Архивирање на документи
Архивирање документи
Формата е наменета за архивирање документи (Нарачки, Стоки и Книги). Во процесот на архивирање, наведените податоци (документи) се чуваат во архивска база на податоци или во архивски табли. Со тоа се намалува големината на работната база на податоци, а истовремено се зголемува брзината на работа на различни прегледи и обработка, бидејќи активните податоци потоа се помалку во базата.
Содржината е наменета пред сè за поединечни корисници, кои имаат голем број документи од наведените области, и користат програмот веќе многу деловни години, така што можат да архивираат стари деловни периоди.
Архивирањето на стари податоци може да се изврши и повеќепати, во зависност од обемот на документите, кои се собираат во текот на деловните години (нпр.: архивирањето може да се изврши на секои неколку години).
 |
Обврзно архивирањето да се извршува само за податоци кои се стари неколку години или за период кој се протега неколку години во минатото!
На овој начин, новите податоци ќе бидат сè уште достапни во базата на податоци како и обично, а старите податоци ќе бидат во архивски табли или архивски бази.
Препорачливо е, да се во работната база се задржат податоци за најмалку последните две години.
|
|
Архивските податоци, пред сè оние во одделна база, чувајте ги исто така доследно како вашата работна база на податоци, бидејќи во неа се наоѓаат вашите документи, кои можеби ќе треба да ги печатите, прегледувате и слично! |
Функционални копчиња, опции и содржини на формата Архивирање документи
| База |
Внесете ново име на базата, која ќе содржи архивски податоци. Базата ќе се создаде на вашиот сервер во процесот на архивирање. Во случај да не внесете база, архивот ќе се создаде во постоечката база на податоци во дополнителни создадени архивски табли. |
| Мапа на MDF/LDF датотеки |
Можете исто така да одредите локација каде да се создадат датотеките на архивската база на дискот. Во случај да не го внесете тоа, LDF/MDF датотеките ќе се создадат на подразбирана локација на вашиот SQL сервер. |
| Шема |
подразбирана е секогаш шемата "dbo" |
| Датум на архивирање |
Датум (пресечен датум) со кој ќе се изврши архивирањето на документите. Датумот треба да биде определен за повеќе деловни години во минатото, за да се архивираат само старите податоци! Препорачливо е архивирањето да се изврши на крајот на деловната година или период (нпр.: 31.12.2012 - тоа вклучува архивирање на документите вклучувајќи го датумот 31.12.2012). |
| ВД за поч. состојба на залихи |
Од изборната табела изберете Вид на документ за создавање на почетната состојба на залихи. Почетната состојба на залихи ќе се создаде на избраниот ВД за поединечни складишта на следниот ден од датумот на архивирање.
Во изборната табела се наоѓаат ВД, кои се интерни преноси и имаат во Шифрант Вид на документи избрана опција: "Опција за вредносно книжење". Во случај, ако таков вид документ во програмата сè уште не постои, потребно е да се создаде.
Препорачливо е, да за потребите на почетната состојба поради архивирање се отвори или избере сосема свој Вид на документ токму за таа цел.
|
| Зак. години за дат. арх. |
|
| "Создај поч. состојба" |
Со клик на копчето, програмот ќе создаде почетни состојби на залихи по поединечни складишта и почетни состојби за потребите на печатење на Трговски евиденции.
Почетната состојба за потребите на трговските евиденции во самата база не е видлива.
|
| "Архивирај" |
Со ова копче започнувате процесот на создавање архив. За извршување на процесот на архивирање, корисникот мора да има администраторски права, во спротивно програмот ќе го извести за тоа.
