PANTHEON DMS Sicherheit

Alle Dokumente in PANTHEON DMS sind sicher gespeichert.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Sicherheitselemente, die Ihre Daten und den Zugang zum System schützen.

Benutzer können zwischen drei Arten der elektronischen Archivierung wählen:

1. eDokumentation

eDokumentation ist ein cloudbasierter elektronischer Dokumentenspeicherdienst, der auf sicherer Infrastruktur gehostet wird und Teil des PANTHEON DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist. Es dient als zentrales Repository für alle Dokumente, die erstellt, empfangen und mit Geschäftspartnern und anderen Stellen ausgetauscht werden.

Infrastruktur und Umgebung:

• Speicherung auf sicheren Servern, wie im Abschnitt Cloud-Sicherheit beschrieben.

Netzwerk und Konnektivität:

• Verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS/TLS.

Zugang und Authentifizierung:

• Authentifizierung über das PANTHEON-System.

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle.

Datenmanagement:

• Verschlüsselte Dateinamen (7z-Format).

• Sichere Dokumentenspeicherung.

Updates und Wartung:

• Zentralisierte Systemverwaltung.

Regulatorische Compliance:

• Konform mit der DSGVO und Datenschutzbestimmungen.

Audit und Protokollierung:

• Unterstützung für den Zugriff auf Prüfprotokolle.

Wiederherstellung und Geschäftskontinuität:

• Regelmäßige Backups aller Dokumente.

2. Zertifizierte eDokumentation

Ein rechtlich konformes, zertifiziertes elektronisches Archivierungsdienst bereitgestellt von ZZI, genehmigt von den Archiven der Republik Slowenien.

Infrastruktur und Umgebung:

• Dokumente werden auf den sicheren Servern von ZZI gespeichert.

• Infrastruktur, die von der nationalen Archivbehörde zertifiziert ist.

• Dokumenten-Backups sind vorhanden.

Netzwerk und Konnektivität:

• Alle Übertragungen sind über HTTPS/TLS verschlüsselt.

• Archivverbindungen sind durch digitale Zertifikate geschützt.

Zugang und Authentifizierung:

• Zugang wird über die PANTHEON- und ZZI-Systeme verwaltet.

• Rollen- und berechtigungsbasierte Authentifizierung.

• Zusätzlicher Schutz umfasst digitale Signaturen und Zeitstempel beim Eintritt.

Datenmanagement:

• Dokumente sind digital signiert, zeitgestempelt und verschlüsselt.

• Langfristige Lesbarkeit wird mit zertifizierten Formaten sichergestellt.

• Unterstützt sowohl originale digitale als auch digitalisierte Papierdokumente.

Updates und Wartung:

• System wird von ZZI in Übereinstimmung mit nationalen Standards verwaltet.

Regulatorische Compliance:

• Vollständig konform mit dem Dokumenten- und Archivgesetz sowie der DSGVO.

• Zertifiziert von den Archiven der Republik Slowenien.

Audit und Protokollierung:

• Vollständige Nachverfolgbarkeit der Dokumentenoperationen.

• Integrierte Prüfprotokolle, die gesetzlich erforderlich sind.

Wiederherstellung und Geschäftskontinuität:

• Backups werden für jedes archivierte Dokument erstellt.

• DR- und Verfügbarkeitspläne sind vorhanden.

3. Lokale eDokumentation

Elektronische Dokumentenspeicherung vor Ort für Unternehmen mit strengen internen Regeln oder schlechter Internetverbindung.

Infrastruktur und Umgebung:

• Lokale Speicherung innerhalb der Benutzerumgebung.

Netzwerk und Konnektivität:

• Begrenzte Exposition gegenüber dem Internet.

Zugang und Authentifizierung:

• SQL-Server mit Authentifizierung und Rollensteuerung.

Datenmanagement:

• Verschlüsselung auf Datenbank-/Tabellenebene möglich.

• SQL-Protokolle für Audits.

Updates und Wartung:

• Updates werden vom Unternehmensadministrator verwaltet.

Regulatorische Compliance:

• Lokale anpassbare Compliance-Einrichtung.

Audit und Protokollierung:

• SQL-Auditprotokolle für Zugriffe und Änderungen.

Wiederherstellung und Geschäftskontinuität:

• Interne Backups auf der Unternehmensinfrastruktur.