V prvem poglavju (Removing Records of Cost by Using Distribution Keys) smo vse stroške ponovno razdelili na oddelke in stroškovne nosilce ne glede na to, ali je sklic na oddelek in stroškovni nosilec v knjižbi obstajal ali ne. Stroške smo torej prenesli s splošnega stroškovnega mesta (Uprava in prodaja) na posamezne profitne centre (Profitni center 1 in 2). Pri tem lahko kot sodilo za razdeljevanje uporabimo tako podatek o oddelku kot tudi podatek o stroškovnem nosilcu.

V naslednjem poglavju (Removing Records of Cost Not Assigned to Any Department) smo na oddelke razdelili samo tiste stroške, ki še niso pripisani nobenemu oddelku. Poglejmo take nerazdeljene stroške še na primeru razdeljevanja na stroškovne nosilce: zgodi se, da lahko za nekatere knjižbe na posamezen konto (ali skupino kontov) nedvomno ugotovimo, na kateri stroškovni nosilec sodijo, za druge knjižbe pa ne.

V takem primeru je smiselno knjižbe, ki so že pripisane posameznemu stroškovnemu nosilcu, pustiti nespremenjene. Razdeljujemo torej samo knjižbe, ki niso pripisane še nobenemu oddelku.

V takem primeru lahko uporabimo naslednji trik, ki nam ga omogoča uporaba wildcard characters.

 1. Required Settings

Način nastavitve je smiselno enak tistemu, ki je že opisan v prejšnjih primerih removing records of cost by using distribution keys in removing records of cost not assigned to any department.

Nekoliko drugačen je le razmislek zaradi različne narave različnih vrst stroškov in smiselno najprimernejšega sodila za delitev stroškov na stroškovne nosilce.

Example:

Vzemimo primer storitvenega podjetja, ki vse izdaje materialov, stroške tujih storitev in podobno evidentira na ustrezne stroškovne nosilce. Za zagotovitev evidentiranja stroškov dela njegovih zaposlenih le-to že v pripravi obračuna plač razdeli na stroškovne nosilce glede na čas, efektivno porabljen za delo na posameznem projektu (stroškovnem nosilcu). Kljub temu pa ostajajo nerazporejeni stroški prevoza in prehrane, nadomestil za čas odsotnosti z dela za čas dopustov, regresa za letni dopust, bonitet  in podobnih stroškov, ki jih ni mogoče neposredno pripisati posameznemu stroškovnemu nosilcu. Za take stroške zato oblikujemo delilni ključ, ki je seveda lahko za vsako vrsto izplačila drugačen, določen na letnem nivoju ali mesečno, pač odvisno od roka trajanja projektov (sezonski značaj) in od pomembnosti teh postavk v celotnem izkazu stroškov po stroškovnih nosilcih. Tako nerazporejene stroške lahko pripišemo:

1. bodisi nekemu stroškovnemu nosilcu, na katerem "zbiramo" tovrstne knjižbe (npr. "Nerazporejeno")

2. bodisi podatka o oddelku ne vnašamo. Podatek o stroškovnem nosilcu je torej prazen 

V takih primerih je način uporabe predloge enak že opisanemu, med obračunske kriterije pa vnesemo še:

1. šifro stroškovnega nosilca v polje "Str.nos." . Primer:

2. z uporabo znakov s posebnim pomenom navedemo nabor znakov, za katerega vemo, da v našem šifrantu stroškovnih nosilcev ne obstaja (glej nadaljevanje primera spodaj).

 

 

1. Payroll Report

V juliju 2003 smo zabeležili 862.361,50 SIT stroškov dela na kontih skupine 47. Neposredno na stroškovne nosilce razporedili stroške rednega dela:

359.700 SIT na stroškovni nosilec 001/03

401.665 SIT na stroškovni nosilec 12/02

Nerazporejena izplačila na kontih skupine 47 so v juliju dosegla 100.996,50 SIT. Nerazporejena izplačila se po internem pravilniku delijo glede na vrednost direktnih stroškov dela na posameznem projektu/stroškovnem nosilcu v tekočem mesecu.

359.700/761.365 = 0,4724 (relativni delež str. nosilca 001/03 v celotnih razporenjenih stroških dela: 47,24%)

401.665/761.665 = 0,5276 (relativni delež str. nosilca 12/02 v celotnih razporenjenih stroških dela: 52,76%)

Celotna vrednost stroškov dela je razporejena po oddelkih:

455.181,50 na Oddelek 1

407.180,00 na Oddelek 2

Relativni delež zastopanosti oddelkov:

455.181,50/862.361,50 = 0,5278 (relativni delež Oddelka 1 v celotnih stroških dela: 52,78%)

407.180,00/862.361,50 = 0,4722 (relativni delež Oddelka 2 v celotnih stroških dela: 47,22%)

Navedene podatke najlaže dobimo z izpisom trial balance, z omejitvijo na konte skupine 47% in z omejitvijo datumov knjiženja od 1.7. do 31.7.03.

Ključ za razporeditev nerazporejenih stroškov:

Oddelek 1, SN 001/03 = 0,5278 * 0,4724 = 0,2493

Oddelek 1, SN 12/02 = 0,5278 * 0,5276 =  0,2785

Oddelek 2, SN 001/03 = 0,4722 * 0,4724 = 0,2231

Oddelek 2, SN 12/02 = 0,4722 * 0,5276 = 0,2491

2. Distribution Report

V juliju zaradi priprave mesečne bilance stroške razdelimo po oddelkih in stroškovnih nosilcih.

 Izberemo "Obdobje knjiženja" - začetni datum 1.7.03, končni datum pa 31.7.03. Poslovni dogodek preknjižbe vknjižimo z zadnjim dnem izbranega obdobja, torej z datumom 31.07.03.

Deliti želimo samo zapise, ki niso pripisani še nobenemu stroškovnemu nosilcu, zato v polje "Str.nos." vnesemo npr. izraz, ki se začne z dvema presledkoma in nadaljuje s poljubnim znakom (ker vemo, da se v šifri stroškovnega nosilca  na prvem mestu obvezno pojavlja nek znak).

Pred knjiženjem je koristno, da podatke za knjiženje najprej pregledamo na izpisu, npr. "Obračun po pozicijah - detajlno".

Ugotovimo, da je program zbral in razdelil le zapise, ki nimajo vnešenega stroškovnega nosilca.

3. journal Entry for Posting Distributed

S klikom na gumb "Knjiženje" podatke iz izpisa še zapišemo v temeljnico.

Kot smo napovedali, se vrednosti knjižb iz izbranega obdobja stornirajo v vrednosti in z navedbo oddelka, kot nastopa na izvirni knjižbi (v našem primeru je ta prazen).

Vknjižijo pa se tudi nove vrednosti in sklici na oddelek in stroškovni nosilec, kot smo jih navedli v delilnem ključu.

4. Konto kartica 

za enega od kontov

5. Bruto bilanca po str. nosilcih - vse temeljnice

6. Bruto bilanca po stroškovnih nosilcih - brez delitvene temeljnice