Tabelul clasificărilor
Pe Schema de clasificare formular, toate clasificările create sau descărcate ale companiei sunt afișate.
 |
SUGESTIE
Clasificarea este sortarea și gruparea documentelor pe baza caracteristicilor identice sau similare. Pe lângă clasificarea și gruparea documentelor, aceasta determină și modul de gestionare a documentelor. Determină în ce depozit va fi păstrat/localizat acest document, cât timp va fi păstrat, etc.
|
În partea de sus a tabelului există un câmp prin care putem căuta clasificări. 
|
Câmp de introducere
|
Introduceți numele sau numărul clasificării pe care o căutați în câmp. Programul ne va arăta rezultatele căutării cu toate potrivirile care conțin ceea ce ați introdus.
|
|
 (Anterior)
|
Făcând clic pe buton, programul ne va arăta următoarea potrivire în ordine dacă există mai multe rezultate de căutare.
|
|
 (Următor)
|
Făcând clic pe buton, dacă există mai multe rezultate de căutare, programul va afișa rezultatul anterior în ordine.
|
Tabelul afișează datele de bază ale clasificării, tipul materialului, valabilitatea clasificării și persoana responsabilă desemnată pentru fiecare clasificare.
În tabel găsim datele clasificărilor companiei introduse în secțiunea Date de bază:
|
ID
|
În câmp este afișat codul alfanumeric al fiecărei clasificări.
|
|
Material
|
Câmpul conține o descriere sau numele clasificării individuale.
|
|
Tip de material
|
În câmp este afișat tipul de material selectat. Există trei tipuri presetate:
- Material de arhivă - este material documentar care are o semnificație durabilă pentru afacere mult timp după crearea sa (de ex. date de registru, date funciare …)
- Material documentat permanent - sunt toate tipurile și formele de înregistrări create sau primite în cursul activității persoanelor juridice și fizice, care nu sunt considerate material arhivistic prin lege, dar au o perioadă legală de păstrare
|
|
Flux de lucru
|
Câmpul conține informații despre fluxul de lucru care va fi executat când un document este clasificat cu această clasificare.
|
|
Valabilitate
|
Perioada de valabilitate a depozitării documentelor pe o clasificare individuală este introdusă în acest câmp.
|
|
Perioada de valabilitate
|
Câmpul conține unitatea de timp selectată pentru valabilitatea documentelor depozitate la o anumită clasificare.
|
|
Persoană responsabilă
|
Persoana responsabilă selectată pentru o anumită clasificare este scrisă în câmp. Aceasta a fost selectată în câmpul Persoană responsabilă din secțiunea Date de bază, din lista derulantă a registrului de Subiecte - Contacte.
|
| Căutabil |
Prin selectarea casetei de selectare Căutabil pentru o clasificare, utilizatorii pot căuta conținutul documentelor atribuite acelei clasificări folosind Căutarea text complet (FTS).
Acest lucru permite utilizatorilor să găsească rapid documente pe baza cuvintelor sau expresiilor conținute oriunde în document.
|
| OCR |
Prin selectarea casetei de selectare eOCR pentru o clasificare, utilizatorii pot activa recunoașterea automată a textului pentru documentele atribuite acelei clasificări.
Formate specifice de fișiere pot fi, de asemenea, selectate pentru fiecare clasificare. Doar documentele în formatele selectate vor fi procesate, permițând utilizatorilor să controleze ce documente sunt incluse în procesarea eOCR.
|