Инструкции за осигуряване на съответствие на PANTHEON™ със SAS
Задължителни инструкции за осигуряване на съответствие на PANTHEON™ със SAS
Преди да започнете да използвате бизнес информационната система PANTHEON™, трябва да се следват следните инструкции, за да се осигури съответствието на програмата със Словенските счетоводни стандарти.
Чрез настройка на Changelog, осигуряваме проследимост на въведените данни в програмата. По този начин можем да следим кой, какво, кога и къде е променил определена информация в даден документ (основа).
Changelog трябва да бъде включен в следните таблици:
- tHE_AcctTrans и tHE_AcctTransItem - по този начин ще следим промените в таблиците на главната книга и субектните сметки
- tPA_UserAutho, tPA_Author - ще следим промените в разрешенията за отделни функции и потребители
За да настроите Changelog, изберете менюто Настройки | Програма | Административен панел | База данни | Настройки на Changelog.
 |
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Тези настройки са изключително важни, ако позволяваме на упълномощени потребители да изтриват или променят записи. Само чрез настройка на Changelog можем да осигурим съответствие със стандартите и преглед на контрола на ревизиите.
|
Счетоводните стандарти обезкуражават възможността за изтриване и промяна на документи.
PANTHEON™ с настройките за контрол на ревизиите (Changelog) позволява "чисти" данни без повторно публикуване на корекции в изхода на програмата, като същевременно проследява промените, което значително улеснява работата.
|
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Ако искаме да ограничим разрешенията на вашите потребители и да виждаме корекциите в самите отчети на PANTHEON™, а не само от контрола на ревизиите, тогава е разумно да ограничим разрешенията за изтриване и промяна.
|
2.1. Предотвратяване на изтриването на документи
За да предотвратите изтриването на документи в програмата, трябва да присвоите подходящи разрешения.
Препоръчително е да зададете Писане разрешение за документи за поръчки.
Едновременно с това трябва да зададете стойността на Основни разрешения на 0 (само за текущия ден).
2.2. Предотвратяване на промени в вече одобрени или публикувани документи
Освен това е необходимо да се зададе нулево разрешение за следните разрешения Редактиране на одобрени документи и Позволяване на промени в вече публикувани редове, свързани с документи за поръчки:
Точка 22.8 от SAS постановява, че "главната книга и журналът трябва да се водят на принципа на двойното счетоводно записване." Затова трябва да предотвратим публикуването на небалансиран документ.
3.1. Проверка на баланса на записите в журнала
За да осигурим принципа на двойното счетоводно записване, настройката за контрол на баланса трябва да бъде избрана за всеки тип книга.
Типовете документи се съхраняват в регистъра на типовете документи. Регистърът може да бъде достъпен чрез менюто Настройки | Програма | Типове документи.
За всички типове публикувани документи, в Проверка на баланса на записите в журнала трябва да бъде избран радио бутонът Трябва да бъде балансиран .
В SAS 22, точка 22.3 определя:
Основните бизнес книги като основна счетоводна информация са общият журнал и главната книга. Хронологичният отпечатък на всички събития, свързани с публикуването на главната книга за определен период, трябва да бъде независим от момента на отпечатването.
PANTHEON™ осигурява съответствие с това изискване на SAS при следните условия на използване:
- Най-важното е правилният избор на типа разрешение за всяко действие и/или тип документ.
- С разрешение трябва да предотвратим изтриването на целия журнал, както и изтриването и промяната на отделни позиции в същия журнал. Затова не използваме Изтриване типове разрешения.
4.1. Предотвратяване на изтриването на публикувани документи (записи в журнала)
Всички типове документи на модула Финанси и всички автоматични публикации трябва да изключват настройката Изтриване, т.е. използваме разрешението Писане като най-високо разрешение.
Задаваме Актуализиране на периода на 0 (само за текущия ден).
С тази настройка предотвратяваме изтриването на целия индивидуален журнал, и ще бъде възможно да се променя само в текущия ден.
Присвояването на такова разрешение предотвратява повторното публикуване на изчислени заплати, което е възможно, когато целият журнал е изтрит и разрешението за промяна на статуса на заплатите е зададено съответно.
4.2. Одобрение на публикации (записи в журнала)
На всеки публикуван документ отбелязваме, че документът е одобрен и по този начин предотвратяваме промяната му. Разрешението за Позволяване на промени в вече одобрени позиции трябва да бъде зададено съответно.
На изображението по-долу е показано потвърждението на публикувания документ, тип 4110 - Банкова сверка.
4.3. Нулеви разрешения за промяна на одобрени документи (записи в журнала)
В Административен панел | Сигурност | Приложения Datalab | DataLab PANTHEON | Финанси | Публикуване и на таба Редактиране на потвърдени документи, е задължително да се избере Нулеви разрешения за всички потребителски групи.
С тази настройка за вече потвърдени документи се предотвратява:
- Повторно публикуване на вече публикувани документи за поръчки. Повторното записване на документи за поръчки също ще бъде ненужно, ако промените на вече записани документи са разрешени - Вижте точка 2.2 по-горе.
- Ръчно закриване на плащания, което би разделило публикуването на плащания на няколко позиции (издадени или получени фактури).
 |
СЪВЕТ
Винаги когато добавяте нов тип документ на модула Финанси, трябва да импортирате типовете документи в Разрешения в Финанси | Одобряване на записи в журнала или Редактиране на потвърдени документи.
С Нулево разрешение в Редактиране на потвърдени документи, осигурете, че Нулевото разрешение автоматично се взема предвид и за новите типове записи в журнала.
|
4.4. Ръчно закриване чрез повторно публикуване
Присвояването на разрешения за Ръчно закриване чрез повторно публикуване вместо Ръчно закриване с разпределение на плащанията осигурява, че публикуваните записи в журнала няма да бъдат променяни.
