Jednostavno potvrđivanje računa

Jednostavno potvrđivanje računa u PANTHEON Web Light-u je omogućeno pomoću unapred pripremljenog eProcesa. Na samom eProcesu, u manjim kompanijama, se mogu podesiti verifikatori faktura, kojima će se otvarati zadaci unosa faktura nakon što ih odgovorna osoba skenira i uveze u dokumentaciju.

SAVET Opis, odnosno, definiciju, toka eProcesa Jednostavno potvrđivanje računa pročitajte u poglavlju Jednostavno potvrđivanje računa.

U ovom poglavlju vam prikazujemo upotrebu eProcesa Jednostavno potvrđivanje računa.

OPIS PRIMERA Odgovorna osoba želi, pomoću eProcesa, uvesti fakturu u Dokumentaciju i želi pripremiti podatke za unos fakture. Najpre uvozi dokument u dokumentaciju dodavanjem skeniranog PDF priloga i dodeljuje klasifikaciju koja pokreće eProces, preko kojeg, zatim, uređuje podatke za pripremu. Na eProcesu je podešeno da je za zadatak unosa fakture odgovorna Anđela Administracija, što znači da ona kasnije unosi novu fakturu u PAW. Prati korake: Prenos eProcesa preko Web servisa Dokumenti i zadaci Unos podataka za pripremu Pregled zadataka Unos nove, primljene fakture Istorija zadatka

1. Prenos eProcesa preko Web servisa

Odgovorna osoba želi da u svom radu koristi eProces Jednostavno potvrđivanje računa.

Pre upotrebe, potrebno je preneti unapred pripremljen eProces u šifarnik preko Web servisa.

Za detaljan postupak prenosa eProcesa u PAW, pročitajte poglavlje Prenos eProcesa preko Web servisa u PAW.

Nastavlja kada je eProces prenesen.

2. Dokumenti i zadaci

Odlazi na modul Dokumenti i zadaci | Dokumenti.

Prikazuje se lista svih dokumenata.

Na traci sa alatima klikne na dugme Novi dokument.

Počinje sa novim unosom skenirane, primljene fakture.

U polju Vrsta dokumenta, sa padajuće liste bira željenu vrstu: DMS0 N/A.

Nastavlja sa određivanjem klasifikacije dokumentu. U polju Klasifikacija bira 2037 - Računi konsignacije.

UPOZORENJE U Klasifikacijskom planu moramo na izabranoj klasifikaciji, npr. u našem slučaju 2037, imati u polju Poslovni proces izabran eProces Jednostavno potvrđivanje računa. Ako ovo nemamo, eProces NEĆE raditi u pozadini.

U našem primeru, u polju Kupac/platilac bira dobavljača: Pošta RS d.o.o.

Nastavlja sa unosom Osnovnih podataka fakture.

U polje Datum dok. (Datum dokumenta) prepiše datum kreiranja fakture: 30.09.2023.

Bira Datum dospeća: 04.10.2023.

I napiše u prazno polje napomenu: Faktura za poštanske usluge, septembar 2023.

Sada će dodati PDF prilog na račun.

Na desnoj strani obrasca, na kartici Dokumenti, klikne na funkcionalnost Dodaj prilog.

Otvara se prozor pretraživača u kojem dalje pronalazi fasciklu u kojoj je sačuvana PDF faktura.

Fakturu izabere i klikne na dugme Open.

SAVET Možemo izabrati jedan ili više dokumenata istovremeno.

Dokument se otprema u PAW i vidljiv je na desnoj strani obrasca.

Kada je PDF dokument dodat u PAW, eProces Jednostavno potvrđivanje računa započinje rad u pozadini.

Nastavlja sa unosom podataka za pripremu.

3. Unos podataka za pirpremu

Odgovorna osoba klikne na otvoreni zadatak Unesite podatke za pripremu u delu Istorijat zadataka.

Otvara se prazan prozor zadatka Unesite podatke za pripremu.

Odgovorna osoba unosi sledeće podatke:

• U polju Vrsta dokumenta izabere vrstu dokumenta koji želi kreirati. U našem slučaju bira: 1200 - Računi troškova.
• U polju Datum se automatski ispiše današnji datum. U našem primeru ga ne menja, ostavlja: 27.10.2023.
• Određuje subjekt od kojeg je primila fakturu u polju Subjekt: Pošta RS d.o.o.
• U polju Skladište, sa padajuće liste, bira skladište sa kojim je račun povezan. U našem slučaju je to Računi troškova.
• Bira odeljenje sa kojim je faktura povezana. U polju Odeljenje, sa padajuće liste, bira: Administracija.
• U polju Komentar upiše komentar na dokument: Molim da proverite iznos.

Kada je unela sve podatke, klikne na dugme Nastavi.

Ovime je odgovorna osoba zaključila svoj rad, kreiran je zadatak za unos fakture zaduženom na eProcesu, što se može videti u delu Istorijat zadatka.

U našem slučaju, nastavlja odgovorna osoba Anđela Administracija.

4. Pregled zadatka

Anđela Administracija, nakon prijave u PAW vidi na traci sa alatima da ima 1 otvoren zadatak.

Klikne na Link.

Otvara se obrazac za unos nove, primljene fakture.

5. Unos nove, primljene fakture

Anđela počinje za unosom podataka na unosu primljene fakture.

Na poziciji u polju Dodaj ident upiše »poš« i sa liste izabere ident: - TROŠ_POŠTA.

U polju Količina upiše: 1 i u polje Cena prepiše neto iznos primljene fakture. U našem slučaju iznos: 11.756,60 RSD.

Klikne na dugme (Dodaj poziciju).

U odeljku Osnovni podaci unosi osnovne podatke koji nedostaju.

U polju Odeljenje bira: Administracija.

Račun prepiše broj računa sa PDF-a: 2023-12 i datum računa 27.10.2023.

Kada ima sve osnovne podatke unesene, fakturu sačuva klikom na dugme Zaključi.

Automatski se otvara kartica Dokumenti.

6. Istorijat zadatka

Otvara se prozor u dokumentaciji, gde možemo videti da li su svi zadaci zaključeni, ko ih je i kada zaključio.

Ovime se eProces zaključuje, a dokument je vidljiv na listi dokumenata na kartici Dokumenti.