Потвърждаване на фактура (случай на употреба)

След получаване на входяща фактура, отговорното лице обикновено я пренасочва към един или повече от одобряващите, отговорни за потвърждаването на фактурата. Неотдавна, това беше секретарят, който обикаляше компанията, за да получи потвърждение и подпис за фактурата. Днес обаче този процес се контролира автоматично от документа eWorkflow Confirm.

По-долу е случай на употреба за потвърдяване на фактура с помощта на горепосочения eWorkflow.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Отговорното лице в Административния отдел на Tecta е получило фактура, която изисква потвърждение от отговорните лица, за да може да бъде поета от Счетоводния отдел за окончателна обработка. За да бъде изпратена фактурата за одобрение на ръководството, отговорното лице извършва следното: Избиране на фактурата в Документация и стартиране на eWorkflow Потвърждаване на фактурата (администрация) Избиране на одобряващия Потвърждаване на фактурата (директор)

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ За eWorkflow да работи правилно, определени настройки на eWorkflow трябва да бъдат дефинирани предварително. Определянето на тези настройки на eWorkflow е еднократен процес. Ако вече сте го направили, можете да пропуснете тази стъпка.

1. Избиране на фактурата в Документация и стартиране на eWorkflow

СЪВЕТ За да пренасочите фактура към ръководството за потвърждение, първо трябва да импортирате фактурата в Документация. За повече информация относно процеса на импортиране, вижте главата eExchange – Получаване или импортиране.

В Документи формата, отговорното лице използва полето за търсене, за да намери фактурата, която ще бъде изпратена на отговорното лице за потвърждение.

Това се прави с помощта на eWorkflow Потвърди документ.

В лентата с инструменти, отговорното лице кликва на (Импорт/Експорт данни) бутона и избира eWorkflow Потвърди документ от падащото меню.

СЪВЕТ Опцията за показване на eWorkflow в Магьосници менюто е активирана в основните настройки на eWorkflow.

Документът PANTHEON eWorkflow Confirm започва да се изпълнява.

2. Потвърждаване на фактурата (администрация)

След стартиране на eWorkflow, фактурата с създадената задача за потвърждение се показва на екрана на отговорното лице в Административния отдел.

Задачата изисква от отговорното лице да Потвърди, Отхвърли или Потвърди и пренасочи фактурата.

В този случай, фактурата ще бъде потвърдена и пренасочена към директора, тъй като одобрението на директора също е необходимо.

С тази цел, отговорното лице въвежда бележка за директора в Коментар на задачата прозореца и пренасочва задачата към директора, като кликва на Потвърди и пренасочи бутона.

3. Избиране на одобряващия

Това отваря прозореца Избери лице за потвърждение.

Отговорното лице избира Даниел Директор като следващото отговорно лице за потвърждение на фактурата и въвежда съобщение в прозореца.

Отговорното лице в Административния отдел кликва на Завърши бутона, за да пренасочи потвърждението на фактурата към директора.

4. Потвърждаване на фактурата (директор)

Когато влезе в програмата, директорът забелязва на Задачи бутона, че нова задача е в очакване.

Директорът отваря задачата, като я кликне два пъти или избира Стартиране бутона.

Задачата изисква от директора да Потвърди, Отхвърли или Потвърди и пренасочи фактурата.

В този случай, директорът проверява и потвърдява фактурата.

В същото време, директорът въвежда съобщение за Счетоводния отдел в Коментар на задачата прозореца и потвърдява фактурата, като кликва на Потвърди бутона.

С променянето на статуса на фактурата в Документация на Завършена, последната стъпка на eWorkflow е завършена.

За фактури със статус Завършена, Счетоводният отдел сега може да създава PANTHEON документи и да ги публикува.