Uvoz s skeniranjem

V podjetju določen delež dokumentacije obstaja v fizični obliki (npr. prejeta preko klasične pošte). Namesto hranjenja le-te v papirne fascikle lahko dokumente skeniramo, pretvorimo v obliko e-dokumenta in uvozimo v eDokumentacijo. S tem papirnega arhiva v fasciklih ne potrebujemo več.

Namig Tako shranjene e-dokumente lahko nato pošljemo preko e-pošte, pošljemo preko ponudnika e-poti in podobno. Več si preberite v poglavju Izvoz dokumentov.

V tem poglavju vam bomo predstavili primer postopka digitalizacije papirnih dokumentov s skeniranjem.

Opis primera V administraciji želi odgovorna oseba skenirati in arhivirati prejeto pogodbo podjetja Alianz d.d., ki so ga prejeli po pošti, v papirni obliki. To stori po naslednjih korakih: Zagon eProcesa Skeniranje in uvoz dokumentov Opremljanje dokumenta z metapodatki Pregled dokumentov, ki so bili uvoženi s skeniranjem

1. Zagon eProcesa Skeniranje in uvoz dokumentov

Odgovorna oseba s klikom v meniju Nastavitve | Dokumentacija | Dokumenti odpre obrazec Dokumenti, da bi skenirala in uvozila podpisano pogodbo podjetja: Alianz d.d.
Skeniranje in uvoz dokumenta v eDokumentacijo izvede s pomočjo predpripravljennega eProcesa Skeniranje in uvoz dokumentov, do katerega dostopa tako, da:

• V orodni vrstici klikne gumb  (Čarovniki).
• S spustnega menija izbere možnost: Skeniranje in uvoz dokumentov.

Opozorilo Uvažanje dokumentov krmili eProces Skeniranje in uvoz dokumentov, ki ga je treba predhodno prenesti preko Spletne storitve.

• Odpre se obrazec Skeniranje/Uvoz dokumentov.
• V polju Skener s spustnega seznama izbere (v primeru, da je na voljo več naprav) napravo, ki je zaznana v informacijskem sistemu računalnika.
• Klikne gumb  (Skener).

• Na skenerju izvede skeniranje papirnatega dokumenta, ki se nato prikaže na obrazcu.

• S spustnega seznama v polju Subjekt določi pošiljatelja: Allianz, d.d.
• V polju Klasifikacija s spustnega seznama izbere ustrezno klasifikacijo: 661 – Zavarovalne pogodbe.
• Klikne gumb Nadaljuj, da zaključi postopek skeniranja in uvozi dokument v eDokumentacijo.

Opozorilo Za uporabo storitve eDokumentacija je treba slednjo najprej aktivirati in urediti njene nastavitve.

2. Opremljanje dokumenta z metapodatki

Ko odgovorna oseba izbere Klasifikacijo, je mogoče vnesti metapodatke za to klasifikacijo.

Na obrazcu Skeniranje/Uvoz dokumentov odgovorna oseba klikne na zavihek Metapodatki.

V polje Datum veljavnosti vnese datum veljavnosti pogodbe, v našem primeru je to 31. 12. 2024.

NAMIG Več informacij o metapodatkih v klasifikacijah preberite poglavje Metapodatki.

Odgovorna oseba klikne gumb Nadaljuj, da zaključi postopek skeniranja in dokument uvozi v eDokumentacijo.

OPOZORILO Storitev eDokumentacija je treba pred uporabo aktivirati in urediti njene nastavitve.

3. Pregled dokumentov, ki so bili uvoženi s skeniranjem

V drugem koraku želi pregledati skeniran in uvožen dokument v eDokumentacijo.

Seznam dokumentov filtrira po klasifikaciji, v našem primeru: 661 – Zavarovalne pogodbe. 

HINT Podroben postopek dodatnega filtriranja in razvrščanja seznama dokumentov je opisan v poglavju Iskanje dokumentov v eDokumentaciji.

Vneseni metapodatki so prikazani tudi na zavihku Metapodatki dokumenta.