Uvoz izvoda

Uvoz izvoda

Ova funkcija omogućava uvoz datoteke s prometima (promjenama) na transakcijskom računu pojedinog dana, koju preuzmemo (dobijemo) od naše poslovne banke ili poslovnice FINA-e.

Datoteke se mogu uvesti u obliku:

1. tekstualne datoteke (.txt) - kod uvoza potrebno je odabrati strukturu 3 - HUB3

2. HUB3 datoteke - kod uvoza potrebno je odabrati strukturu 3 - HUB3

3. XML datoteke - kod uvoza potrebno je odabrati strukturu 4 - ISO SEPA XML

Kako teče postupak?

1. Najprije osigurajte da tekstualnu datoteku s izvodom imate fizički u nekoj od mapa na Vašem računalu.

2. U izborniku Novac | Likvidatura | Uvoz izvoda izaberite put do datoteke i ime datoteke.

3. Kliknite tipku . Popuniti će se podaci u panelu Bankovni podaci. Ako u prijašnjem polju nismo izabrali pravilne datoteke za uvoz, program javi poruku (Greška u postavci puta do datoteke, odnosno u strukturi datoteke).

4. Program potraži i odgovarajuću šifru vrste dokumenta za knjiženje izvoda, ako je u vrsti dokumenta za knjiženje izvoda unesen broj transakcijskog računa, na kojeg se izvod odnosi. Redak napuni s osnovnim podatcima.  Program će potražiti podatak tako da:

• za broj transakcijskog računa, kojeg podatke unosimo (naveden na izvodu i vidljiv iz prvog polja retka s osnovnim podatcima)
• program potraži broj tog transakcijskog računa među preuzetim vrijednostima u vrstama dokumenata za knjiženje izvoda
• u tako izabranoj vrsti dokumenta likvidature, u polju "Uvoz bankovnih izvadaka za vrstu dokumenta",  potraži broj vrste dokumenta za knjiženje izvoda, koji će se zadano popuniti kod upotrebe modula za uvoz bankovnih izvadaka.

Podaci u panelu Knjiženje u tom trenutku mogu biti nepotpuni, te su stoga s crvenom bojom označena ona polja gdje nedostaje podatak za knjiženje.

5. Izaberite vrstu dokumenta Novac (ako nije bila automatski popunjena u prethodnom koraku), u kojoj će se uvezeni izvod knjižiti.

Odabirom vrste dokumenta za knjiženje izvoda definiramo i parametre za odabir konta za knjiženje glede na izabrane kriterije, koje smo prethodno unijeli u izabranom šifrantu vrsta dokumenata modula Novac. Tamo su, dakle, navedeni kriteriji prema kojima odlučujemo na koji konto se promet iz izvoda knjiži i pod kojim uvjetima. Stoga je odabirom vrste dokumenta modula Novac barem većina podataka pripremljena za knjiženje. Pozicije za koje još nisu uneseni odgovarajući parametri za knjiženje, obojane su crveno. Nadopuniti ih možemo tako da:

• nadopunimo postavke u šifrantu vrsta dokumenata modula Novac i ponovimo postupak uvoza
• nadopunimo podatke neposredno u panelu Knjiženje modula za uvoz bankovnih izvadaka

	Program na temelju nađene veze dokumenta, samostalno popuni subjekta za zatvaranje otvorene stavke. Subjekt kod zatvaranja-kniženja izvoda biti će jednak kao subjekt na izvornom veznom dokumentu.
	Program na temelju pronađene veze dokumenta, samostalno popuni konto za zatvaranje otvorene stavke. ako su na izvorno knjiženom dokumentu tri knjiženja ili više, pravilo za punjenje konta je saldakontni konto među tim knjiženjima. Saldakontni konto na zatvaranju-knjiženju izvoda biti će jednak saldakontnom kontu na izvornom veznom dokumentu.
	Program kod uvoza izvoda na temelju pronađenog subjekta (kojeg nađe po šifri subjekta ili po TRR-u subjekta) puni konto kod uvoza izvoda na temelju postavljenog konta u Financijskim podacima kupca ili Financijskim podacima dobavljača. Konto za uvoz izvoda se može postaviti i u financijskim podacima u TIP-u subjekta.

