Erstellen eines neuen Dokumententyps

Dokumenttypen in PANTHEON ermöglichen eine systematische Verwaltung und Übersicht von Dokumenten (Dokumentensystem). Durch die Definition verschiedener Dokumenttypen können unterschiedliche Einstellungen vorkonfiguriert werden: Kontenmatrizen, Berechtigungen für das Dokument, Lager, Unterzeichner, Fiskalisierung usw. Nachfolgend ein Beispiel zur Erstellung eines neuen Dokumententyps.

HINWEIS Dokumenttypen werden meist zu Beginn der Programmnutzung, während der Implementierung, definiert. Sie können jedoch auch später hinzugefügt werden.

WARNUNG Ein Dokumenttyp kann nicht mehr gelöscht werden, nachdem ein darauf basierendes Dokument bereits existiert.

1. Erstellen eines neuen Dokumententyps

Zunächst erstellt die verantwortliche Person eine neue ID für den Dokumenttyp im Dokumenttypen Register, das im Menü unter Einstellungen | Programm | Dokumenttypen.

• Der neue Dokumenttyp soll auf der Seite Eingangsrechnungen im Modul Waren erscheinen. Dazu wird der Mauszeiger im Panel auf Eingangplatziert, wie im Bild unten gezeigt.
  

• Die verantwortliche Person klickt auf die Schaltfläche Datensatz einfügen in der Symbolleiste.
• In das ID Feld schreibt die verantwortliche Person die ID für den neuen Dokumenttyp. Hier ist es 1205.
• Die Felder Kurzbezeichnung und Bezeichnung werden wie im Bild unten gezeigt ausgefüllt.
• Im Archiv und Klassifikation Feld wird der Ort ausgewählt, an dem das Dokument archiviert wird, aus der Dropdown-Liste.
• Abschließend wird der Datensatz durch Klicken auf Speichern.

WARNUNG Um Informationen für die Archiv und Klassifikation Felder aus dem Dropdown-Menü auszuwählen, müssen die Einstellungen in Dokumentation vorbereitet und der E-Business Service aktiviert sein.

HINWEIS Wenn Sie die Einstellungen eines bestehenden Dokumententyps auf einen neuen Dokumenttyp kopieren möchten, verwenden Sie die Schaltfläche Datensatz kopieren .

2. Einstellungen im Waren-Tab

Die verantwortliche Person fährt mit der Eingabe von Daten für den neuen Dokumenttyp 1205 im Waren Panel, dem Eingang Unterpanel, fort. Es gibt drei Tabs im Panel: Grundeinstellungen, Erweiterte Datenund Parameter. Nachfolgend zeigen wir die wichtigsten Einstellungen, die die verantwortliche Person auswählt.

• Im Grundeinstellungen Tab wird im Empfänger Feld das Lager eingetragen. Hier ist es Kostenstelle.

WARNUNG Jeder Dokumenttyp erfordert Informationen über das Lager. In Fällen, in denen Kosten erfasst werden und die Eingabe eines Lagers nicht sinnvoll ist, wird ein fiktives Lager erstellt, um technisch die notwendigen Informationen bereitzustellen.

• Die verantwortliche Person aktiviert ein oder mehrere geeignete Kontrollkästchen im Eingang Abschnitt. Hier ist es Dokument.

• Der Dokumenttyp wird angegeben. Hier ist es, wie im Bild unten gezeigt, Waren.
  

HINWEIS Weitere Informationen zu den Arten von Eingang und verfügbaren Dokumenten finden Sie im Kapitel Eingang. Die Erweiterte Daten und Parameter Tabs ermöglichen es dem Benutzer, erweiterte Einstellungen für jeden Dokumenttyp zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Eingang.

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3. Einstellungen im Status-Tab

Die Status auf einem Dokument erleichtern es dem Benutzer, Dokumente innerhalb eines Dokumententyps zu markieren und anzuzeigen. Zu diesem Zweck kopiert die verantwortliche Person auf dem Status Tab die Status von einem anderen Dokumenttyp wie folgt:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Status kopieren wie im Bild unten gezeigt.

• Ein Fenster öffnet sich, in dem die verantwortliche Person angibt, von welchen bestehenden Dokumenttypen Status übertragen werden können und welcher Kopiermodus verwendet werden soll (siehe Bild unten).
  
• Schließen Sie den Download durch Klicken auf Kopieren.
• Eine erfolgreich abgeschlossene Statuskopie gibt eine Meldung zurück, wie im Bild unten gezeigt.
  

HINWEIS Sie können die Status nach Belieben definieren, indem Sie sie manuell in die Tabelle eingeben. Weitere Details zum Status-Tab finden Sie im Kapitel Status.

4. Einstellungen im Finanz-Tab

Die verantwortliche Person fährt mit den Einstellungen im Finanz Tab fort, wo die Grundeinstellungen zu Buchungen, Bargeld, Transaktionen usw. vorgenommen werden. Zu diesem Zweck werden die folgenden Einstellungen ausgewählt, wie im Bild unten gezeigt.

WARNUNG Um Konten oder Dokumenttypen für Buchungen aus dem Dropdown-Menü auszuwählen, müssen diese zuvor erstellt worden sein.

HINWEIS Weitere detaillierte Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten im Finanz Tab finden Sie im Kapitel Buchung auf vordefinierten Dokumenttypen.

5. Einstellungen im Warenkonten-Tab

Die Kontenübertragungsmatrix ist eine der wichtigsten Einstellungen für die Buchhaltung vor Buchung von Dokumenten. Zu diesem Zweck gibt die verantwortliche Person die Kontendetails im Warenkonten Tab ein. Dies geschieht mit der Schaltfläche Konten kopieren wie folgt:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Konten kopieren wie im Bild unten gezeigt.
  
• Ein neues Fenster öffnet sich, das die Möglichkeit bietet, die Kopiermethode und Kontentypen auszuwählen, wie im Bild unten gezeigt.
  
• Das Kopieren erfolgt nach dem gleichen Verfahren wie oben in Kapitel 3 beschrieben.

6. Einstellungen im Mehrwertsteuerkonten-Tab

Wie Warenkonten sind auch Mehrwertsteuerkonten entscheidend für die Buchung in der Buchhaltung. Die verantwortliche Person verwendet die gleichen Schritte wie im Kapitel 5 oben, um die Konteneinstellungen im Mehrwertsteuerkonten Tab vorzubereiten.

Das Endergebnis des Kopierens der Mehrwertsteuerkonten wird im Bild unten gezeigt.

HINWEIS Weitere detaillierte Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten in den Tabs: Benutzerdefinierte Kosten, Benutzerdefinierte Steuern, Notizen, Berechtigungen, Unterzeichner, finden Sie im Kapitel Konteneinstellungen.

7. Menü aktualisieren

Das Erstellen eines neuen Dokumententyps ändert auch die Anzeige des PANTHEON-Menüs. Zu diesem Zweck wird die verantwortliche Person auch das Menü aktualisieren, um den neuen Dokumenttyp im Menü sichtbar zu machen.

Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Assistenten in der Symbolleiste und wählen die Option Menü aktualisieren , wie im Bild unten gezeigt.

Dokument 1205 ist jetzt im Menü sichtbar Waren | Eingang | Dokument | 1205.