Nastavitve vrst dokumentov
Dokumentom, ki jih bomo uporabljali v eDokumentaciji je potrebno v Šifrantu vrst dokumentov določiti arhiv in klasifikacijo.
S tem lahko vrsti dokumenta določimo, kako se ob uvozu v dokumentacijo klasificira in kje se hrani.
 |
Namig
Arhiv dokumentov si najlažje predstavljamo kot omaro. Klasifikacijo pa kot fascikel v omari. Znotraj zgoraj omenjenih nastavitev določamo v kater arhiv (omaro) in klasifikacijo (fascikel) naj se umešča posamezna vrsta dokumenta, znotraj hrambe dokumentov. Več o terminih ePoslovanja v PANTHEON-u si preberite TUKAJ.
|
Dokumentom določimo predpripravljen arhiv DIZ0 ali kreiramo nove arhive, za večjo preglednost dokumentacije. Vrsto klasifikacije izberemo med klasifikacijami, ki smo jih prenesli preko Spletne storitve.
Z uporabo Čarovnika za namestitev v koraku Nastavitve vrst dokumentov povežemo vrste dokumentov z vrsto arhiva in klasifikacijami DMS.
 |
Opozorilo
Napredne nastavitve vrst dokumentov, ki so potrebne za delo z eDokumentacijo uredimo v Šifrantu vrst dokumentov. Podrobna navodila si poglejte v poglavju Vrste dokumentov.
|
Čarovniku za namestitev izberemo v meniju Nastavitve | Program | Administratorska konzola v panelu Nastavitve | Dokumentacija.
V tem poglavju si bomo ogledali primer uporabe čarovnika za povezavo vrste dokumentov z arhivom in klasifikacijo.
 |
Opis primera
Odgovorna oseba uporabljala vrsto dokumenta 0100 – Naročilo kupca. Z uporabo čarovnika, želi pregledati povezave in povezati vrsto dokumenta z arhivom in klasifikacijo. To stori v naslednjih korakih:
- Pregled seznama povezav
- Nastavitev povezav
|
V Čarovniku za namestitev preveri povezave med vrstami dokumentov in arhivom ter klasifikacijami.
V ta namen izbere korak Nastavitve vrst dokumentov.
Odpre se seznam s povezavami.
S seznama je razvidna Vrsta dokumenta in z dokumentom povezan Arhiv in Klasifikacija.
Nadaljuje na nastavitev povezav.
Za vrsto dokumenta 0100 – Naročila kupca želi nastaviti povezave do arhiva in klasifikacije.
V razdelku Filter, v polju Vrsta dokumenta s spustnega seznama izbere vrsto dokumenta: 0100 – Naročila kupca.
|
Namig
Za lažje razvrščanje lahko uporabimo filtre: Vrsto dokumenta, Arhiv ali Klasifikacija.
|
Za izbrano vrsto dokumenta v stolpcu Arhiv s spustnega seznama izbere arhiv, ki bo povezan z vrsto dokumenta: DIZ0 – Izhodna/Izdajna dokumentacije.
Za izbrano vrsto dokumenta v stolpcu Klasifikacija s spustnega seznama izbere klasifikacijo, ki bo povezana z vrsto dokumenta: 412 - Nabava.
Spremembe shrani s klikom smerne tipke Gor/Navzdol.
Na seznamu so vidne nove povezave vrste dokumenta.
S klikom na polje Testne nastavitve se prikaže gumb Test.
S klikom na gumb Test preveri ustreznost nastavitev.
Prikaže se okno z informacijo: »Vse nastavitve so pravilne.«
S klikom na gumb Naprej nadaljuje na korak Predogled klasifikacij v Čarovniku za namestitev.