NË NDËRTIM - Konfirmimi i një faturë (e thjeshtë)

Konfirmimi i thjeshtë i një faturë në PANTHEON Web Light aktivizohet nga eWorkflow e paracaktuar. Në kompanitë e vogla, mund të vendosni miratuesin e paracaktuar të faturave për eWorkflow, që do të thotë se detyrat për hyrjen e faturës do të hapen për miratuesin pasi personi përgjegjës të ketë skanuar ose importuar faturën në Dokumentacion.

KËSHILLË Për më shumë informacion mbi eWorkflow Konfirmo faturën (e thjeshtë), shih kapitullin Konfirmo faturën (e thjeshtë).

Ky kapitull tregon se si të përdorni eWorkflow Konfirmo faturën (e thjeshtë).

PËRMBLEDHJA E RASTIT Personi përgjegjës dëshiron të përdorë eWorkflow Konfirmo faturën (e thjeshtë) për të importuar faturën në Dokumentacion dhe për të përgatitur të dhënat për hyrjen e faturës. Së pari, personi përgjegjës importon dokumentin në Dokumentacion duke shtuar një skanim PDF dhe duke i caktuar klasifikimin përkatës. Në këmbim, kjo aktivizon eWorkflow, i cili përdoret për të redaktuar të dhënat e përgatitura për hyrjen e faturës. EWorkflow është konfiguruar për ta bërë Adele Administrator përgjegjëse për detyrën e hyrjes së faturës, që do të thotë se ajo më pas e fut faturën e re në PANTHEON Web Light. Kjo bëhet si më poshtë: Transferimi i eWorkflow përmes PANTHEON Web Service Hyrja e faturës së skanuar në Dokumente dhe detyra Përgatitja e të dhënave për hyrjen e faturës Kontrollimi i detyrës së marrë Hyrja e faturës së re të marrë Kontrollimi i historikut të detyrave

1. Transferimi i eWorkflow përmes PANTHEON Web Service

Personi përgjegjës dëshiron të përshpejtojë punën duke përdorur eWorkflow Konfirmo faturën (e thjeshtë).

Para se të përdorni eWorkflow e paracaktuar, ajo duhet së pari të transferohet në regjistër duke përdorur Web Service.

Për më shumë informacion se si të transferoni një eWorkflow në PANTHEON Web Light, shih kapitullin Transferimi i eWorkflow përmes PANTHEON Web Service në PANTHEON Web Light.

Pasi eWorkflow të jetë transferuar, personi përgjegjës mund ta ekzekutojë atë.

2. Hyrja e faturës së skanuar në Dokumente dhe detyra

Personi përgjegjës hap modul Dokumente dhe Detyra | Dokumente.

Një listë e të gjitha dokumenteve shfaqet. Në shiritin e veglave, personi përgjegjës klikoni Dokument i ri.

Më pas, personi përgjegjës fillon të hyjë faturën e skanuar të marrë.

Në lajmin e dokumentit fushë, personi përgjegjës zgjedh llojin e dëshiruar nga lista e rënëse: SKN0 SKANIM.

Më pas, personi përgjegjës përcakton klasifikimin e dokumentit. Në fushën e Klasifikimit , personi përgjegjës zgjedh: 250 – Faturat (të marrë, të lëshuara, të brendshme) dhe dokumentacioni i nevojshëm për t'i krijuar ato.

KËSHILLË Për klasifikimin e zgjedhur, në këtë rast 250 – Faturat (të marrë, të lëshuara, të brendshme) dhe dokumentacioni i nevojshëm për t'i krijuar ato, eWorkflow Konfirmo faturën (e thjeshtë) duhet të zgjidhet në fushën e Workflow në Skemën e Klasifikimit. Ndryshe, eWorkflow do të NUK

ekzekutohet në sfond. Në fushën e Klientit/Paguesit , personi përgjegjës zgjedh furnizuesin, në këtë rast:

Post SLO, Ltd. Më pas, personi përgjegjës hyn në të dhënat e përgjithshme

të faturës. Në fushën e Datës së dokumentit

, personi përgjegjës hyn datën e krijimit të faturës: 10.5.2023. Më pas, personi përgjegjës zgjedh Datën e skadimit të dokumentit

(Data e skadimit të dokumentit): 18.5.2023. Në fushën e zbrazët Shënim

, personi përgjegjës hyn tekstin: Fatura për shërbimet postare Maj 2023.