Sve dok ne nadopunimo sve podatke, podatke iz izvoda ne možemo knjižiti, odnosno prenijeti na temeljnicu za knjiženje! Pokušaj knjiženja podataka iz izvoda u temeljnicu, u tom slučaju, rezultira greškom (vidi Knjiženje nije moguće! Nadopuni podatke u poziciji <Polje>, poz: XX!).

Prijenos podataka u temeljnicu za knjiženje izvoda upotrebljava sve kontrole obaveznih unosa, koje smo postavili pri oblikovanju kontnog plana (vidi Kontni plan), isto kao kod ručnog ili automatskog knjiženja. Podatak koji je obavezan zbog postavki kontrole konta, stoga je obojan crveno, a podatak koji nedostaje uzrokuje gore navedenu grešku.

Postupak uvoza bankovnog izvoda provjerava transakcijske račune uplatitelja i primatelja plaćanja glede na podatke, unesene u šifrant partnera (vidi Kunski računi). Ako je, dakle, naziv partnera u uvezenoj datoteci nepotpun ili pogrešan, priljev ili odljev će biti pripisan onoj šifri (nazivu) poslovnog partnera, koja je unesena u Vaš Šifrant poslovnih partnera, kako bismo omogućili pravilno zatvaranje. Stoga podaci o subjektu u panelu Bankovni podatci i u panelu Knjiženje mogu biti različiti.

6. Podatke nadopunimo u panelu Knjiženje. Kada su svi potrebni podaci uneseni, iz izbornika čarobnjaka izaberemo funkciju Knjiži. Funkcija kreira temeljnicu za knjiženje izvoda iz transakcijskog računa.

Postupak uvoza bankovnog izvoda NE PROVJERAVA OTVORENE STAVKE PARTNERA. Podatak kojeg pročitamo iz izvoda, biti će uvezen, bez obzira da li, npr. vezni dokument na koji se kod plaćanja poziva kupac, postoji ili ne. Stoga Vam savjetujemo da istodobno, kod svakog uvoza izvoda, iz retka s alatima pozicija temeljnice provjerite još i otvorene stavke, te prema potrebi zatvorite stavke s nepravilnim ili neodgovarajućim pozivom.

7. Ako postupak prekinemo ili zatvorimo prozor prije nego uspijemo kreirati temeljnicu, eventualno dodani podaci će se izgubiti. Program će nas na to upozoriti porukom: Bankovni izvod nije knjižen! Svi unosi bit će izgubljeni! Da li da svejedno zatvorim?

Da li se može istovremeno uvesti izvode za više datuma? Da.

Ako želimo istovremeno uvesti bankovne izvode za više datuma, koristimo opciju "Izvor" u glavi Uvoza bankovnih izvadaka. Ova opcija je dostupna za uvoz izvoda sa ISO SEPA xml. strukturama.

Mogućnosti uvoza datoteke - Izvor:

• Datoteka - uvozi se jedan bankovni dokument
• Directory - uvozi se datoteka u koju smo pospremili više bankovnih izvoda. Klikom na tipku "Uvoz", program će uvesti podatke iz svih dokumenata u mapi, odvojiti po datumima i nakon popunjavanja svih podataka proknjižiti izvode odvojeno po datumskim kriterijima
• ZIP - uvozi se ZIP-ana datoteka u koju smo pospremili više bankovnih izvoda. Klikom na tipku "Uvoz" , program će raspakirati ZIP-anu datoteku i uvesti podatke iz svih dokumenata u mapi, odvojiti po datumima i nakon popunjavanja svih podataka proknjižiti izvode odvojeno po datumskim kriterijima

Pregled podataka

Pregled podataka (desni klik mišem  na tabu za knjiženje kod uvoza bankovnih izvoda ) omogoćava nam da pregledamo kako su podaci bankovnog izvoda povezani s podacima iz Pantheona.

Popuni odjele i popuni nositelje troškova

Odjeli i nositelji troškova zadano će se popuniti ako je u Administratorskoj konzoli označena postavka Zatvaranje po odjelima i nositeljima troškova. Drugi način na koji možemo aktivirati ovu opciji je da aktiviramo postavku "Popuni odjele" i/ili "Popuni nositelje troškova" kod uvoza izvoda. Ove opcije se prikažu desnim klikom miša na tabu za knjiženje. 

