Prejmi e-račun

Prejem e-računa pomeni uvoz e-računa iz enotne platforme za elektronsko poslovanje bizBox v eDokumentacijo in kreiranje PANTHEON dokumenta prevzema – Prejeti račun, na osnovi uvoza eSLOG dokumenta prevzema.

OPIS PRIMERA V oddelku nabave, podjetja Tecta, so prejeli naročen material. Dobavitelj je poslal e-račun. Odgovorna oseba želi uvoziti prejet e-račun iz sistema bizBox v eDokumentacijo in nato za uvožen dokument kreirati PANTHEON dokument prevzema. To stori v naslednjih korakih: Uvoz e-računov v eDokumentacijo Izbira e-računa v eDokumentaciji in zagon poslovnega procesa Uvozi eSLOG Račun Kreiranje prejetega računa na osnovi uvoza e-računa (uvoza eSLOG dokumenta prevzema) Pregled uvoženega e-računa

1. Uvoz e-računov v eDokumentacijo

V podjetju Tecta za izmenjavo e-računov uporabljajo enotno platformo za izmenjavo dokumentov bizBox, od koder odgovorna oseba v eDokumentacijo uvozi prejete e-račune.

NAMIG Za uspešen uvoz e-računov si uredite pravilne nastavitve v Šifrantu merskih enot, stolpec Mednarodne oznake merskih enot 2. Mednarodna oznaka merske enote KOS je H87. Za lažjo sledljivost e-dokumentov, lahko dokumente prejetih e-dobavnic in e-računov med seboj povežete. Podroben postopek je opisan v poglavju Povezave dokumenta.

OPOZORILO Ob prejemu e-računa se samodejno kreira in odpošlje povratnica s statusom pošiljatelju e-računa.

2. Izbira e-računa v eDokumentaciji in zagon poslovnega procesa

NAMIG Za kreiranje eSLOG računa, moramo e-račun iz eNabiralnika bizBox najprej uvoziti v eDokumentacijo. Za uvoz si poglejte navodila v poglavju Prejmi e-dokument iz bizBoxa v eDokumentacijo.

V drugem koraku želi odgovorna oseba prejeti e-račun iz eDokumentacije uvoziti na PANTHEON dokument prevzema – Prejeti račun.

• V ta namen na obrazcu Dokumenti s pomočjo iskanja najde in s klikom izbere e-račun, za katerega želi kreirati PANTHEON račun.
• To stori s pomočjo ustreznega eProcesa. V orodni vrstici zato klikne na gumb ​ (Čarovniki) in s spustnega menija izbere predpripravljeni eProces Uvoz eSLOG računa.

NAMIG Da bi želeni predpripravljeni poslovni proces lahko uporabili je potrebno slednjega uvoziti preko Spletne storitve

3. Kreiranje prejetega računa na osnovi uvoza e-računa (uvoza eSLOG dokumenta prevzema)

• eProces odgovorni osebi prikaže opravilo Uvozi e-račun.
• Poslovni proces je v obrazec uvozil podatke iz e-računa, kot so podatki o računu, pozicijah, predogled računa in nastavitve za kreiranje dokumenta. 

• V zgornjem delu okna odgovorna oseba preveri podatke o računu z dejanskim računom (predogled) in jih po potrebi dopolni.

NAMIG Pred uvažanjem e-dokumentov si uredite osnovne nastavitve v Šifrantu subjektov tako, da na panelu Kupec nastavitve v polju Način poslovanja: Elektronski e-Slog in v polje EAN koda subjekta vpišite kodo subjekta. Prav tako v Šifrantu identov vpišite za idente podatek v polju Subjektova koda. Na ta način bodo podatki v postopku delovanja eProces-a samodejno napolnjeni. Morebitne napake, ki se pri uvozu prikažejo v stolpcu Napaka , pred kreiranjem PANTHEON računa odpravimo.

• Preveri pozicije identov računa in jih po potrebi dopolni. 

NAMIG V kolikor večkrat dobite isti račun, kjer bo dobaviteljev ident 'A' vedno enak našemu identu 'B', se izbere možnost: Dodajanje manjkajočih kod subjektov v šifrant identov pri uvozu.

• S spustnega seznama izbere Vrsto dokumenta, ki ga želi kreirati. V našem primeru gre za stroškovni račun: 1200 Račun za stroške.

• Preveri vse podatke in za kreiranje dokumenta izbere gumb Potrdi. 

OPOZORILO V primeru, da želite prekiniti poslovni proces izberete gumb Prekliči.

Poslovni proces se zaključi.

4. Pregled uvoženega e-računa

• V zadnjem koraku želi odgovorna oseba pregledati novo kreirani PANTHEON račun in povezavo z eDokumentacijo.
• V meniju izbere Blago | Prevzem | Dokument | 1200 Račun za stroške.
• Poslovni proces je pri uvozu kreiral nov PANTHEON dokument. S klikom na zavihek Dokumentacija preveri povezave do eDokumentacije.

• Zavihek Dokumentacija ima več pod zavihkov.

​

• Na pod zavihku Povezave vidi povezane dokumente s trenutnim dokumentom v eDokumentaciji.
• V našem primeru je vidno, da je PANTHEON dokument 23-1200-000023 povezan z dokumentom v eDokumentaciji, ki je zapisan v polju Ključ 23-DMS0-000073.

NAMIG Podroben postopek kreiranja povezav je opisan v poglavju Povezave dokumenta.

• Na podzavihku Metapodatki odgovorna oseba vidi dodatne podatke o dokumentu, ki so se zapisali v obvezna polja za metapodatke, ob uvozu v eDokumentacijo.
•  našem primeru za dokument vidi, da je bil prejet s strani subjekta Andragoški zavod Maribor ter klasificiran s klasifikacijo: 250 – Računi in dokumentacija, saj je uvožen dokument e-račun.​

NAMIG Določitev polj metapodatkov se izvede na klasifikaciji v Klasifikacijskem načrtu.

Odgovorna oseba želi preveriti še datoteke, ki so bile prejete z e-dokumentom. V ta namen klikne na zavihek Datoteke, kjer  vidi datoteke, ki so sestavni del eSLOG dokumenta.

V našem primeru, kjer je bil prejet tip dokumenta e-račun, so priložene datoteke:

• XML dokument; eSlog_380_številka.xml – kar pomeni, da se je uvozil eSLOG račun,
• XML ovojnica; envelope.xml – kar pomeni, da se je uvozila eSLOG ovojnica in
• PDF; eSlog_380_številka.pdf – pomeni, da se je ob uvozu kreirala pdf oblika dokumenta, za pregled.