Tani, personi përgjegjës shton një skanim PDF në faturë nga desktopi. Në tabin e Dokumenteve në anën e djathtë të formularit, personi përgjegjës klikoni butonin Shto bashkëngjitje

.

Një dritare e Windows Explorer hapet, ku personi përgjegjës kërkon dosjen ku ndodhet fatura PDF. Personi përgjegjës zgjedh skedarin e faturës PDF dhe klikoni butonin Hap

. KËSHILLË

Mund të zgjidhni një ose më shumë dokumente njëherësh.

Dokumenti ngarkohet në PANTHEON Web Light dhe shfaqet në anën e djathtë të formularit. Pasi dokumenti PDF të jetë shtuar në PANTHEON Web Light, eWorkflow Konfirmo faturën (e thjeshtë)

fillon të ekzekutohet në sfond.

Personi përgjegjës mund të përgatisë të dhënat për hyrjen e faturës. 3.

Përgatitja e të dhënave për hyrjen e faturës
Kur Adele Administrator hyn në PANTHEON Web Light, ajo vëren në shiritin e veglave se ka një detyrë të hapur. Personi përgjegjës klikoni detyrën e hapur Hyni të dhënat për hyrjen e faturës në seksionin e Historikut të Detyrave

. Një dritare e zbrazët e detyrës Hyni të dhënat për hyrjen e faturës

hapet.

• Personi përgjegjës hyn në të dhënat e mëposhtme: Në fushën e Llojit të dokumentit , personi përgjegjës zgjedh llojin e dokumentit që do të krijohet, në këtë rast:1200 – Fatura për kostot
• . Fusha e Datës
• populohet automatikisht me datën e sotme. Në këtë rast, personi përgjegjës e lë të pandryshuar: 24.5.2023. Më pas, personi përgjegjës specifikon subjektin nga i cili është marrë fatura në fushën e Subjektit
• : Post SLO, Ltd. Nga lista e rënëse e fushës së Magazinit , personi përgjegjës zgjedh magazinën me të cilën është lidhur fatura. Në këtë rast, personi përgjegjës e lë të pandryshuar:KONTOT E KOSTOVE
• . Nga lista e rënëse e fushës së Departamentit , personi përgjegjës zgjedh departamentin me të cilin është lidhur fatura, në këtë rast:Administrata
• . Në fushën e Komentit , personi përgjegjës hyn një koment mbi dokumentin:

Ju lutem kontrolloni shumën. Pasi të gjitha të dhënat të jenë futur, personi përgjegjës klikoni butonin Vazhdo

. Kjo përfundon punën që duhej të kryhej nga personi përgjegjës i dhënë. Detyra për hyrjen e faturës tani është krijuar për personin përgjegjës siç është caktuar në eWorkflow, e cila shfaqet në seksionin e Historikut të Detyrave

.

Në këtë rast, personi përgjegjës nga eWorkflow e mësipërme është Adele Administrator. 4.

Kontrollimi i detyrës së marrë Ajo klikoniLinkun

, i cili hap formularin për hyrjen e faturës së re të marrë. 5.

Hyrja e faturës së re të marrë Adele fillon të hyjë të dhënat në formularin e Faturës së re të marrë

. Në rreshtat e fushës Shto artikull , ajo hyn »Mail« dhe zgjedh artikullin përkatës nga lista:-KOST_POST

. Në fushën e Sasisë , Adele hyn "1" dhe shumën neto të faturës së marrë në fushën e Çmimit

. Në këtë rast, shuma është: EUR 325,26. Më pas, ajo klikoni butonin (Shto linjë artikulli).

Në seksionin e Përgjithshëm , Adele hyn të dhënat e munguar.

Në fushën e Seksionit , ajo zgjedh Administratën.

Në fushën e Faturës , Adele kopjon numrin e faturës PDF "2023-12" dhe datën e faturës "10.5.2023".

Pasi të gjitha informacionet e përgjithshme të jenë futur, Adele e ruan faturën duke klikuar butonin Finish .

Tabi i Dokumenteve hapet automatikisht.

6. Kontrollimi i historikut të detyrave

Në tabin që hapet automatikisht, Adele mund të shohë se të gjitha detyrat janë përfunduar, kush i përfundoi ato dhe kur.

EWorkflow është përfunduar dhe dokumenti tani shfaqet në listën e dokumenteve në tabin e Dokumenteve .