Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za raspodjelu
Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za raspodjelu
 |
Za osnovne pojmove u svezi ključeva za raspodjelu pogledajte Ključevi za raspodjelu i Rasknjižavanje s ključevima za raspodjelu.
|
|
Pogledajte i povezane primjere:
|
|
U ključevima za raspodjelu možemo navesti odjel kao nositelj troškova, koji se u poziciji novokreirane temeljnice koristi istovremeno. U prikazanom primjeru smo troškove dijelili samo po odjelima: istovremeno ih možemo razdijeliti i po nositeljima troškova.
|
Razdjeljivanje knjiženja upotrebom ključeva za raspodjelu upotrebom predlžaka za automatsko knjiženje je najjednostavniji i najpregledniji način naknadnog razdjeljivanja upotrebom ključeva za raspodjelu. Time storniramo postojeća knjiženja i kreiramo nova, raspoređena po odjelima upotrebom ključeva za raspodjelu. Upotrebom ovdje preporučenog načina razdjeljivanja su takva naknadna knjiženja i iskazana u različitoj vrsti dokumenta knjiženja. Prednosti takvog načina su:
-
znamo, da na takvom nalogu za knjiženje uvijek očekujemo saldo 0 (storno starog knjiženja i novo knjiženje), osim ako se radi o grešci
-
ako smo pri upotrebi ključeva za raspodjelu pogrešili ili se u skladu sa naknadnim dogovorom ista promeni, jednostavno obrišemo temeljnicu, popravimo predložak automatskog knjiženja i postupak ponovimo. Pri tome nije potrebno popravljati ni izvorna knjiženja u glavnoj knjizi ni izvorni primljeni dokument.
1. Nova vrsta dokumenta temeljnice
Najprije otvorimo novu vrstu dokumenta temeljnice za knjiženje zato, da:
-
razdvojimo naknadna knjiženja po ključevima, što možemo koristiti npr. kod ispisa bruto bilance. U tom i ostalim obračunima saldakonta/glavne knjige možemo pojedinu vrstu dokumenta temeljnice isključiti iz ispisa i tako dobiti stanje podataka prije naknadno razdjele na odjele
-
je to vrsta dokumenta, gdje uvijek očekujemo saldo dugovnih i potražnih prometa 0
Za naš primjer ćemo koristiti vrstu dokumenta 473.
2. Oblikujemo ključeve za raspodjelu
U šifrantu ključeva za raspodjelu oblikujemo toliko ključeva za raspodjelu, koliko ih za razdjeljivanje prometa na pojedinačnom kontu ili skupini konta trebamo.
Za naš primjer smo izabrali jedan sam ključ za raspodjelu, koji je prikazan već u poglavju o ključevima za raspodjelu.
3. Izaberemo konto ili grupe konta i ključeve za raspodjelu
Odredimo, koja konta ili grupe konta dijelimo i koji ključ koristimo.
Za naš primjer ćemo izraditi predložak za troškove najamnine, koje vodimo na sintetičkom kontu 413.
Mogli bi postupati i drugačije i za svaki pojedinačni analitički konto iz našega kontnog plana izabrati drugi način raspodjele, drugi ključ za raspodjelu.
Isto tako bi mogli razdijeliti po istom ključu i sva konta iste grupe (npr. 53), kada i ako to ima smisla.
4. Odredimo razdoblje (period) za preknjižavanje
Pravilno je, da se već pri oblikovanju ključeva za raspodjelu odlučimo, koliko često (npr. mjesečno, polugodišnje, godišnje) ćemo dijeljenje izvoditi i koji kriterije ćemo koristiti za skupljanje podataka (npr. datum razdoblja knjiženja), da se preknjižavanja ne bi međusobono prekrivala.
Ima smisla izabrati razdoblje mjesec i datumski kriterijum "Razdoblje knjiženja".
