Primirea unei facturi electronice

Primirea unei facturi electronice înseamnă importarea unei facturi electronice de pe platforma unificată pentru eBusiness bizBox eDocumentație și crearea unui document de recepție PANTHEON – Factură primită, pe baza importului documentului de recepție eSLOG.

REZUMAT CAZ Departamentul de achiziții al companiei Tecta a primit materialul comandat. Furnizorul a trimis o factură electronică. Persoana responsabilă dorește să importe factura electronică primită din sistemul bizBox în eDocumentație și să creeze un document de recepție PANTHEON pentru aceasta. Acest lucru se face astfel: Importarea facturilor electronice în eDocumentație Selectarea facturii electronice în eDocumentație și rularea fluxului de lucru Import eSLOG Invoice Crearea unei facturi primite pe baza importului facturii electronice (importul documentului de recepție eSLOG) Revizuirea facturii electronice importate

1. Importarea facturilor electronice în eDocumentație

Pentru schimbul de facturi electronice, compania Tecta utilizează platforma unificată de schimb de documente bizBox, de unde persoana responsabilă importă facturile electronice primite în eDocumentație.

SUGESTIE Pentru a importa cu succes facturile electronice, definiți setările corecte în Registrul unităților de măsură, coloana Coduri internaționale ale unităților de măsură 2. Codul internațional al unității de măsură PCS este H87. Pentru o urmărire mai ușoară a e-documentelor, puteți lega documentele avizelor de expediție electronice primite și facturilor electronice. Procesul este descris în detaliu în capitolul Legături între documente.

AVERTISMENT Când se primește o factură electronică, un aviz de primire cu statusul este creat automat și trimis expeditorului.

2. Selectarea facturii electronice în eDocumentație și rularea fluxului de lucru Import eSLOG Invoice

SUGESTIE Pentru a crea o factură eSLOG, factura electronică trebuie mai întâi importată în eDocumentație din eMailbox bizBox. Pentru instrucțiuni despre import, consultați capitolul Primirea eDocumentului din bizBox în eDocumentație.

În continuare, persoana responsabilă dorește să importe factura electronică primită din eDocumentație în documentul de recepție PANTHEON – Factură primită.

• Pentru a face acest lucru, persoana responsabilă găsește și selectează o factură electronică pentru care se creează factura PANTHEON în formularul Documente utilizând motorul de căutare .
• Acest lucru se face utilizând un flux de lucru eWorkflow. Prin urmare, persoana responsabilă face clic pe butonul (Wizards) din bara de instrumente și selectează fluxul de lucru predefinit Import eSLOG invoice din meniul derulant.

SUGESTIE Pentru a utiliza fluxul de lucru predefinit dorit, acesta trebuie mai întâi transferat prin Web Service.

if !supportAnnotations endif

3. Crearea unei facturi primite pe baza importului facturii electronice (importul documentului de recepție eSLOG)

• Fluxul de lucru afișează sarcina Import factură electronică.
• În formular, fluxul de lucru a importat date din factura electronică, cum ar fi date despre factură, linii, previzualizarea facturii și setările pentru crearea documentului.

• În partea superioară a ferestrei, persoana responsabilă verifică datele despre factură cu factura reală (previzualizare) și le completează dacă este necesar.

SUGESTIE Înainte de a importa e-documente, editați setările generale în Registrul subiectelor: în câmpul Documente de afaceri de pe panoul Client , selectați eDocument – Factură simplă, iar în câmpul Codul EAN al subiectului , introduceți ID-ul extern al subiectului. În Registrul articolelor, introduceți aceste date pentru articole în câmpul ID extern . Astfel, datele vor fi completate automat când fluxul de lucru rulează. Erorile potențiale la import sunt înregistrate în coloana Eroare . Acestea trebuie rezolvate înainte de a crea factura PANTHEON.

• Persoana responsabilă verifică liniile articolelor de pe factură și le completează dacă este necesar.

SUGESTIE Dacă primiți aceeași factură de mai multe ori, unde articolul A al furnizorului va fi întotdeauna același cu articolul B al dvs., selectați opțiunea: Adăugați ID-uri externe lipsă în Registrul articolelor la import.

• Din lista derulantă, persoana responsabilă selectează Tipul documentului care urmează să fie creat. În acest caz, este o factură de costuri: 1200 – Factură pentru costuri.

• Persoana responsabilă verifică toate datele și selectează butonul Confirmare pentru a crea documentul.

AVERTISMENT Dacă doriți să anulați procesul de afaceri, selectați butonul Anulare .

Fluxul de lucru este finalizat.

4. Revizuirea facturii electronice importate

• În cele din urmă, persoana responsabilă dorește să revizuiască factura PANTHEON nou creată și legătura acesteia cu eDocumentație.
• În meniul, persoana responsabilă selectează Bunuri | Recepție | Document | 1200 - Factură pentru costuri.
• Fluxul de lucru a creat un nou document PANTHEON la import. Făcând clic pe fila Documentație , persoana responsabilă verifică legăturile cu eDocumentație.

if !supportAnnotations endif

• fila Documentație conține mai multe subfile.

• Pe subfila Legături , documentele legate de documentul curent din eDocumentație sunt vizibile.
• În acest caz, persoana responsabilă vede că documentul PANTHEON 23-1200-000023 este legat de documentul din eDocumentație care este înregistrat în câmpul Cheie legătură 23-DMS0-000073.

SUGESTIE Procedura de creare a legăturii este explicată în detaliu în capitolul Legături.

• Pe fila Metadate , date suplimentare despre document sunt vizibile. Aceste date au fost introduse în câmpurile necesare pentru metadate la importul în eDocumentație.
• În acest caz, persoana responsabilă vede că documentul a fost primit de subiectul Andragoški zavod Maribor și clasificat cu clasificarea: 250 – Facturi (primite, emise, interne) și documentația necesară pentru crearea acestora, deoarece documentul importat este o factură electronică.

SUGESTIE Puteți seta câmpurile de metadate pe clasificare în Schema de clasificare.

Persoana responsabilă dorește să verifice fișierele care au fost primite cu e-documentul. Pentru a face acest lucru, persoana responsabilă face clic pe fila Fișiere ,unde fișierele care constituie documentul eSLOG sunt vizibile. În acest caz, unde tipul documentului primit a fost factură electronică, fișierele atașate sunt:

document XML

• ; eSlog_380_number.xml – ceea ce înseamnă că documentul importat este ofactură eSLOG ,envelopă XML
• ; envelope.xml – ceea ce înseamnă căenvelopa eSLOG a fost importată și PDF
• ; sLog_380_number.pdf – ceea ce înseamnă că o versiune pdf a documentului a fost creată la import, pentru revizuire.TEME CONEXE: