Facturare Recurentă

Facturare Recurentă

Termenul 'facturare recurentă' se referă la un tip specific de facturare în care chitanțele individuale de ambalare sunt colectate într-un voucher sumar și înregistrate în registrul general. Motivul principal pentru facturarea recurentă este întotdeauna o situație în care avem un număr de chitanțe de ambalare pe care nu dorim să le înregistrăm individual în registrul general sau în conturile subsidiare.

1. Exemple tipice de facturare recurentă

Cele mai tipice exemple de facturare recurentă sunt:

• Facturarea la fiecare 10 zile sau lunar (facturăm clientul sau furnizorul ne facturează la fiecare 10/30 de zile),
• facturarea comună a mai multor unități de afaceri,
• livrări succesive.

Caracteristicile generale ale unui document de emisiune recurentă sunt definite în Registrul tipurilor de documente – emisiune colectivă, și pentru o factură consolidată în Registrul tipurilor de documente – factură consolidată. Exemplele pot fi găsite în emisiune colectivă sau factură consolidată.

2. Procesul de facturare recurentă

Să ne uităm la facturarea recurentă folosind exemplul facturării comune a mai multor unități de afaceri. Lecțiile învățate din acest exemplu pot fi ușor generalizate și aplicate altor cazuri.

Să presupunem că avem Clientul A, care are unități de afaceri BU Ljubljana, BU Koper, BU Maribor. Livrăm bunuri unităților de afaceri ale Cumpărătorului, iar pentru fiecare livrare emitem o chitanță de ambalare, care este semnată de reprezentantul autorizat al Cumpărătorului pentru a confirma primirea.

Așadar, avem chitanțe de ambalare pentru o anumită perioadă de timp:

Exemplul de mai sus ar putea fi parțial optimizat prin utilizarea unei perechi cumpărător/plătitor, dar pentru claritate ne vom menține la această setare.

Dacă înregistrăm chitanțele de ambalare direct, vom avea următoarele înregistrări în conturile subsidiare (am ignorat înregistrările fiscale în exemplu!):

Pe lângă creșterea excesivă a înregistrărilor, acest lucru face, de asemenea, foarte dificil pentru noi să verificăm (nu este imediat evident cât datorează clientul) și să facem munca (de exemplu, închiderea conturilor).

Recunoscând dezavantajele facturării unui număr mare de facturi cu sume mici, ajungem la un acord cu clientul pentru a-i factura o dată la 10 zile. Cu fiecare astfel de (consolidată) factură capturăm toate chitanțele de ambalare pentru acel client.

Când deschidem tipuri de documente, trebuie să fim atenți să marcăm documentele pe care le consolidăm (de exemplu, chitanțele de ambalare) ca documente interne!

În exemplul de mai sus, o astfel de decizie duce la emiterea a două facturi recurente:

care simplifică de asemenea imediat înregistrarea:

3. Facturarea recurentă a diferitelor tipuri de documente

Facturarea recurentă este deosebit de importantă pentru diferitele tipuri de documente.

Exemplul de mai sus este îmbunătățit prin specificarea că fiecare dintre clienți este deservit de un pasager care efectuează de asemenea vânzări mobile.

Pentru a evita ambiguitatea și a asigura transparența, fiecare pasager trebuie să își furnizeze propria numerotare.

Cea mai simplă modalitate de a asigura o numerotare unică în întreaga organizație este de a deschide un tip diferit de document pentru fiecare pasager.

O factură recurentă care ia în considerare aceste tipuri de documente asigură o contabilitate transparentă. Presupunem chitanțele de ambalare ca în lista de mai jos:

4. Facturarea recurentă a diferitelor tipuri de documente

Dar viața are cazuri și mai complicate. În cazul retururilor (de exemplu, cu livrări de ziare), trebuie să deducem chitanțele bunurilor returnate din suma totală a notelor de livrare emise și să facturăm doar cantitatea netă primită.

Pentru fiecare pasager din exemplul de mai sus, deschidem un nou tip de document – o notă de credit.

Extindem definiția unei facturi recurente pentru a include notele de credit recent deschise.

Chiar mai complicat este utilizarea facturării recurente la monitorizarea subcontractării producției, deoarece trebuie să primim chitanțe interne cu facturarea recurentă.

Facturarea recurentă a diferitelor tipuri de documente (primire/emisiune) este posibilă din PANTHEON 4.5 încolo.