Едноставна потврда на фактури

Едноставната потврда на фактурите е овозможена во PANTHEON Web Light со помош на претходно подготвен еПроцес. На самиот еПроцес, во помалите компании, можете да поставите верификатор на фактура, на кој ќе му се отворат задачите за внесување фактура откако одговорното лице ќе го скенира или ќе го внесе во документацијата.

СОВЕТ Опис, односно дефиниција, за еПроцесот Едноставна потврда на фактурите, може да прочитате во поглавјето Едноставна потврда на фактури.

Во ова поглавје, ви покажуваме како да го користите еПроцесот за едноставна потврда на фактурата.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Одговорното лице сака со еПроцес да ја внесе фактурата во Документацијата и да ги подготви податоците за внесување на фактурата. Прво, го внесува документот во документацијата со додавање на скениран PDF прилог и му доделува класификација, со што се започнува еПроцесот, преку кој потоа се уредуваат податоците за подготовка. На еПроцесот е поставено дека Алекс Администратор е одговорна за задачата за внесување фактура, што значи дека таа потоа ја внесува новата фактура во PAW. Ги следи овие чекори: Пренос на еПроцес преку Веб-услугите Документи и задачи Внесување на податоци за подготовка Преглед на задачи Нова примена фактура Историја на задачи

1. Пренос на еПроцес преку Веб-услугите

Одговорното лице сака да го користи еПроцесот Едноставна потврда на фактури во својата работа.

Пред вистинска употреба, подготвениот еПроцес мора да се пренесе во шифрарникот преку Веб-услугите.

Прочитајте го деталниот процес на пренос на еПроцеси на PAW во поглавјето Пренос на еПроцес преку Веб-услугите на PAW.

Откако ќе се преземе еПроцесот, одговорното лице продолжува.

2. Документи и задачи

Се поставува на модулот Документи и задачи | Документи.

Се прикажува список на сите документи.

Кликнува на копчето Нов документ во лентата со алатки.

Започнува со внесување на добиената скенирана фактура.

Во полето Вид на документ од паѓачката листа го избира саканиот тип: SKN0 SKEN.

Одговорното лице продолжува со дефинирање класификација до документот. Во полето Класификација избира: 250 – Фактури (примени, издадени, интерни) и документација за нивно креирање.

ВНИМАНИЕ Во Планот за класификација на избраната класификација, на пр. во нашиот случај 250, треба да биде во полето Бизнис процес, избрано еПроцес Едноставна потврда на фактури. Ако го немаме ова, еПроцесот НЕМА да работи во позадина.

Во полето Купувач/плаќач, во нашиот пример, одговорното лице го избира добавувачот: Пошта Скопје.

Продолжува со внесување на Основните податоци на фактурата.

Во полето Датум (Датум на документот) го препишува датумот на креирање фактура: 10.10.2023 година.

Избира Датум на достасување: 18.10.2023.

И пишува белешка во празното поле: Фактура за поштенски услуги октомври 2023 година.

Сега ќе додаде PDF прилог на сметката од работната површина.

На десната страна од формуларот во табулаторот Документи, кликнува на функционалноста Додај прилог.

Се отвора прозорец на истражувач, каде што ја наоѓа папката во која е зачувана PDF фактурата.

Одговорното лице ја избира сметката и кликнува на копчето Open.

СОВЕТ Можеме да избереме еден или повеќе документи во исто време.

Документот е поставен на PAW и е видлив на десната страна од формуларот.

Кога PDF документ се додава во PAW, во позадина стартува еПроцесот Едноставна потврда на фактури.

Одговорното лице продолжува со внес на податоци за подготовка.

3. Внесување податоци за подготовка

Одговорното лице кликнува на отворената задача Confirm во делот Историјат на задачи.

Се отвора празен прозорец за задача Confirm.

Одговорното лице ги внесува следните информации:

• Во полето Вид на документ, го избира типот на документот што сака да го креира. Во нашиот пример, избира: 1200 Сметка за трошоци.
• Полето Датум автоматски се пополнува со денешниот датум. Одговорното лице во овој случај не го менува, остава: 24.5.2023.
• Во полето Партнер го наведува партнерот од кој е примена фактурата : Пошта МК доо.
• Во полето Складиште од паѓачката листа го избира складиштето со кое е поврзана сметката. Во нашиот случај, го остава веќе избраното: СМЕТКА НА ТРОШОЦИ.
• Го избира одделот со кој е поврзана сметката. Во полето Оддел од паѓачката листа избира: Администрација.
• Пишува коментар за документот во полето Коментар: Ве молиме проверете ја сумата.

Кога ќе ги внесе сите информации, кликнува на копчето Потврди.

Со ова одговорното лице ја заврши својата работа, за одговорното лице на еПроцесот е креирана задача за внесување на фактурата која можеме да ја видиме во делот Историја на задачи.

Така, во нашиот случај, одговорното лице Алекс Администратор продолжува.

4. Преглед на задачи

Кога Алекс Администратор ќе се најави на PAW, таа може да види во лентата со алатки дека има 1 отворена задача.

Кликнува на Врска.

Се отвора формулар за внесување нова примена фактура.

5. Нова примена фактура

Алекс започнува со внесување на податоците на внесената фактура.

Во позициите во полето Додај идент, пишува „пошта“ и избира идент од листата: - ТРОШ_ПОШТА.

Во полето Количина внесува 1 и во полето Цена го пишува нето износот на добиената фактура: 4.100 МКД.

Кликнува на копчето (Додај позиција).

Во делот Основни податоци, ги внесува основните податоци што недостасуваат.

Во полето Оддел избира: Администрација.

Полето Фактура го препишува бројот на фактурата од PDF: 2023-10 и датумот на фактурата 31/10/2023

Кога ќе ги внесе сите основни информации, ја зачувува сметката со кликнување на копчето Зачувај.

Картичката Документи се отвора автоматски.

6. Историја на задачи

Се отвора прозорец во документацијата каде што можеме да видиме дека сите задачи се завршени, кој ги завршил и кога.

Ова го комплетира еПроцесот и документот е видлив во списокот со документи на картичката Документи.