Implementacija eProcesa u preduzeće

Preduzeće može, uz vlastite stručnjake ili uz pomoć PANTHEON-ovih pristalica oblikovati eProcese po mjeri preduzeća.

Preporučljivo je slijediti sljedeće korake do uspješne implementacije eProcesa:

1. Popis procesa

Svako preduzeće bi trebalo biti svjesno svojih poslovnih procesi. Ovdje ne mislimo na sve procese, već na one ključne kojih je oko 20% u preduzeću.

Preduzeće i odgovorne osobe preduzeća moraju opisati sveključne poslovne i radne procese koji će biti digitalizovani. Prilikom popisivanja procesa, također moraju definisati; vrstu procesa, aktere procesa i tokovi unutar procesa. Zainteresovane strane u procesu moraju znati svoje uloge i informacije kako bi svoj posao obavljale uspješno i u koordinaciji s drugima.

Proces mora imati jasan put, njegovu suštinu/značenje i određivanje gdje se proces završava. Za svaki proces kojeg preduzeće opisuje, opis i dijagram toka. Loše planiran proces velika je prepreka na putu ka uspjehu.

SAVJET Kod implementacije eProcesa u preduzeću (po mjeri) ključna je podrška menadžmenta i saradnja zaposlenih koji poznaju poslovne procese preduzeća. Moraju aktivno učestvovati i identifikovati se s projektom.

2. Opis procesa

Opis procesa znači da odgovorne osobe u kratkim rezimeima definišu tok unutar procesa i sve zainteresovane strane.

Oni jasno opisuju početak i kraj procesa, njegovo značenje ili središnji cilj, kao i ključne osobe i zadatke koje obavljaju.

Oni također, specificiraju tok roba/usluga i informacija. Na primjer, kada se obavlja određeni zadatak ili usluga, kada se određeni dokument pregleda ili priloži, kada se donese određena odluka (potvrđivanje, odbijanje,...) i slično.

U nastavku možete vidjeti primjer opisa procesa kojeg je pripremilo preduzeće za proces ulaznih računa koji je specifičan za njihovo preduzeće.

3. Kreiranje dijagrama toka

Preduzeće može podržati opis radnog procesa crtanjem dijagrama toka „ručno“ ili pomoću alata za crtanje dijagrama. Crtanjem dijagrama toka, on jasno definiše zainteresovane strane i tok unutar procesa.

Što je proces bolje definisan, to je bolji i brži proces u konačnici digitalizovan i na kraju transformisan u eProces.

Na slici ispod je primjer crtanja dijagrama toka procesa preduzeća, za obradu ulaznih/primljenih računa.

4. Optimizacija i kombinovanje procesa

Optimizacija i kombinovanje radni procesiznači da u radnim procesima pronalazimo spojeve pojedinačnih procesa i na taj način kombinujemo nekoliko koraka ili čak kombinujemo nekoliko radnih procesa u jedan.

Na primjer, unaprijed pripremljeni eProcesi putem Web usluge, u kombinaciji s prilagođenim eProcesima (kao što je prikazano u nastavku).

5. Integracija

Integracija eProcesa znači da odgovorna osoba preduzeća ili stručnjak PANTHEON-a putem obrasca Oblikovanje eProcesa pretvara procese preduzeća korisnika u eProcese. Tako ih digitaliziju i kreira prema zahtjevima kupca i integriše u PANTHEON.

U primjerima ispod, PANTHEON konsultant je koristio kombinaciju unaprijed pripremljenih eProcesa (već integrisanih) i eProcesi koji su bili oblikovani prema preduzeću (iz opisa procesa pogledajte tačku 2).

1. Skeniranje i uvoz dokumenata

Unaprijed pripremljeni eProces Skeniranje i uvoz dokumenata koji ispunjava zahtjeve kupca:

1. POČETAK - Primljen račun.
2. Dobavljač šalje račun (PDF ili papirno).
3. Sekretarica prima i uvozi, skenira primljeni račun;

1. Skenira:

• svaki račun posebno,
• bira klasifikaciju,
• bira subjekta.

Sa lijeve strane na gornjoj slici, zahtjev od strane korisnika, a desno unaprijed pripremljeni eProces.

2. Pregled i potvrđivanje računa

Nakon uvoza dokumenta (primljenog računa), ovisno o odabranoj klasifikaciji, pokreće se prilagođeni eProces (ispod) za pregled i validaciju računa.

Prati zahtjeve stranke:

2.1. Unos pripremljenog računa od strane sekretarijata u knjigu primljene pošte - Dokumentacija.

a. Definišu se metapodaci:

• Datum prijema,
• Vrijednost.

b. Određuje se verifikator sa liste:

• Uvijek osoba, koja je napravila narudžbu.
• Bira se ručno, od strane sekretarijata.

Na lijevoj strani slike, zahtjev iz procesa stranke, a desno, prilagođeni eProces, za navođenje metapodataka i odabir verifikatora:

2.2. Potvrđivanje.

1. Dokument je preusmeren na prvog verifikatora.
2. Po potrebi ga prvi verifikator preusmjerava na drugog verifikatora.
3. Po konačnoj potvrdi, ide na potvrdu direktoru.

2.3. Po zaključivanju potvrđivanja, račun odlazi na konačnu potvrdu direktoru (dobija zadatak pregleda).

Na lijevoj strani slike je zahtjev procesa stranke, a desno izvod iz prilagođenog eProcesa, za proces odobravanja dokumenta od prvog verifikatora do direktora.

3. Odbijanje dokumenta

Ako odgovorno osoba odbije dokument tokom procesa potvrde, pokreće se poseban eProces (prilagođeni) za odbijanje dokumenta.

Lijevo na slici zahtjev od strane stranke, a desno prilagođeni eProces, za odbijanje računa.

4. Kreiranje računa

Ako je dokument (u procesu potvrde) konačno odobren, posljednji korak je pokretanje eProcesa za kreiranje novog zapisa u PANTHEON-u.

Sa lijeve strane na slici je zahtjev od strane korisnika, a desno je shema eProcesa Kreiranje PANTHEON dokumenta iz skeniranog dokumenta.