V prejšnjem poglavju (Removing Records of Cost by Using Distribution Keys) smo vse stroške ponovno razdelili na oddelke ne glede na to, ali je sklic na oddelek v knjižbi obstajal ali ne. Stroške smo torej prenesli s splošnega stroškovnega mesta (Uprava in prodaja) na posamezne profitne centre (Profitni center 1 in 2).

Poglejmo še drugačen primer: zgodi se, da lahko za nekatere knjižbe na posamezen konto (ali skupino kontov) nedvomno ugotovimo, kateri oddelek bremenijo, za druge knjižbe pa ne.

V takem primeru je smiselno knjižbe, ki so že pripisane posameznemu oddelku, pustiti nespremenjene. Razdeljujemo torej samo knjižbe, ki niso pripisane še nobenemu oddelku.

V takem primeru lahko uporabimo naslednji trik, ki nam ga omogoča uporaba wildcard characters.

 1. Required Settings

Način nastavitve je smiselno enak tistemu, ki je že opisan v prejšnjem primeru Razknjiževanje stroškov z uporabo delilnih ključev.

Nekoliko drugačen je le razmislek zaradi različne narave različnih vrst stroškov.

Example:

Stroške pisarniškega materiala in strokovne literature takoj ob nastanku, že na dobaviteljevem računu, opremimo z ustreznim oddelkom, ki ga ta strošek bremeni, če je to mogoče (npr. nakup priročnika za Profitni center 1). Kjer pa strošek ne bremeni neposredno nekega oddelka (npr. naročnina na periodični tisk, uradni list ipd), ga pripišemo:

1. bodisi nekemu oddelku, na katerem "zbiramo" tovrstne knjižbe (npr. "Uprava", kot v prejšnjem primeru)

2. bodisi podatka o oddelku ne vnašamo. Podatek o oddelku je torej prazen 

V takih primerih je način uporabe predloge enak že opisanemu, med obračunske kriterije pa vnesemo še:

1. šifro oddelka v polje "Oddelek" . Primer:

2. z uporabo znakov s posebnim pomenom navedemo nabor znakov, za katerega vemo, da v našem šifrantu oddelkov ne obstaja (glej nadaljevanje primera spodaj).

 

 

1. Supplier Invoice

V maju 2003 smo prejeli račun za:

• strokovno literaturo, ki jo uporablja Profitni center 1 in ga zato strošek neposredno bremeni, v znesku 10.000 SIT (konto 406)
• naročnino za periodični tisk in stroške pisarniškega materiala, za katero strošek ni pripisan nobenemu oddelku, v znesku 50.000 SIT (konto 406). Tovrstni stroški se po dogovoru delijo z delilnim  ključem SPL.

2. Distribution Report

V juniju zaradi priprave mesečne bilance stroške razdelimo po oddelkih na podlagi vnaprej dogovorjenega delilnega ključa.

 Izberemo "Obdobje knjiženja" - začetni datum 1.5.03, končni datum pa 31.5.03. Poslovni dogodek preknjižbe vknjižimo z zadnjim dnem izbranega obdobja, torej z datumom 31.05.03.

Deliti želimo samo zapise, ki niso pripisani še nobenemu oddelku, zato v polje "Oddelek" vnesemo npr. izraz, ki se začne z dvema presledkoma in nadaljuje s poljubnim znakom (ker vemo, da se v šifri oddelka na prvem mestu obvezno pojavlja nek znak).

Pred knjiženjem je koristno, da podatke za knjiženje najprej pregledamo na izpisu, npr. "Obračun po pozicijah - detajlno".

Ugotovimo, da je program zbral in razdelil le zapise, ki nimajo vnešenega oddelka.

3. Journal Entry for Posting Distribution

S klikom na gumb "Knjiženje" podatke iz izpisa še zapišemo v temeljnico.

Kot smo napovedali, se vrednosti knjižb iz izbranega obdobja stornirajo v vrednosti in z navedbo oddelka, kot nastopa na izvirni knjižbi (v našem primeru je ta prazen).

Vknjižijo pa se tudi nove vrednosti in sklici na oddelek, kot smo jih navedli v delilnem ključu.

4. Account Card 

5. Trial Balance by Departments - All Journal Entries

6. Trial Balance by Departments by Departments - Excluding Partial Journal Entry

Opisane primere lahko smiselno uporabimo tudi za razdeljevanje prihodkov, le da zbiranje pasivnega in aktivnega stanja na kontu ali skupini kontov smiselno prilagodimo!

Na podoben način lahko (istočasno ali pa tudi ne) razdelimo stroške tudi na stroškovne nosilce (glej primer Razknjiževanje stroškov, ki še niso pripisani nobenemu stroškovnemu nosilcu).