ÎN CONSTRUCȚIE - Confirmarea unei facturi (simplă)

Confirmarea simplă a unei facturi în PANTHEON Web Light este activată prin eWorkflow-ul predefinit. În companiile mici, puteți seta aprobatorul implicit al facturii pentru eWorkflow, ceea ce înseamnă că sarcinile pentru introducerea facturii vor fi deschise pentru aprobator după ce persoana responsabilă a scanat sau importat factura în Documentație.

INDICAȚIE Pentru mai multe informații despre eWorkflow Confirmarea facturii (simplă), consultați capitolul Confirmarea facturii (simplă).

Acest capitol arată cum să utilizați eWorkflow Confirmarea facturii (simplă).

REZUMATUL CAZULUI Persoana responsabilă dorește să utilizeze eWorkflow Confirmarea facturii (simplă) pentru a importa factura în Documentație și a pregăti datele pentru introducerea facturii. Mai întâi, persoana responsabilă importă documentul în Documentație prin adăugarea unui atașament PDF scanat și atribuirea clasificării relevante. Ulterior, acest lucru declanșează eWorkflow-ul, care este utilizat pentru a edita datele pregătite pentru introducerea facturii. eWorkflow-ul este configurat astfel încât Adele Administrator să fie responsabilă pentru sarcina de introducere a facturii, ceea ce înseamnă că ea introduce apoi noua factură în PANTHEON Web Light. Acest lucru se face astfel: Transferul eWorkflow-ului prin PANTHEON Web Service Introducerea facturii scanate în Documente și sarcini Pregătirea datelor pentru introducerea facturii Verificarea sarcinii primite Introducerea noii facturi primite Verificarea istoricului sarcinilor

1. Transferul eWorkflow-ului prin PANTHEON Web Service

Persoana responsabilă dorește să accelereze munca utilizând eWorkflow-ul Confirmarea facturii (simplă).

Înainte de a utiliza eWorkflow-ul predefinit, acesta trebuie mai întâi transferat în registru utilizând Web Service.

Pentru mai multe informații despre cum să transferați un eWorkflow în PANTHEON Web Light, consultați capitolul Transferul eWorkflow-ului prin PANTHEON Web Service în PANTHEON Web Light.

Odată ce eWorkflow-ul a fost transferat, persoana responsabilă îl poate rula.

2. Introducerea facturii scanate în Documente și sarcini

Persoana responsabilă deschide modulul Documente și Sarcini | Documente.

Se afișează o listă cu toate documentele. În bara de instrumente, persoana responsabilă face clic pe Document nou.

Apoi, persoana responsabilă începe să introducă factura scanată primită.

În câmpul Tip document , persoana responsabilă selectează tipul dorit din lista derulantă: SKN0 SCAN.

Următorul pas este ca persoana responsabilă să definească clasificarea documentului. În câmpul Clasificare , persoana responsabilă selectează: 250 – Facturi (primite, emise, interne) și documentația necesară pentru crearea lor.

AVERTISMENT Pentru clasificarea selectată, în acest caz 250 – Facturi (primite, emise, interne) și documentația necesară pentru crearea lor, eWorkflow-ul Confirmarea facturii (simplă) trebuie selectat în câmpul Workflow din Schema de clasificare. În caz contrar, eWorkflow-ul nu va FUNCȚIONA în fundal.

În câmpul Client/Plătitor , persoana responsabilă selectează furnizorul, în acest caz: Post SLO, Ltd.

Următorul pas este ca persoana responsabilă să introducă Datele generale ale facturii.

În câmpul Data documentului , persoana responsabilă introduce data creării facturii: 10.5.2023.

Apoi, persoana responsabilă selectează Data scadenței documentului (Data scadenței documentului): 18.5.2023.

În câmpul gol Notă , persoana responsabilă introduce textul: Factură pentru servicii poștale mai 2023.

Acum, persoana responsabilă adaugă un atașament PDF la factură de pe desktop.

În fila Documente din partea dreaptă a formularului, persoana responsabilă face clic pe butonul Adăugare atașament .

Se deschide fereastra Windows Explorer, unde persoana responsabilă caută folderul în care se află factura PDF.

Persoana responsabilă selectează fișierul PDF al facturii și face clic pe butonul Deschidere .

INDICAȚIE Puteți selecta unul sau mai multe documente simultan.

Documentul este încărcat în PANTHEON Web Light și este afișat în partea dreaptă a formularului.

Odată ce documentul PDF este adăugat în PANTHEON Web Light, eWorkflow-ul Confirmarea facturii (simplă) începe să ruleze în fundal.

Persoana responsabilă poate pregăti datele pentru introducerea facturii.

3. Pregătirea datelor pentru introducerea facturii

Când Adele Administrator se conectează la PANTHEON Web Light, observă în bara de instrumente că există o sarcină deschisă.
Persoana responsabilă face clic pe sarcina deschisă Introducerea datelor pentru introducerea facturii în secțiunea Istoricul sarcinilor .

Se deschide o fereastră de sarcină goală Introducerea datelor pentru introducerea facturii .

Persoana responsabilă introduce următoarele date:

• În câmpul Tip document , persoana responsabilă selectează tipul de document care va fi creat, în acest caz: 1200 – Factură pentru costuri.
• Câmpul Data este completat automat cu data de astăzi. În acest caz, persoana responsabilă o lasă neschimbată: 24.5.2023.
• Următorul pas este ca persoana responsabilă să specifice subiectul de la care a fost primită factura în câmpul Subiect : Post SLO, Ltd.
• Din lista derulantă a câmpului Depozit , persoana responsabilă selectează depozitul la care este legată factura. În acest caz, persoana responsabilă o lasă neschimbată: CONTURI DE COSTURI .Din lista derulantă
• a câmpului Departament , persoana responsabilă selectează departamentul la care este legată factura, în acest caz: Administrație . În câmpulComentariu
• , persoana responsabilă introduce un comentariu despre document: Vă rugăm să verificați suma. Odată ce toate datele au fost introduse, persoana responsabilă face clic pe butonul Continuare

. Acest lucru finalizează munca care trebuia să fie realizată de persoana responsabilă. Sarcina pentru introducerea facturii a fost acum creată pentru persoana responsabilă, așa cum a fost atribuită în eWorkflow, care este afișată în secțiunea Istoricul sarcinilor

. În acest caz, persoana responsabilă din eWorkflow-ul de mai sus este Adele Administrator. 4.

Verificarea sarcinii primite

Ea face clic pe Link

, care deschide formularul pentru introducerea noii facturi primite. 5.Introducerea noii facturi primite

Adele începe să introducă datele în formularul Noua factură primită

. În liniile câmpului Adăugare articol

, ea introduce »Poștă« și selectează articolul relevant din listă: -COST_POST . În câmpulCantitate

, Adele introduce "1" și suma netă a facturii primite în câmpul Preț . În acest caz, suma este: EUR 325,26. Următorul pas este ca ea să facă clic pe buton

(Adăugare linie articol) . În secțiuneaGeneral

, Adele introduce datele lipsă. În câmpul Secțiune

, ea selectează Administrație . În câmpulFactură

, Adele copiază numărul facturii PDF "2023-12" și data facturii "10.5.2023". Odată ce toate informațiile generale au fost introduse, Adele salvează factura făcând clic pe butonul Finalizare

. Fila Documente

se deschide automat. 6. Verificarea istoricului sarcinilor

Pe fila deschisă automat, Adele poate vedea că toate sarcinile au fost finalizate, cine le-a finalizat și când. eWorkflow-ul este finalizat și documentul este acum afișat în lista de documente din fila

Documente

. TEME CONEXE Documente