Zbatimi i eWorkflow në kompaninë tuaj
Një kompani mund të krijojë eWorkflows të përshtatura për nevojat e saj duke përdorur ekspertët e saj ose me ndihmën e konsulentëve të PANTHEON.
Për të zbatuar me sukses eWorkflow, rekomandohet që të ndiqni hapat e mëposhtëm:
Çdo kompani duhet të ketë proceset (proceset e biznesit) të përcaktuara siç duhet. Kjo nuk i referohet të gjitha proceseve të kompanisë, por proceseve kryesore, të cilat përbëjnë rreth 20% të të gjitha proceseve të kompanisë.
Kompania dhe personat përgjegjës duhet të përshkruajnë të gjitha proceset kryesore të biznesit dhe punës që do të digjitalizohen. Kjo duhet të përfshijë gjithashtu përcaktimin e llojeve të proceseve, palëve të interesuara të procesit dhe rrjedhës (lëvizjeve) midis proceseve. Palët e interesuara të procesit duhet të kenë një kuptim të mirë të roleve dhe informacionit të tyre për të kryer punën e tyre në mënyrë efektive dhe në koordinim me të tjerët.
Rrjedha e procesit duhet të përcaktohet qartë nga pika fillestare deri në pikën përfundimtare, me një qëllim të qartë. Për çdo proces të përshkruar nga kompania, një përshkrim dhe diagramë rrjedhëse duhet të përcaktohen në përputhje me rrethanat. Një proces i projektuar dobët mund të paraqesë një pengesë të madhe për sukses.
 |
KËSHILLË
Çelësi për zbatimin e një eWorkflow të përshtatur në një kompani është mbështetja e menaxhimit dhe pjesëmarrja e punonjësve që janë të njohur me proceset e biznesit të kompanisë. Ata duhet të jenë aktivisht të përfshirë në projekt dhe të identifikohen me të.
|
Përshkrimi i procesit do të thotë që personat përgjegjës përcaktojnë rrjedhën (lëvizjet) në proces dhe të gjitha palët e interesuara në përmbledhje të shkurtra.
Pikat fillestare dhe përfundimtare të procesit, qëllimi dhe objektivi qendror si dhe personat kryesorë dhe detyrat që ata kryejnë duhet të përcaktohen qartë.
Gjithashtu, rrjedha e mallrave/shërbimeve dhe informacionit duhet të specifikohet. Për shembull, kur kryhet një detyrë ose shërbim specifik, kur kontrollohet ose bashkëngjitet një dokument specifik, kur merret një vendim specifik (miratim, refuzim, etj.), dhe kështu me radhë.
Më poshtë mund të shihni një shembull të një përshkrimi procesi të përgatitur nga një kompani për procesin e marrjes së faturave hyrëse specifike për kompaninë e tyre.
Kompania mund të mbështesë përshkrimin e procesit të punës duke vizatuar një diagramë rrjedhëse, qoftë manualisht me dorë ose duke përdorur mjete për diagramë rrjedhëse. Duke vizatuar një diagramë rrjedhëse, kompania identifikon qartë palët e interesuara dhe rrjedhën brenda procesit.
Sa më mirë të përcaktohet procesi, aq më mirë dhe më shpejt procesi digjitalizohet dhe përfundimisht konvertohet në një eWorkflow.
Figura më poshtë tregon një shembull të një diagrami rrjedhës të procesit të një kompanie për përpunimin e faturave hyrëse/të marra.
Optimizimi dhe kombinimi i proceseve do të thotë që pikët e kontaktit midis proceseve individuale identifikohen, duke kombinuar kështu disa hapa ose madje duke kombinuar disa procese në një.
Për shembull, mund të përdorni një eWorkflow të paracaktuar të shkarkuar duke përdorur Web Service në kombinim me eWorkflows të personalizuara (siç tregohet në seksionin e mëposhtëm).
Integrimi i eWorkflow do të thotë që personi përgjegjës i kompanisë ose një ekspert i PANTHEON konverton proceset e kompanisë së klientit në eWorkflows duke përdorur Formën e Projektimit të Workflow . Në këtë mënyrë, proceset digjitalizohen, projektohen sipas nevojave të klientit dhe integrohen në PANTHEON.
Në shembujt më poshtë, konsulenti i PANTHEON përdori një kombinim të eWorkflows të paracaktuara (tashmë të integruara) dhe eWorkflows që ishin të personalizuara (nga përshkrimi i procesit, shih seksionin 2):
1. Skanimi dhe importimi i dokumenteve
Një eWorkflow i paracaktuar Skanoni dhe importoni dokumentet u përdor për të përmbushur kërkesat e klientit:
- FILLIMI – Fatura e marrë.
- Furnizuesi dërgon një faturë (si PDF ose në formë letre).
- Departamenti i administratës së kompanisë importon dhe skanon faturat e marra.
1. Personi përgjegjës kryen veprimet e mëposhtme:
- skanon çdo faturë veçmas;
- zgjedh klasifikimet përkatëse,
- zgjedh subjektin përkatës.
Figura e majtë më sipër tregon kërkesën nga procesi i klientit dhe figura e djathtë tregon eWorkflow-in e paracaktuar.
2. Kontrollimi dhe konfirmimi i faturës
Pasi dokumenti (fatura e marrë) është importuar, në varësi të klasifikimit të zgjedhur fillohet një eWorkflow i personalizuar (shih figurën më poshtë) për të kontrolluar dhe konfirmuar faturën.
eWorkflow përcaktohet sipas kërkesave të klientit:
2.1 Fatura e marrë regjistrohet nga departamenti i administratës në regjistrin e postës së marrë – Dokumentacioni.
a. Metadata e mëposhtme përcaktohet:
b. eprori (miratuesi) nga lista përcaktohet:
- Gjithmonë personi që menaxhon porosinë.
- Zgjedhur manualisht nga departamenti i administratës.
Figura e majtë tregon kërkesën nga procesi i klientit dhe figura e djathtë tregon eWorkflow-in e personalizuar për përcaktimin e metadata dhe zgjedhjen e miratuesit.
2.2 Konfirmimi
- Dokumenti ridrejtohet te miratuesi i parë.
- Nëse është e nevojshme, miratuesi i parë e ridrejton te miratuesi i dytë.
- Pas konfirmimit, dokumenti ridrejtohet te drejtori për konfirmimin përfundimtar.
2.3 Pasi konfirmimi përfundon, fatura shkon te drejtori për konfirmimin përfundimtar (i cili merr një detyrë për të kontrolluar dokumentin).
Figura e majtë tregon kërkesën nga procesi i klientit dhe figura e djathtë tregon një ekstrakt nga eWorkflow-i i personalizuar për procesin e konfirmimit të dokumentit (nga miratuesi i parë te drejtori).
3. Refuzimi i dokumentit
Nëse një dokument refuzohet nga personi përgjegjës gjatë procesit të konfirmimit, fillohet një eWorkflow i veçantë (i personalizuar) për refuzimin e dokumentit.
Figura e majtë tregon kërkesën nga procesi i klientit dhe figura e djathtë tregon eWorkflow-in e personalizuar për refuzimin e dokumentit.
4. Krijimi i faturës
Në hapin e fundit, me kusht që dokumenti (në procesin e konfirmimit) të konfirmohet përfundimisht, fillohet eWorkflow për të krijuar një regjistrim të ri në PANTHEON.
Figura e majtë tregon kërkesën nga procesi i klientit dhe figura e djathtë tregon diagramën e rrjedhës së eWorkflow-it Krijoni dokumentin PANTHEON nga dokumenti i skanuar.