Pregled klasifikacije

Klasifikacije (odnosno, klasifikacijski plan) omogućavaju strukturisano razvrstavanje dokumenata u različite grupe.

Klasifikacije koje smo preuzeli preko Web stranice u koraku Prenesi klasifikacije možemo dodatno uređivati u koraku Pregled klasifikacija. Klasifikaciji možemo promijeniti eskalaciju, važeću vrijednost, skladište ili poslovni proces.

SAVJET Klasifikacija se na najlakše može zamisliti kao fascikla u koju arhiviramo/ubacujemo dokumente istog tipa. Pored razvrstavanja dokumenata, klasifikacija određuje i postupanje sa tim dokumentom. Dakle, određuje se u kojemm skladištu će taj dokument biti čuvan/lociran, koliko dugo će se čuvati, kada će biti predložen za automatsko uništavanje, i sl. Napredne postavke klasifikacije koje su neophodna za rad sa eDokumentacijom uređujemo u Klasifikacijskom planu. Pogledajte detaljna uputstva u poglavlju Klasifikacijski plan. Više informacija o koraku Pregled klasifikacija možete pročitati u poglavlju Pregled klasifikacija.

U ovom poglavlju ćemo pogledati primjer korištenja Čarobnjaka za postavke za pregled klasifikacije.

Čarobnjak za postavke biramo u meniju Postavke | Program |Administratorska konzola u panelu Postavke|Dokumentacija.

Opis primjera Odgovorna osoba želi brzo, korištenjem Čarobnjaka za postavke, pregledati klasifikacije i urediti klasifikaciju: 001 - Upis u sudski registar, prema sljedećim koracima: Pregled klasifikacije Postavke klasifikacije 2.1. Važeća vrednost klasfikacije 2.2. Postavke skladišta

1. Pregled klasifikacije

Odgovorna osoba želi u Čarobnjaku za postavke pregledati postavke klasifikacija.

U Čarobnjaku za postavke bira korak Pregled klasifikacije

Otvara se lista sa postavkama.

Na listi se mogu vidjeti podaci o Vrsti i Opisu vrste klas. i postavke Eskalacije, Važeće vrijednosti, Skladišta i Poslovnih procesa.

Nastavlja sa postavkama za odabranu klasifikaciju.

2. Postavke klasifikacije

Odgovorna osoba želi da uredi podešavanja za vrstu dokumenta: 001 - Upis u sudski registar.

U sekciji Filter, u polju Vrsta ili opis vrste upisuje šifru ili naziv klasifikacije: 001 - Upis u sudski registar.

SAVJET Pri upisu dijela poznatog podatka možemo koristiti poseban znak - %.

Na listi se prikazuje izabrana klasifikacija.

Započinje sa uređivanjem podataka.

2.1. Važeća vrednost klasfikacije

Za odabranu klasifikaciju želi podesiti razdoblje čuvanja dokumentacije na 30 godina

UPOZORENJE Važeća vrijednost dokumenta, odnosno rok čuvanja pojedinih vrsta dokumenata, utvrđuje se zakonom.

U tu svrhu u:

• koloni Važeća vrijednost upisuje vrijednost: 30.
• koloni Vrsta vaažeće vrijednosti, sa padajuće liste, bira vrstu: Godine.

Nastavlja na postavke skladišta.

2.2. Postavke skladišta

Kao skladište dokumenta odabrane klasifikacije želi koristiti eDokumentaciju

U koloni Skladište , sa padajuće liste bira skladište: eDokumentacija.

Nakon dodavanja dokumenta u klasifikaciju, želi da se automatski pokrene eProces Jednostavno potvrđivanje računa.

U tu svrhu, u koloni Poslovni procesi (eProces), sa padajuće liste, bira: Sekniraj i uvozi i klasificiraj dokumente.

Promjene će sačuvati klikom na strelicu Nadolje.

Na listi su vidljive nove veze vrste dokumenta.

Odgovorna osoba uklanja filter kako bi vidjela cijelu listu.

Klikom na dugme Naprijed nastavlja na korak Veze sa formama i arhivama u Čarobnjaku za postavke.

Nazad Korak 6: Postavke vrste dokumenata

Naprijed Korak 8: Veze sa formama i arhivom