Importieren von Disc oder Server – Importieren von Ordnern
Um eDocumentationkönnen Sie alle Arten von Dateien aus verschiedenen Orten importieren. Eine der Arten des Imports ist Importieren lokal gespeicherter E-Dokumente auf Ihrem Computer oder E-Dokumente aus Ordnern auf dem Unternehmensserver.
Das Programm überprüft, welche Dokumente noch nicht importiert wurden, und importiert und klassifiziert sie über den Austausch Posteingang und den vorbereiteten eWorkflow.
Dieses Kapitel präsentiert einen Fall des Imports einer Datei aus einem lokalen Ordner in eDocumentation.
 |
WARNUNG
Um den eDocumentation Service zu nutzen, muss der Service zuerst aktiviertd und seine Einstellungen müssen definiert werden.
|
Das Importieren eines Dokuments aus Ordnern auf Ihrem Computer erfolgt über einen eWorkflow.
Die verantwortliche Person muss:
Den vorbereiteten eWorkflow importieren: Import aus Ordnern. Der eWorkflow wird über Web Service in das Register übertragen.
|
WARNUNG
Das Importieren des Imports aus Ordnern eWorkflow ist ein einmaliger Prozess. Wenn der eWorkflow über Web Service in das Register übertragen wird, müssen Sie ihn nicht erneut übertragen. Sie können diesen Schritt überspringen.
|
2. Erstellen des Import aus Ordnern Posteingangs und erforderlicher Einstellungen
Der Austausch von Dokumenten aus lokalen Ordnern in eDocumentation erfolgt über einen geeigneten Posteingang.
Dann muss die verantwortliche Person einen Import aus Ordnern Posteingang für GDPR erstellen und dessen erforderliche Einstellungen definieren.
- Name: Import aus Ordnern GDPR (der benutzerdefinierte Name Ihres Posteingangs für den Import von GDPR-Zustimmungen)
- Klassifizierung: 064 – Schutz personenbezogener Daten, sensibler Daten, Geschäfts- und Steuergeheimnisse
- Betreff: Tecta Plc.
- Einstellungen – Operationen (der Pfad, von dem die Dokumente auf Ihrem Computer entnommen werden und wo sie abgelegt werden)
Dies definiert den Pfad für den Import von Dokumenten, den der Import aus Ordnern eWorkflow navigieren wird.
 |
HINWEIS
Sie können eine benutzerdefinierte Anzahl von Posteingängen für den Import aus Ordnern erstellen. Durch sie können spezifische Dokumente aus verschiedenen Ordnern auf dem Server oder Computer importiert und korrekt klassifiziert werden.
|
|
WARNUNG
Das Erstellen des Import aus Ordnern Posteingangs und das Definieren seiner Einstellungen ist ein einmaliger Prozess. Wenn der Posteingang erstellt ist, müssen Sie dies nicht erneut tun, und Sie können diesen Schritt überspringen.
|
3. Importieren von Dokumenten aus Ordnern
Dann beginnt die verantwortliche Person mit dem Import von ausgefüllten GDPR-Zustimmungsformularen. Dies geschieht durch die Verwendung des vorbereiteten Import aus Ordnern eWorkflow.
Dies geschieht durch Auswahl des Formulars Dokumente aus dem Menü Einstellungen | Dokumentation | Dokumente und klickt auf das 
(Import/Export Daten) in der Symbolleiste.
Aus dem Dropdown-Menü wählt die verantwortliche Person DMS Import Ordner.
Das Programm zeigt Daten über die Anzahl der empfangenen Dokumente an. In diesem Fall: "Neue Dokumente: 0."
Die verantwortliche Person klickt auf die Ok Schaltfläche und überprüft die empfangenen Dokumente im Import aus Ordnern Posteingang.
4. Überprüfen importierter Dokumente
Zuletzt möchte die verantwortliche Person die Liste der empfangenen Dokumente aus dem lokalen Ordner nach eDocumentationüberprüfen.
Die verantwortliche Person filtert die Liste der Dokumente nach Posteingang: Import aus Ordnern GDPR (wie im Bild unten zu sehen). Dadurch wird die Anzeige auf die Dokumente aus dem Posteingang beschränkt.
Das detaillierte Verfahren zur zusätzlichen Filterung und Sortierung der Liste der Dokumente wird im Kapitel Suche in der Dokumentation.