5. Preknjižavanje ili ispisivanje
Možda je dovoljno, da vrijednost troškova po pojedinim odjelima samo pregledamo. U tu svrhu možemo obračun samo ispisati a da knjiženje i ne pokrenemo.
6. Predložak automatskog knjiženja
|
Poz.
|
Komentar
|
|
10
|
crveni storno dosadašnjih knjiženja
= skupimo (sumiramo) potražni saldo svih konta sintetičkog konta 413, #SP413%#.
Na taj način dobijemo saldo tih konta u negativnoj vrijednosti, što ćemo upotrebiti za knjiženje crvenog storna.
Umjesto na potražni saldo konta bi se moglo pozivati i na potražni promet (npr. #SK533%#), ali smo za ovaj primjer koristili potražni saldo, pa je uključen i mogući crni storno.
U toj poziciji smo definisali samo dugovno knjiženje i zahtevali, da se dugovno knjiženje izvrši na isti konto i u istoj vrijednosti, kao što je bilo korišteno u formuli za izračun podataka.
Izabrali smo vrstu knjiženja "Po odjelima", da se u poziciju storno knjiženja zapiše i šifra odjela, na kojem smo knjiženje stornirali. Tako ćemo istovremeno dobiti i podatak, da li je knjiženje već dodijeljeno nekom odjelu - ako je bilo, biti će iz tog odjela i stornirano.
|
|
20
|
razdijeli po ključu
= skupimo (sumiramo) dugovni saldo svih konta sintetičkog konta 413, #SO413%#.
Gledajući formule za izračun važi isto tumačenje kao kod pozicije 10.
I u toj poziciji smo definirali samo dugovno knjiženje i zahtjevali, da se dugovno knjiženje izvrši na isti konto i u istoj vrijednosti, kao što je bilo upotrebljeno u formuli za izračun podataka.
Vrsta knjiženja tu ne igra nikakvu ulogu, jer smo u polju "Ključ za raspodjelu" naveli ključ za raspodjelu, po kojem se saldo troškovnih konta razdijeli.
|
7. Brojčani primjer
1. Dobavljačev račun
U Svibnju 2020 smo primili račun za:
- najamninu poslovnih prostora u iznosu 1.000 KN (konto 4130), po prijemu računa bio je knjižen na odjel "001/03"
- najamninu garaže i parkirišta u iznosu 200 KN (konto 4131), po prijemu računa bio je knjižen na odjel "001/03"
2. Obračun razvrstavanja
U lipnju zbog pripreme mjesečne bilance troškove razdijelimo po odjelima na predlošku unapred dogovorenog ključa za razdjeljivanje.
Izaberemo "Razdoblje knjiženja" - početni datum 1.5.20, krajnji datum 31.5.20. Poslovni događaj preknjižavanja uknjižimo s zadnjim danom izabranog razdoblja, s datumom 31.05.20.
Klikom na tipku 
na predložak knjiženja za preknjižavanje po ključu za raspodjelu, otvori se panel za preknjižavanje:
Prije knjiženja je korisno, da podatke za knjiženje najprije pregledamo na ispisu, npr. "Obračun po pozicijama - detaljno".
3. Temeljnica za knjiženje razvrstavanja
Klikom na tipku "Knjiženje" podatke iz ispisa još zapišemo u temeljnicu.
Kao što smo naveli, vrijednosti knjiženja iz izabranog razdoblja se storniraju u vrijednosti i s navođenjem odjela, koji ulazi u izvirno knjiženje.
Proknjiže se i nove vrednosti i pozivi na odjelima, kao što smo naveli u ključevima za raspodjelu.
4. Konto kartica
5. Bruto bilanca po odjelima - sve temeljnice
6. Bruto bilanca po odjelima - bez temeljnice razvrstavanja
|
Opisane primjere možemo koristiti i za razdjeljivanje prihoda, samo da skupljanje pasivnog i aktivnog stanja na kontu ili grupi konta smisleno prilagodimo!
|