Uvoz e-pošte u eDokumentaciju (E-mail u DMS)

Unaprijed pripremljeni eProces Uvoz e-pošte u eDokumentaciju osigurava da se sadržaj e-mailova i priloga, putem Sandučića, uveze u eDokumentaciju i klasifikuje u skladu s tim.

Uz pomoć eProcesa Uvoz e-pošte u eDokumentaciju, ne moramo štampati e-poštu, skenirati je i uvoziti. eProces funkcioniše tako što automatizira usvajanje e-pošte u eDokumentaciju.

SAVJET Za uvoz eProcesa slijedite proceduru opisanu u poglavlju Prijenos eProcesa preko Web servisa.

eProces (osim početka i kraja) čini jedan suštinski korak (blok): E-mail u DMS.

Da bi eProcesi funkcionisali, potrebno je definisati set postavki sa kojima ćemo uvesti e-mailove i sve priloge u eDokumentaciju:

UPOZORENJE Za uvoz eProcesa slijedite proceduru opisanu u poglavlju Prijenos eProcesa preko Web servisa. Detaljne postavke za POP3 dolazni server opisane su u poglavlju Postavke e-pošte.

1. Uvoz i postavke Sandučića

Razmjena e-pošte se odvija putem poštanskog sandučeta Primanje e-pošte, koji;

• uvozi preko web servisa u šifrant i
• definiše odgovarajuće postavke za to.

UPOZORENJE Uvoz Sandučića Primanje e-poštel putem web usluge je jednokratni proces. Ako ste to već učinili, možete preskočiti ovaj korak.

SAVJET Računovodstveni servis koji prima račune svojih klijenata za knjiženje odn. rukovanje putem e-pošte, možete navesti npr. u polju Klasifikacija klasifikacija: 250 – Računi i dokumentacija za njihovu izradu.

2. Prijava na e-poštni server

SAVJET Detaljan postupak postavljanja dolaznog POP3 servera opisan je u poglavlju Postavke e-pošte.

Na obrascu Sandučići dvaput kliknite na polje Prijava. Otvara se prozor za prijavu, koji omogućava povezivanje poštanskog sandučeta sa serverom e-pošte. Kako bi kreirali novu prijavu, kliknite na dugme (Novi zapis).

U polja Korisničko ime i Lozinka unesite pristupne podatke koje smo generisali prilikom kreiranja naloga e-pošte (npr. podaci za prijavu na Gmail nalog e-pošte).

Definišemo korisnička prava i kliknemo na dugme (Sačuvaj izmjene).

3. Postavke bloka E-Mail u DMS

UPOZORENJE Postavke bloka E-Mail u DMS-u su jednokratni proces. Ako ste to već učinili, možete preskočiti ovaj korak.

U trećem koraku potrebno je urediti postavke bloka eProcesa: E-Mail u DMS-u. To radimo na sljedeći način:

• Otvorite obrazac Oblikovanje eProcesa klikom na meni Postavke | Dokumentacija | Oblikovanje eProcesa.
• Zatim nalazimo željeni eProces: Uvoz e-pošte u eDokumentaciju.
• Dvostrukim klikom na blok E-Mail u DMS otvaramo obrazac za uređivanje postavki bloka.

Forma omogućava:

• Postavke POP3 servera i
• postavke vezane za podatke o DMS dokumentima.

Drugo omogućava automatsko popunjavanje određenih podataka prilikom uvoza pošte u eDokumentaciju.

• U polje Naslov unesite željeni tekst: Primljeno putem e-pošte, jer želimo da dokumenti kreirani u e-Dokumentaciji dobiju navedenu adresu prilikom uvoza iz e-pošte.
• Subjekt - odaberite željeno korisničko ime sa padajuće liste. U našem slučaju: Pecunia, d.o.o., kao namjenski poštanski sandučić (iz kojeg uvozimo e-poštu u eDokumentaciju) je namijenjen za primanje e-pošte od računovodstvenog servisa Pecunia, te shodno tome želimo da dokument bude opremljen imenom subjekta pri uvozu.
• Sa padajuće liste u polju DMS arhiva odaberite vrstu dokumenta za arhivu na kojoj želimo da se dokumenti kreiraju prilikom uvoza iz e-pošte u eDokumentaciju. U našem primjeru biramo: DMS0.

Sačuvajte postavke klikom na dugme (OK).

4. Postavke komunikacije sa poštanskim serverom

Za primanje i slanje e-pošte u PANTHEON-u potrebno je urediti postavke komunikacije sa mail serverom.