Pantheon će zapamtiti ove postavke i popuniti odjele i nositelje troškova kod slijedećeg uvoza bankovnog izvoda. Odjel i nositelj troška se neće popuniti u situaciji ako vezni dokument nije ispravan tj. nije isti kao kod izvornog dokumenta na knjiženju.

Postavku poništimo ponovljenim desnim klikom miša (kvačica uz ove opcije nije prikazana).

Označi zapise ako kriteriji odgovaraju za više subjekata

Kod uvoza izvoda program može naići na više subjekata sa jednakim podacima, npr. isti broj TRR-a.  Da bi se takvi subjekti obojali drugačijom bojom (svjetlo plavom) aktiviramo opciju "Označi zapise ako kriteriji odgovaraju za više subjekata".

Ako označimo opciju, program oboji ovakve pozicije drugom bojom, što znači da možemo izmjeniti subjekt na knjiženju, s nekim drugim subjektom. Desnim klikom program prikaže sve subjekte koji imaju isti kriterij (u našem slučaju isti TRR), te izaberemo drugi  - ispravan subjekt.

Podijeli plaćanje na temelju združenog platnog naloga

U situaciji ako smo u likvidaturi kreirali i poslali zbirni platni nalog za više dokumenata, prilikom uvoza izvoda označimo opciju "Podijeli plaćanje na temelju združenog platnog naloga". Program će provjeriti ako za odabrano plaćanje postoji više dokumenata. Uvjet za podjelu su: isti subjekt, pozivi (duguje/potražuje), šifra namjene . Ako uvjeti odgovaraju, program će podijeliti plaćanje na više pozicija vezano za pojedinačne dokumente.

U primjeru sa slike, u uvezenoj datoteci, plaćanje je bilo na 1.150, HRK na jednoj poziciji. Program je kod ovog subjekta, istog poziva i šifre namjene pronašao združen platni nalog, koji je kreiran iz dva računa i zato je plaćanje u jednom iznosu podijelio na dva pojedinačna dokumenta.

U Administratorskoj konzoli Naziv 2 koji će se zabilježiti kao ime subjekta u datoteci poslanoj banci. To znači da se združeni platni nalozi za plaćanje također nalaze na osnovu Naziva 2, a ne na osnovu Subjekta.

Ova funkcija uvijek dijeli naloge za plaćanje na temelju izvornih naloga za plaćanje. To znači da ako je iznos združenog naloga za plaćanje kasnije promijenjen u bankovnoj aplikaciji, podjela će stvoriti retke s izvornim iznosom. Primjer: Združili smo nalog za plaćanje 21-LI0-000001 za 10,00 EUR i nalog za plaćanje 21-LI0-000002 za 12 EUR. Izrađen je novi spojeni nalog za plaćanje za 22 EUR. Kao takav uvezen je u bankovnu aplikaciju. Prije nastavka plaćanja iznos je promijenjen na 24 EUR. Pri uvozu bankovnog izvoda za ovu uplatu s opcijom plaćanja "Podijeli plaćanje na temelju združenog platnog naloga", Pantheon će na bankovnom izvodu stvoriti dvije linije, jednu za 10,00 EUR i drugu za 12,00 EUR. Pojavit će se poruka: Iznos spojenog naloga za plaćanje u Pantheonu nije jednak iznosu na bankovnom izvodu.

Prikaz svih podataka na panelu knjiženje

Opcija se aktivira desnim klikom miša na panelu Knjiženje. Ako je aktivirana, svi podaci iz privremene tabele na panelu Bankovni podaci, uključe se u prikaz na panelu Knjiženje.

Puni nedostajuće TRR kod knjiženja

Opcija se aktivira desnim klikom miša na panelu Knjiženje. Ako je aktivirana, program će nakon knjiženja izvoda dodati TRR iz panela Bankovni podaci, na subjekt koji je izabran na panelu Knjiženje, ako taj subjekt nema unesen TRR.

Pregled punjenja podataka

Klikom na ovu opciju prikaže se poruka, na osnovu kojih podataka je popunjena pozicija (subjekt i konto)

Podijeli plaćanje prilikom odabira povezanog dokumenta

Ako je ova opcija označena, kod zatvaranja više računa, program prikaže poruku da li želimo podijeliti poziciju. Ako ju potvrdimo, pozicija će se podijeliti, a ako odaberemo "Ne" pozicija se neće podijeliti.