su vidljive datoteke koje čine eSLOG dokument . U ovom slučaju, gdje je primljeni tip dokumenta bio e-račun, priložene datoteke su:

XML dokument

• ; eSlog_380_broj.xml – što znači da je uvezeni dokumenteSLOG račun ,XML omotnica
• ; omotnica.xml – što znači da jeeSLOG omotnica uvezena i PDF
• ; sLog_380_broj.pdf – što znači da je pri uvozu kreirana PDF verzija dokumenta za pregled.POVEZANE TEME: