Получаване на електронна фактура

Получаването на електронна фактура е импортиране на електронна фактура от унифицираната платформа за електронен бизнес bizBox eDocumentation и създаване на получаващ документ в PANTHEON – Получена фактура, въз основа на импортиране на получаващ документ eSLOG.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Отделът за покупки на компанията Tecta получи поръчан материал. Доставчикът изпрати електронна фактура. Отговорното лице иска да импортира получената електронна фактура от системата bizBox в eDocumentation и да създаде получаващ документ в PANTHEON за нея. Това се прави по следния начин: Импортиране на електронни фактури в eDocumentation Избиране на електронната фактура в eDocumentation и стартиране на eWorkflow за импортиране на фактура eSLOG Създаване на получена фактура въз основа на импортирането на електронната фактура (импортиране на получаващ документ eSLOG) Преглед на импортираната електронна фактура

1. Импортиране на електронни фактури в eDocumentation

За обмен на електронни фактури компанията Tecta използва унифицираната платформа за обмен на документи bizBox, откъдето отговорното лице импортира получените електронни фактури в eDocumentation.

СЪВЕТ За успешно импортиране на електронни фактури, задайте правилните настройки в Регистъра на единици за измерване, колоната Международни кодове за единици за измерване 2. Международният код за единицата за измерване PCS е H87. За по-лесно проследяване на електронни документи можете да свържете документи на получени електронни товарителници и електронни фактури. Процесът е описан подробно в главата Връзки на документи.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Когато се получи електронна фактура, автоматично се създава разписка за връщане със статус и се изпраща на подателя.

2. Избиране на електронната фактура в eDocumentation и стартиране на eWorkflow за импортиране на фактура eSLOG

СЪВЕТ За да създадете фактура eSLOG, електронната фактура трябва първо да бъде импортирана в eDocumentation от eMailbox bizBox. За инструкции относно импортирането вижте главата Получаване на електронен документ от bizBox в eDocumentation.

След това отговорното лице иска да импортира получената електронна фактура от eDocumentation в получаващ документ в PANTHEON – Получена фактура.

• За да направи това, отговорното лице намира и избира електронна фактура, за която се създава фактурата в PANTHEON, на формата Документи с помощта на търсачката .
• Това се прави чрез използване на подходящ eWorkflow. Следователно отговорното лице кликва върху бутона (Wizards) в лентата с инструменти и избира предварително подготвения eWorkflow за импортиране на фактура eSLOG от падащото меню.

СЪВЕТ За да използвате желания предварително подготвен eWorkflow, той трябва първо да бъде прехвърлен чрез Web Service.

if !supportAnnotations endif

3. Създаване на получена фактура въз основа на импортирането на електронната фактура (импортиране на получаващ документ eSLOG)

• eWorkflow показва задачата за импортиране на електронна фактура.
• На формата, eWorkflow е импортирал данни от електронната фактура, като данни за фактурата, редове, преглед на фактурата и настройки за създаване на документа.

• В горната част на прозореца отговорното лице проверява данните за фактурата с действителната фактура (преглед) и ги допълва, ако е необходимо.

СЪВЕТ Преди импортиране на електронни документи редактирайте общите настройки в Регистъра на субекти: в полето Бизнес документи на панела Клиент , изберете eDocument – Обикновена фактура, и в полето EAN код на субекта , въведете външния идентификатор на субекта. В Регистъра на артикули, въведете тези данни за артикулите в полето Външен идентификатор . Така данните ще бъдат автоматично попълнени, когато eWorkflow се изпълни. Потенциалните грешки при импортиране се записват в колоната Грешка . Те трябва да бъдат разрешени преди създаването на фактурата в PANTHEON.

• Отговорното лице проверява редовете на артикулите във фактурата и ги допълва, ако е необходимо.

СЪВЕТ Ако получавате една и съща фактура многократно, където артикул A на доставчика винаги ще бъде същият като вашия артикул B, изберете опцията: Добавяне на липсващи външни идентификатори към регистъра на артикули при импортиране.

• От падащия списък отговорното лице избира Тип документ , който да бъде създаден. В този случай това е разходна фактура: 1200 – Фактура за разходи.

• Отговорното лице проверява всички данни и избира бутона Потвърди , за да създаде документа.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Ако искате да отмените бизнес процеса, изберете бутона Отказ .

Работният процес е завършен.

4. Преглед на импортираната електронна фактура

• Накрая отговорното лице иска да прегледа новосъздадената фактура в PANTHEON и връзката й с eDocumentation.
• В менюто отговорното лице избира Стоки | Получаване | Документ | 1200 - Фактура за разходи.
• Работният процес създаде нов документ в PANTHEON при импортиране. Като кликне върху таб Документация , отговорното лице проверява връзките с eDocumentation.

if !supportAnnotations endif

• Таб Документация съдържа няколко подтабове. На

• подтаб Връзки , документите, свързани с текущия документ в eDocumentation, са видими. В този случай отговорното лице вижда, че документът в PANTHEON 23-1200-000023 е свързан с документа в eDocumentation, който е записан в
• полето Ключ за връзка 23-DMS0-000073. СЪВЕТ

Процедурата за създаване на връзки е обяснена подробно в главата Връзки. На

• таб Метаданни , допълнителни данни за документа са видими. Тези данни са въведени в задължителните полета за метаданни при импортиране в eDocumentation. В този случай отговорното лице вижда, че документът е получен от субекта Андрагогически институт Марибор и класифициран с
• класификация : 250 – Фактури (получени, издадени, вътрешни) и документация, необходима за тяхното създаване, тъй като импортираният документ е електронна фактура.СЪВЕТ

Можете да зададете полетата за метаданни на класификацията в Схема на класификация .Отговорното лице иска да провери файловете, които са получени с електронния документ. За да направи това, отговорното лице кликва върху

таб Файлове , където файловете, които съставляватдокумента eSLOG , са видими. В този случай, където типът на получения документ е електронна фактура, прикачените файлове са: XML документ

; eSlog_380_number.xml – което означава, че импортираният документ е

• фактура eSLOG, XML обвивка; envelope.xml – което означава, че
• обвивката eSLOGе импортирана и PDF ; sLog_380_number.pdf – което означава, че pdf версия на документа е създадена при импортиране, за преглед.
• СВЪРЗАНИ ТЕМИ:Електронни документи