Dokumente in Dateien exportieren

Manchmal besteht die Notwendigkeit, elektronische Dokumente von eDocumentation an einen anderen Ort auf der Festplatte oder im Netzwerk zu exportieren, zum Beispiel im Falle einer Prüfung oder Steuerinspektion. Dies kann einfach durch die Verwendung eines vordefinierten eWorkflows erfolgen: Dokumente exportieren.

Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung eines Anwendungsfalls für den Export von Dokumenten in Dateien.

Fallzusammenfassung Die verantwortliche Person möchte alle erhaltenen Rechnungen von EU-OSHA für eine Überprüfung exportieren. Die verantwortliche Person sammelt die Dokumente im Dokumentenformular und exportiert sie mit dem Dokumente exportieren eWorkflow. Dies geschieht wie folgt: Dokumente sammeln durch die Verwendung von Filtern im Dokumentenformular Dokumente exportieren

1. Dokumente sammeln durch die Verwendung von Filtern im Dokumentenformular

Die verantwortliche Person öffnet das Dokumente Formular aus dem Menü Einstellungen | Dokumentation | Dokumente.

Die verantwortliche Person möchte alle Rechnungen von EU-OSHA sammeln, daher beschränkt sie die Dokumentenansicht durch:

• Im Betreff Feld, Auswahl von 'EU-OSHA' aus dem Dropdown-Menü
• Im Kategorie Feld, Auswahl der Klassifizierung: '250 – Rechnungen'
• Durch Klicken auf die  (Dokumente filtern) Schaltfläche, um Dokumente gemäß den eingegebenen Filtern anzuzeigen.

Dann fährt die verantwortliche Person fort, den eWorkflow auszuführen.

2. Dokumente exportieren

Um den eWorkflow auszuführen, klickt die verantwortliche Person auf die  (Daten importieren/exportieren) Schaltfläche und wählt Dokumente exportieren.

Das Durchsuchen Sie den Ordner Fenster öffnet sich, in dem die verantwortliche Person den Speicherort für den Export der Dokumente findet. In diesem Fall ist es 'C:\Audit'. 

Durch Klicken auf die OK Schaltfläche wird der Speicherort ausgewählt und der Export beginnt. Wenn der Export abgeschlossen ist, zeigt das Programm eine Informationsnachricht an: Workflow erfolgreich abgeschlossen! {n} Dokument(e) exportiert.

Im ausgewählten Speicherort wird für jedes Dokument ein neuer Ordner mit der Dokument-ID als Namen erstellt. Jeder Ordner enthält Dateien mit den ursprünglichen Namen.