Vorschau der Klassifikation
Klassifikationen (oder Klassifikationsschema) ermöglichen die strukturierte Klassifikation von Dokumenten in verschiedene Gruppen.
Die Klassifikationen, die wir über den Webdienst im Download-Klassifikationen Schritt heruntergeladen haben, können zusätzlich im Vorschau der Klassifikation Schritt bearbeitet werden. Wir können die Eskalation, Gültigkeit, Speicherung oder den Workflow der Klassifikation ändern.
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HINWEIS
- Sie können sich am besten vorstellen Klassifikation als einen Ordner, in den wir Dokumente desselben Typs ablegen/einfügen. Neben der Klassifikation von Dokumenten bestimmt sie die Handhabung des Dokuments. Sie legt fest, in welchem Speicher dieses Dokument aufbewahrt wird, wie lange es aufbewahrt wird, wann es zur automatischen Vernichtung vorgeschlagen wird und ähnliches.
- Erweiterte Einstellungen der Klassifikationen, die für die Arbeit mit eDocumentation erforderlich sind, sind im Klassifikationsschema organisiert. Siehe detaillierte Anweisungen im Kapitel Klassifikationsschema.
- Sie können detaillierte Informationen über den Schritt Vorschau der Klassifikation im Kapitel Vorschau der Klassifikation.
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In diesem Kapitel wird ein Beispiel für die Verwendung des Klassifikationsvorschau-Assistenten angezeigt.
Sie können den Einrichtungsassistenten im Menü Einstellungen | Programm | Administrationspanel | Einstellungen | Dokumentation.
Die verantwortliche Person möchte die Klassifikationseinstellungen im Einrichtungsassistenten überprüfen.
Im Einrichtungsassistenten wählt die verantwortliche Person den Vorschau der Klassifikation Schritt.
Eine Liste der Einstellungen wird geöffnet.
Die Liste besteht aus Informationen über den Typ, eine Beschreibung des Klassifikationstyps, und Einstellungen wie Eskalation, Gültigkeit, Speicherung und Workflow.
Die verantwortliche Person fährt mit den Einstellungen für die ausgewählte Klassifikation fort.
Die verantwortliche Person möchte die Einstellungen für den Dokumenttyp: 2803 - Zusammenfassung bearbeiten.
Im Abschnitt Filter, im Feld Typ oder Typbeschreibung gibt die verantwortliche Person den Code oder den Namen der Klassifikation ein: 289 – Zusammenfassung.
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HINWEIS
Bei der Angabe nur eines Teils eines bekannten Wertes können Sie das sonderzeichen '%'verwenden, das den verbleibenden Teil in der Suche ersetzt.
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Die ausgewählte Klassifikation erscheint in der Liste.
Die verantwortliche Person beginnt mit der Bearbeitung der Daten.
Für die ausgewählte Klassifikation möchte die verantwortliche Person einen Dokumentationsspeicherzeitraum von 30 Jahren.
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Warnung
Die Gültigkeit des Dokuments oder die Speicherzeit für bestimmte Dokumenttypen wird gesetzlich festgelegt.
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In diesem Namen in;
- Spalte Gültiger Wert gibt die verantwortliche Person den Wert ein: 30.
- in der Spalte Gültiger Typ wählt die verantwortliche Person den Typ aus der Dropdown-Liste: Jahre.
Fährt fort, um die Einstellung zu speichern.
Die verantwortliche Person möchte eDocumentation.
In der Spalte Speicherung, aus der Dropdown-Liste, wählt die verantwortliche Person: eDocumentation.
Nach dem Hinzufügen von Dokumenten zur Klassifikation möchte die verantwortliche Person automatisch eWorkflow Enostavno potrjevanje računov / Einfache Rechnungsvalidierungstarten.
Zu diesem Zweck wählt die verantwortliche Person in der Spalte Workflow (eWorkflow) aus der Dropdown-Liste Enostavno potrjevanje računov / Einfache Rechnungsvalidierung .
Die verantwortliche Person speichert die Änderungen, indem sie auf die Nach unten Pfeiltaste klickt.
Neue Links des Dokumenttyps sind in der Liste sichtbar.
Die verantwortliche Person entfernt den Filter, um die gesamte Liste anzuzeigen.
Durch Klicken auf die Weiter Schaltfläche fährt die verantwortliche Person mit dem nächsten Schritt fort, der Links zu Formularen und Archiven im Einrichtungsassistenten.