Во зависност од големината на базата или количината на податоци, архивирањето на податоците може да трае подолг период! |
| Безбедносна копија на базата |
Со обележаната содржина, пред започнување на архивирањето, ќе се изврши процес на архив (backup) на вашата база на податоци, која ќе ја архивирате - препорачливо! |
| Синхронизирај |
Копчето е наменето за синхронизирање на архивските табли или бази во случај, ако во изворната база основните податоци по архивирањето се промениле. Процесот усогласува промени и во архивот. |
| Надградба на архив |
Во случај, ако сакате да прегледувате или да го вратите архивот назад во базата на податоци, тој мора да биде обврзно усогласен со изворната база на податоци. Со ова копче го усогласувате/надградите. Опцијата за избор на надградување на архивските податоци или бази е достапна и во програмата за надградба Clotho. |
| Реставрирај |
Копчето е наменето за реставрирање на архивите, кои се содржани во табелата. Со овој процес, содржината на базата на податоци се враќа во првобитната состојба, која била пред архивирањето. |
| Постоечки архиви |
Во табелата е прикажан лог на извршените процеси, кои се однесуваат на изработените архиви или синхронизирање или надградба на архивите. Податоците во табелата содржат податок за пресечниот датум на архивот, серверот, името на базата, шемата, датумот на архивирање или синхронизирање, како и датумот и времето кога е извршен процесот. |
| Создадени документи поч. состојба |
По завршувањето на создавањето на почетните состојби на залихи, на ова место ќе се испечатат создадените документи. За секое складиште се создава свој документ. |
| Грешки при создавањето поч. состојба |
Во случај, ако програмот во процесот на создавање почетни состојби на залихи за потребите на архивирање, наиде на неправилности во залихите, тоа ќе се извести во панелот Грешки. Програмот известува на кој иден и складиште е грешката и описот на грешката.
Програмот во овој случај нема да создаде документи на почетните состојби на залихи!
|
| Складишта за создавање поч. состојба |
На ова место избираме, за кои складишта сакаме да се создадат почетни состојби за потребите на архивирање на залихи.
За правилно функционирање, препорачливо е да се изберат сите складишта од списокот.
|
Додатни програмски известувања или предупредувања во формата Архивирање документи
При користење на копчето Архивирај, програмот ве прашува дали сте сигурни дека сакате да архивирате податоци пред датумот, кој е внесен во ставката "Датум на архивирање". Процесот мора да се потврди двапати.
При процесот на архивирање, базата на податоци не смее да биде во употреба од страна на други корисници. Во таков случај, програмот ве известува со прозорец во кој исто така можете да исклучите други корисници. Препорачливо е, другите корисници сами да го затворат програмот, за да не им исклучите базата на податоци за време на нивната работа!
Кога процесот на архивирање е завршен, програмот ве известува за тоа.
Во зависност од големината на базата или количината на податоци, архивирањето на податоците може да трае подолг период!
Архивирање на стоковниот дел
Со функцијата за архивирање, сите документи на нарачки и стоковниот модул се архивираат до датумот (вклучувајќи го датумот) на архивирање. Овие документи, значи, физички во базата не се повеќе видливи/достапни.
Повеќината пресметки се направени така, што печатат тековни, но и архивски податоци.
|
Ако сакаме во работната база да печатиме и архивски податоци, мораме на пресметките да внесеме датумски критериуми, кои вклучуваат и архивски период.
Во спротивно, ако датумите не бидат внесени, архивските податоци нема да се печатат.
|
|
Препорачливо или обврзно е, да се Вид на документ, кој сме го избрале за создавање на почетните состојби на залихи, на самите пресметки не се избере при печатењето на пресметките. |
|
Пресметки, кои за сега не поддржуваат читање на архивски податоци во базата се:
ДДВ пресметка и даночни книги;
Пресметка на Сервис;
Пресметка на Периодика;
Преглед на историјата на серијски броеви на формата Преглед на серијски броеви...
|
|
По создавањето на почетните состојби и архивирањето на податоците, задолжително е да се направи Обнова на залихи (вклучувајќи ги Статусите на серијски броеви и Повторно пресметување на цените за вреднување)! |
|