Razknjiževanje stroškov z uporabo delilnih ključev
Razknjiževanje stroškov z uporabo delilnih ključev
 |
Za osnovne pojme v zvezi z delilnimi ključi glej Delilni ključi in Razknjiževanje z delilnimi ključi.
|
|
Glej tudi povezane primere:
|
|
V delilnem ključu lahko navedemo tako oddelek kot stroškovni nosilec, ki se v poziciji novokreirane temeljnice uporabita istočasno. V prikazanem primeru smo stroške delili le po oddelkih: istočasno bi jih lahko razdelili tudi po stroškovnih nosilcih. |
Razdeljevanje knjižb z uporabo delilnih ključev z uporabo predloge za avtomatsko knjiženje je najenostavnejši in najpreglednejši način naknadnega razdeljevanja z uporabo delilnih ključev. S tem storniramo obstoječe knjižbe in kreiramo nove, razdeljene po oddelkih z uporabo delilnega ključa. Z uporabo tu priporočenega načina razdeljevanja so take naknadne knjižbe tudi izkazane v ločeni vrsti dokumenta knjiženja. Prednosti takega načina so:
- vemo, da na taki temeljnici vedno pričakujemo saldo 0 (storno stare vknjižbe in nova vknjižba), sicer gre za napako
- če smo se pri uporabi delilnega ključa zmotili ali se v skladu z naknadnim dogovorom le-ta spremeni, enostavno zbrišemo delitveno temeljnico, popravimo predlogo avtomatskega knjiženja in postopek ponovimo. Pri tem ni potrebno popravljati izvirnih knjižb v glavni knjigi in seveda niti izvirnega prejetega dokumenta.
1. Nova vrsta dokumenta temeljnice
Najprej odpremo novo vrsto dokumenta temeljnice za knjiženje zato, da:
- ločimo naknadne delitvene knjižbe, kar lahko koristno uporabimo npr. pri izpisu bruto bilance. V tem in ostalih obračunih saldakontov/glavne knjige namreč lahko posamezno vrsto dokumenta temeljnice izključimo iz izpisa in tako dobimo stanje podatkov pred naknadno delitvijo na oddelke
- vemo, da je to vrsta dokumenta, kjer vedno pričakujemo saldo debetnih in kreditnih prometov 0
Za naš primer bomo uporabili vrsto dokumenta 471.
2. Oblikujemo delilne ključe
V šifrantu delilnih ključev oblikujemo toliko delilnih ključev, kolikor jih za razdeljevanje prometov na posameznem kontu ali skupini kontov potrebujemo. Za naš primer smo izbrali en sam delilni ključ, ki je prikazan že v poglavju o delilnih ključih.
3. Izberemo konte ali skupine kontov in delilne ključe
Določimo, katere konte ali skupine kontov delimo in kateri ključ pri tem uporabimo. Za naš primer bomo izdelali predlogo za stroške najemnin, ki jih vodimo na sintetičnem kontu 413. Seveda bi lahko postopali tudi drugače in za vsak posamezni analitični konto iz našega kontnega plana izbrali drug način delitve, torej drug delilni ključ.
Prav tako bi lahko razdeljevali po istem ključu tudi vse konte iste skupine (npr. 41), kadar in če je to smiselno.
4. Določimo obdobje (periodo) za preknjiževanje
Prav je, da se že ob oblikovanju delilnih ključev odločimo, kako pogosto (npr. mesečno, polletno, letno) bomo delitev izvajali in kakšen kriterij bomo uporabili za zbiranje podatkov (npr. datum obdobja knjiženja), da se preknjiževanja ne bi medsebojno prekrivala. Smiselno je izbrati obdobje mesec ter datumski kriterij "Obdobje knjiženja".
5. Preknjiževanje ali izpisovanje
Morda zadostuje, da vrednost stroškov po posameznih oddelkih le pregledamo. V ta namen lahko obračun le izpišemo in knjiženja ne sprožimo.
6. Predloga avtomatskega knjiženja
| Poz. |
Komentar |
| 10 |
rdeči storno dosedanjih knjižb
= seštejemo (sumiramo) kreditni saldo vseh kontov sintetičnega konta 413, torej #SP413%#.
Na ta način dobimo saldo teh kontov v negativni vrednosti, kar bomo uporabili za knjiženje rdečega storna.
Namesto na kreditni saldo konta bi se lahko sklicevali tudi na kreditni promet (npr. #SK413%#), vendar smo za ta primer uporabili kreditni saldo, da je vključen tudi morebitni črni storno.
V tej poziciji smo definirali samo debetno knjižbo in zahtevali, naj se debetna knjižba opravi na tisti konto in v tisti vrednosti, kot je bila uporabljena v formuli za izračun podatkov.
Izbrali smo vrsto knjiženja "Po oddelkih", da se v pozicijo storno knjižbe zapiše tudi šifra oddelka, na katerem smo knjižbo stornirali. Tako bomo istočasno dobili tudi podatek, ali je bila knjižba že dodeljena nekemu oddelku - če je bila, bo iz tega oddelka tudi stornirana.
|
| 20 |
razdeli po ključu
= seštejemo (sumiramo) debetni saldo vseh kontov sintetičnega konta 413, torej #SO413%#.
Glede formule za izračun velja isti razmislek kot pri poziciji 10.
Tudi v tej poziciji smo definirali samo debetno knjižbo in zahtevali, naj se debetna knjižba opravi na tisti konto in v tisti vrednosti, kot je bila uporabljena v formuli za izračun podatkov.
Vrsta knjiženja tu ne igra nobene vloge, ker smo v polju "Delilni ključ" navedli delilni ključ, po katerem naj se saldo stroškovnih kontov razdeli.
|
7. Številčni primer
1. Dobaviteljev račun
V maju 2007 smo prejeli račun za:
- najemnino poslovnih prostorov v znesku 1.000 EUR (konto 4130), ob prevzemu računa je bil ta knjižen na oddelek "Oddelek1"
- najemnino garaž in parkirišč v v znesku 200 EUR (konto 4131), ob prevzemu računa je bil ta knjižen na oddelek "Oddelek1"
2. Obračun delitve
V juniju zaradi priprave mesečne bilance stroške razdelimo po oddelkih na podlagi vnaprej dogovorjenega delilnega ključa. Izberemo "Obdobje knjiženja" - začetni datum 1.5.07, končni datum pa 31.5.07. Poslovni dogodek preknjižbe vknjižimo z zadnjim dnem izbranega obdobja, torej z datumom 31.05.07.
Pred knjiženjem je koristno, da podatke za knjiženje najprej pregledamo na izpisu, npr. "Obračun po pozicijah - detajlno".
3. Temeljnica za knjiženje razdelitve
S klikom na gumb "Knjiženje" podatke iz izpisa še zapišemo v temeljnico. Kot smo napovedali, se vrednosti knjižb iz izbranega obdobja stornirajo v vrednosti in z navedbo oddelka, kot nastopa na izvirni knjižbi. Vknjižijo pa se tudi nove vrednosti in sklici na oddelek, kot smo jih navedli v delilnem ključu.
4. Konto kartica
5. Bruto bilanca po oddelkih - vse temeljnice
6. Bruto bilanca po oddelkih - brez delitvene temeljnice
|
Opisane primere lahko smiselno uporabimo tudi za razdeljevanje prihodkov, le da zbiranje pasivnega in aktivnega stanja na kontu ali skupini kontov smiselno prilagodimo! |
