Einrichten der Volltextsuche und eOCR 
eBusiness

Volltextsuche (FTS) und eOCR werden im Klassifikationsplankonfiguriert. Durch Auswahl der entsprechenden Optionen legt der Administrator fest, welche Dokumente nach ihrem Inhalt durchsucht werden können und welche gescannten Dokumente zusätzlich mit eOCR verarbeitet werden sollen.

WICHTIG Die Volltextsuche ist in der eDocumentation Lizenz enthalten. Der eText Dienst wird für eOCR benötigt.

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Unternehmen diese Funktionen entsprechend seinen Bedürfnissen konfigurieren kann.

Fallzusammenfassung Das Unternehmen speichert seine Dokumente in Documentation und möchte die Volltextsuche für seine Dokumentation aktivieren. Das Unternehmen erhält außerdem gescannte Garantiezertifikate und möchte den Text in diesen Dokumenten mit eOCR durchsuchbar machen. FTS-Einstellungen eOCR-Einstellungen

1. FTS-Einstellungen

Der Administrator aktiviert zunächst die Volltextsuche für die Klassifikationen, deren Dokumente durchsuchbar sein sollen.

Öffnen Sie das Klassifikationsschema.

Wählen Sie im Klassifikationsplandie Klassifikation aus, die Sie konfigurieren möchten. Das Durchsuchbar Kontrollkästchen ist sowohl in der Klassifikationstabelle als auch im Detailbereich rechts für die ausgewählte Klassifikation verfügbar. Aktivieren Sie es, um die Klassifikation in die Volltextsuche einzubeziehen.

Wählen Sie das Durchsuchbar Kontrollkästchen aus.
Dokumente, die zu dieser Klassifikation gehören, können nun mit der Volltextsuche nach ihrem Inhalt durchsucht werden.
Alle neuen Dokumente, die dieser Klassifikation zugewiesen werden, werden ebenfalls automatisch zur FTS hinzugefügt.
Nach der Aktivierung der Option wird eine Meldung mit der Anzahl der vorhandenen Dokumente aus der Klassifikation angezeigt, die zur FTS hinzugefügt wurden.

Hinweis Wenn die ausgewählte Klassifikation untergeordnete Klassifikationen hat, können diese ebenfalls in die Suche einbezogen werden.

Wiederholen Sie die Auswahl für die anderen Klassifikationen, die durchsuchbar sein sollen.

Hinweis Sie können auch das Kontextmenü mit der rechten Maustaste verwenden, um Klassifikationen schnell mit Alle auswählen und Alle abwählen und weiteren Optionen auszuwählen oder abzuwählen.

Nach der Konfiguration können Benutzer den Inhalt ausgewählter Dokumente mit der Volltextsuche durchsuchen. Ein Beispiel finden Sie im Beispiel zur Volltextsuche.

2. eOCR-Einstellungen

eOCR wird verwendet, wenn der Inhalt eines Dokuments nicht als lesbarer Text vorliegt, zum Beispiel bei gescannten Serviceaufträgen oder bildbasierten Dokumenten.

Um eOCR für die relevanten Dokumente zu aktivieren:

Öffnen Sie das Klassifikationsschema.

Finden Sie die Klassifikation, die für die gescannten Dokumente verwendet wird, zum Beispiel Serviceberichte.

Wählen Sie die eOCR Option für die Klassifikation aus.

Wählen Sie im rechten Bereich des Klassifikationsschemasdie Dateiformate aus, die mit eOCR verarbeitet werden sollen.

Wenn beispielsweise gescannte Serviceaufträge als PDF- oder Bilddateien gespeichert sind, wählen Sie die entsprechenden Formate aus, indem Sie nicht benötigte Formate löschen.

Wiederholen Sie die Konfiguration für andere Klassifikationen, bei denen eOCR verwendet werden soll.

Ein Beispiel, wie Sie eOCR verwenden können, um Dokumente wie Bilder und gescannte Dokumente zu durchsuchen, die sonst nicht als Text lesbar sind, finden Sie im eOCR-Benutzerbeispiel.

WICHTIG So wie Sie Klassifikationen durch Aktivieren des entsprechenden Schalters in FTS oder eOCR einbeziehen können, können Sie den Schalter erneut anklicken, um sie abzuwählen. Die Klassifikation wird dann nicht mehr in die jeweilige Suche oder Verarbeitung einbezogen.