Kreiranje dokumenta izdaje
Kreiranje dokumenta izdaje
1. Izbira vrste dokumenta
Najprej izberemo vrsto dokumenta, v kateri želimo kreirati izdano fakturo. V meniju Blago -> Izdaja -> Dokument izberemo oz. kliknemo na željeni dokument.
Lahko pa dokument izberemo tudi s klikom na bližnjico; ikono, nastavljeno v orodni vrstici.
2. Kreiranje novega dokumenta
V ukazni vrstici 
kliknemo na gumb nov zapis 
. S tem se nam odpre nov dokument, v katerem bomo kreirali izdano fakturo.
 |
Ker se program vedno postavi na zadnji kreirani dokument, ko odpremo vrsto dokumenta za kreiranje izdane fakture, je potrebno vsakič, ko želimo kreirati nov dokument, klikniti na gumb Nov zapis  . Odpre se nov dokument, pripravljen za vnos podatkov. |
3. Vnos podatkov
3.1. Vnos podatkov o kupcu oz. prejemniku
Najprej vnesemo kupca oz. prejemnika. Ko vnesemo kupca se le-ta prenese tudi v polje Prejemnik. Če sta kupec in prejemnik različna, moramo vnesti tudi polje Prejemnik. Nazive obeh polj (Kupec, Prejemnik) nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov.
Partnerja v polji Kupec oz. Prejemnik vnesemo tako, da začnemo pisati prve čkre partnerja, ki ga želimo vnesti. Program na ta način oži izbor partnerjev, ki smo jih predhodno vnesli v Šifrant subjektov.
Partnerja lahko poiščemo tudi z naprednješimi kriteriji, s funkcijo Iskanje partnerjev (Ctrl+S). Če želimo vnesti partnerja, ki ga v Šifrantu subjektov še ni, kliknemo na gumb 
, s katerim odpremo Šifrant subjektov, kamor lahko vnesemo nov subjekt.
|
V primeru, da v šifrantu subjektov nimamo vnešenega subjekta, ki ga želimo izbrati na dokumentu, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo s klikom na gumb  , s katerim odpremo Šifrant subjektov za vnos novega subjekta. |
3.2. Številka izdanega dokumenta, vnos datumov in potrjevanje dokumenta
Številko izdanega dokumenta kreira program avtomatično. Pojavi se kot dvomestna oznaka letnice, oznaka vrste dokumenta (enaka kot v Šifrantu vrst dokumentov) in niz vprašajev, ki jih program ob potrditvi računa spremeni v zaporedno številko dokumenta. Dolžino formata števike dokumenta nastavimo v Administratorski konzoli.
Vnesemo datume. Datum lahko vnašamo ročno tako, da se z miško postavimo v datumsko polje in ga vpišemo oz. ga izberemo iz koledarja, ki se prikaže s klikom na jeziček.
- Dobavnica: datum, s katerim izdamo idente iz skladišča in s tem razbremenimo zalogo na tem skladišču;
- Račun: datum kreiranja oz. izdaje izdane fakture;
- DDV: datum za uvrstitev dokumenta v davčne evidence. Privzeto se polni z datumom izdaje računa, lahko pa ga tudi naknadno popravimo.
Program privzeto napolni vse tri datume z današnjim datumom. Ko je dokument kreiran ga s kljukico tudi potrdimo. Dokument je tako pripravljen na nadaljnjo obdelavo v glavni knjigi in davčnih evidencah. Z avtorizacijami lahko ostalim uporabnikom tudi preprečimo spreminjanje že potrjenih dokumentov.
3.3. Vnos podatkov v glavi dokumenta
Oddelek izberemo iz Šifranta subjektov (na enak način kot kupca oz. prejemnika); lahko pa ga kot privzetega nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov. V glavi vnešeni oddelek se privzeto polni v pozicije dokumenta. Podatek o oddelku ni obvezen podatek.
Način prodaje, Valuta, Dnevi oz. Datum zapadlosti, Tekst, Dostava, Pariteta in Kraj paritete, Država namena, Način plačila in Cenovni razred se prenesejo iz Šifranta subjektov. Tečaj BS pa se prenese iz tečajnice Banke Slovenije - srednji glede na datum, vnešen v Administratorski konzoli - Način iskanja tečaja. Tristranski posel se privzeto napolni z vrednostjo 0. ni tristranski posel. Vse te podatke lahko spremenimo oz. vnesemo tudi na samem dokumentu.
V vezni dokument 1 oz. 2 napišemo številke in datum povezanih dokumentov z izdano fakturo, ki jo kreiramo. Nazive polj veznih dokumentov nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov.
Določimo Odgovorno osebo, medtem ko Referenta ne moremo spreminjati.
4. Vnos pozicij
Z miško se postavimo na kolono Koda ali Naziv, odvisno od tega, ali želimo idente iskati po kodi ali po nazivu. Idente po kodi oz. nazivu iščemo tako, da začnemo pisati prve čkre kode oz. naziva identa, ki ga želimo vnesti v pozicijo. Program na ta način oži izbor identov, ki smo jih predhodno vnesli v Šifrant identov.
Ident lahko poiščemo tudi z naprednješimi kriteriji, s funkcijo Išči ident (Ctrl+F).
|
V primeru, da v Šifrantu identov nimamo vnešenega identa, ki ga želimo izbrati na poziciji dokumenta, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo z dvoklikom na polje Koda ali Naziv, s katerim odpremo Šifrant identov za vnos novega identa. |
Ko izberemo željen ident, vpišemo še količino identa v kolono Količina. Vse ostale podatke na poziciji program polni avtomatsko glede na vnešene parametre v Šifrantu identov oz. jih izračuna. Seveda lahko posamezne parametre na sami poziciji tudi popravimo.
Na poziciji se med kolonami sprehajamo s tipko 
, za prehod v novo vrstico pa uporabimo kurzorsko tipko dol 
.
5. Vrednostna vrstica
5.1. Opomba na dokumentu
Polje Opomba na dokumentu je namenjeno vnosu opombe dokumenta. Tukaj vnešen tekst se izpiše na samem dokumentu izdaje.
5.2. Podatki o vrednosti
Polja, označena s sivo barvo, program izračuna sam in jih ne moremo spreminjati.
Lahko pa vpišemo vrednost oz. odstotek popusta, ki ga program preračuna med pozicije. Če smo že v postopku kreiranja pozicij vnesli popust v pozicije, se le-ta prikaže tudi tu.
6. Izpis dokumenta izdaje
Ko smo zaključili s kreiranjem dokumenta izdaje, ga lahko izpišemo s klikom na gumb Račun oz. Dobavnica. Privzeto se bo izpisala zadnja izpisana oblika računa.
V primeru, če želimo izpisati neko drugo obliko izpisa, na gumbu Račun ali Dobavnica kliknemo desni gumb miške in izberemo željeni izpis.
7. Knjiženje dokumenta izdaje
Dokument izdaje je lahko knjižen na različne načine:
- s klikom na gumb Knjiži
, ki ga najdemo na zavihku Knjiženje izdajnega dokumenta,
- z avtomatskim knjiženjem izdanih računov preko menija Denar / Avtomatsko knjiženje / Izdani računi ali
- ob posamičnemu izpisu dokumenta izdaje.
Splošen opis funkcije:
Povezane teme: