Kërkimi në Dokumentacion

Në Dokumentacion, dokumentet shfaqen në një tabelë. Dokumenti i zgjedhur mund të shihet në një parapamje. Ju gjithashtu mund të aksesoni informacion dhe të shtoni lidhje, metadata, skedarë dhe regjistrin e bisedave.

Për të kërkuar më shpejt mes dokumenteve, filtra janë të disponueshëm; filtrat ju mundësojnë të kërkoni sipas periudhës kohore, subjektit, klasifikimit, kutisë hyrëse, metadata, etj. Dokumentet mund të kërkohen gjithashtu duke përdorur renditjen, grupimin dhe filtrimin në tabelën e dokumenteve.

Kapitulli i këtij prezanton opsionet e ndryshme të kërkimit të dokumenteve në Dokumentacion.

PËRMBLEDHJE E RASTIT Kompania Tecta punon me subjekte të ndryshme biznesi. Personi përgjegjës në kontabilitet po kërkon politikën e sigurimit të pronës së subjekteve juridike, të përfunduar në vitin 2021. Në Dokumentacion, personi përgjegjës mund të kërkojë duke përdorur opsione të ndryshme, ose një kombinim të tyre: Kërkimi i dokumenteve duke përdorur filtra Kërkimi duke grupuar dokumentet në tabelë Kërkimi duke renditur dhe filtruar dokumentet në tabelë

1. Kërkimi i dokumenteve duke përdorur filtra

Për të kërkuar politikën e sigurimit, personi përgjegjës fillimisht hap formularin e Dokumenteve , duke klikuar Cilësimet | Dokumentacion | Dokumente në menunë.

Më pas, personi përgjegjës fut të dhëna në filtra për të gjetur dokumentin e dëshiruar më shpejt.

Personi përgjegjës klikon fushën Kategoria (Klasifikimi) dhe fut të dhënat kryesore për kërkimin. Në këtë rast, personi përgjegjës kërkon sipas klasifikimit: 661 - Kontrata sigurimi, politika.

Personi përgjegjës kufizon përzgjedhjen në vitin 2021. Për ta bërë këtë, personi përgjegjës fut %2021 në fushën Metadata .

Së fundmi, personi përgjegjës klikon butonin (Filtro dokumentet) dhe kështu përfundon filtrimin e të dhënave. Programi shfaq një listë dokumentesh sipas filtrave.

Duke klikuar dokumentin e dëshiruar, personi përgjegjës mund të shohë parapamjen e dokumentit në të djathtë.

KËSHILLË Ashtu siç është prezantuar në shembull, çdo fushë tjetër filtrimi në listën e dokumenteve mund të përdoret: Data nga, deri, Arkivi, Statusi, Kutia postare, Zyrtari dhe Metadata. Duke klikuar    (ikonën e lupës) të vendosur pranë fushave të filtrave, hapet një formular Kërko sipas . Ai mundëson përzgjedhjen e disa parametrave njëkohësisht, për të kërkuar në fushën e zgjedhur. Shenja përqindje (%) është një karakter kërkimi universal. Për më shumë informacion, shihni kapitullin Karakteret Universale.

2. Kërkimi duke grupuar dokumentet në tabelë

Në Dokumentacion, personi përgjegjës mund të kërkojë dokumente duke grupuar dokumentet në tabelë.

Për ta bërë këtë, personi përgjegjës klikon me të djathtën në fushën e zgjedhur të tabelës dhe zgjedh komandën Redakto | Grupo sipas kësaj kolone .

Në këtë rast, personi përgjegjës zgjedh grupimin sipas fushës Klasifikimi .

Dokumentet në tabelë grupohen sipas klasifikimeve.

KËSHILLË Nëse keni bërë një gabim dhe keni zgjedhur fushën e gabuar për grupim, mund të përdorni metodën tërhiq dhe lësho për të hequr fushën nga grupimi. E njëjta mundësi ofrohet duke klikuar me të djathtën në fushën, sipas së cilës dokumentet janë grupuar. Nga grupi i komandave, zgjidhni Redakto | Hiq nga grupimi. Mund të përdorni gjithashtu opsionin e grupimit me nivele. Në rast se dëshironi të gruponi edhe sipas subjektit brenda Klasifikimit, klikoni dhe tërhiqni emrin e kolonës së dëshiruar (p.sh. Subjekti), pastaj lëshojeni në fushën e grupit primar. Dokumentet renditen fillimisht sipas grupit primar, dhe më pas sipas grupit sekondar.

3. Kërkimi duke renditur dhe filtruar dokumentet në tabelë

Për të kërkuar dokumentin, personi përgjegjës përdor opsionin e filtrimit dhe renditjes së dokumenteve direkt në tabelë.

Për të filtruar, personi përgjegjës klikon fushën e përzgjedhjes në emrin e kolonës dhe gjen filtrin e dëshiruar në listën rënëse.

Në këtë rast, personi përgjegjës klikon fushën Klasifikimi dhe zgjedh 122 - Kurse profesionale, leksione, seminare, udhëtime studimore, ekskursione.

Për të renditur, personi përgjegjës klikon shigjetën lart/poshtë në fushën e zgjedhur dhe rendit regjistrimet në mënyrë rritëse ose zbritëse.

Në këtë rast, personi përgjegjës rendit regjistrimet sipas fushës Data për të shfaqur dokumentet me datën më të vjetër në krye.

KËSHILLË Një klikim shtesë në emrin e kolonës kthen renditjen e vlerave në mënyrë rritëse-zbritëse. Siç është treguar në rastin, mund të përdorni çdo fushë për të filtruar, ose renditur të dhënat e disponueshme në kolonat e listës së dokumenteve.