Obavezna uputstva za osiguravanje sukladnosti PANTHEON™-a s RS
Obavezna uputstva za osiguravanje sukladnosti PANTHEON™-a s RS
Obavezna uputstva za osiguravanje sukladnosti PANTHEON™-a s RS
 |
Prije samog početka upotrebe poslovno-informacijskog sistema PANHEON™, potrebno je uvažiti slijedeće upute za osiguravanje sukladnosti programa s računovodstvenim standardima. |
1. Postavljanje loga promjena
Postavljanjem loga promjena osiguravamo revizijsku sljedivost unesenih podataka u programu. Tako možemo na određenom dokumentu (temeljnici) pratiti tko, što, kada i gdje je mijenjao određeni podatak.
Log promjena je potrebno obavezno uključiti na tablicama:
- TEME i TEMEPOZ - na taj način ćemo slijediti promjene u tablicama glavne knjige i saldakonta
- AVTOR, AVTORFUNKCIJA - slijediti ćemo promjene autorizacija za pojedine funkcije i korisnike
 |
Te postavke su izuzetno važne ako ovlaštenim korisnicima omogućite brisanje ili mijenjanje zapisa. Samo postavljanjem loga promjena možete osigurati sukladnost sa standardima i pregled revizijskog slijeda. |
2. Postavljanje autorizacija robnih dokumenata
 |
Računovodstveni standardi ne savjetuju mogućnost brisanja i mijenjanja dokumenata. PANTHEON™ omogućava, postavljanjem revizijskih tragova (loga promjena), "čiste" podatke bez preknjižavanja ispravaka na ispisima programa, a istodobno praćenje promjena, što bitno pojednostavljuje rad.
Ukoliko želite ograničiti nadležnosti Vaših korisnika i vidjeti ispravke na samim ispisima PANTHEON™-a i ne samo iz revizijskog slijeda, onda preporučamo sprečavanje brisanja i popravljanja dokumenata. |
2.1. Sprečavanje brisanja dokumenata
Za sprečavanje brisanja dokumenata u programu, potrebno je postaviti odgovarajuće autorizacije. Preporučljivo je postaviti autorizaciju Pisanje (Write) na robne dokumente (narudžbe), Dozvoljeno mijenjanje postavite na 0 (samo tekući dan).
2.2. Sprečavanje mijenjanja već potvrđenih/knjiženih dokumenata
Osim toga je potrebno postaviti i ništavnu autorizaciju na slijedećim autorizacijama "Dozvoljeno mijenjanje već knjiženih" i "Mijenjanje potvrđenih prometa", koje se odnose na robne dokumente:
3. Osiguravanje načela dvostavnog knjigovodstva
 |
Glavna knjiga i dnevnik glavne knjige vode se po načelu dvostavnog knjigovodstva. Stoga moramo spriječiti knjiženje nesaldiranog dokumenta. |
3.1. Postavljanje Kontrole salda temeljnice
Zbog osiguravanja načela dvostavnog knjigovodstva, na svakoj vrsti temeljnice mora biti izabrana postavka Kontrole salda temeljnice na Saldo mora biti izravnan.
4. Osiguravanje nepromjenjivosti Dnevnika glavne knjige
 |
Temeljne poslovne knjige, kao glavni knjigovodstveni pregled su dnevnik glavne knjige i glavna knjiga. Kronološki ispis svih događaja povezanih s knjiženjem glavne knjige za određeno razdoblje mora biti neovisan o trenutku ispisa. PANTHEON™ osigurava sukladnost s tim zahtjevom SRS uz nabrojane uvjete upotrebe:
- Najvažniji je pravilan izbor vrste autorizacije za pojedinu akciju i/ili vrstu dokumenta.
- Autorizacijom moramo spriječiti brisanje kompletne temeljnice, pa i brisanje i mijenjanje pojedinih pozicija u okviru iste temeljnice. Stoga vrstu autorizacije Brisanje ne upotrebljavamo.
|
4.1. Sprečavanje brisanja knjiženih dokumenata (temeljnica)
Za sve vrste dokumenata modula Novac i sva automatska knjiženja, obavezno izdvojimo postavku Brisanje odnosno upotrebljavamo autorizaciju Pisanje kao najvišu autorizaciju. Dovoljeno mijenjanje dana postavimo na 0 (samo tekući dan).
Takvom postavkom ćemo spriječiti brisanje kompletne pojedine temeljnice, a moguće će je biti promijeniti samo u tekućem danu. Takvom autorizacijom spriječimo i ponovno knjiženje obračuna plaća, koje je moguće kod brisanja kompletne temeljnice i odgovarajuće postavke autorizacije za mijenjanje statusa obračuna.
4.2. Obavezno potvrđivanje dokumenata knjiženja (temeljnica)
Na svakom dokumentu knjiženja označimo da je dokument potvrđen i time spriječimo mijenjanje dokumenta uz odgovarajuće postavke autorizacije za Dozvoljeno mijenjanje potvrđenih dokumenata.
4.3. Ništavna autorizacija za Dozvoljeno mijenjanje potvrđenih dokumenata (temeljnica)
Na grani autorizacije Novac / Mijenjanje potvrđene temeljnice obavezno izaberemo Ništavnu autorizaciju za sve grupe korisnika. Ovom postavkom ćemo, za potvrđene temeljnice, spriječiti:
- Ponovno knjiženje već knjiženih robnih dokumenata. Ponovno knjiženje robnih dokumenata će biti i nepotrebno uz odgovarajuću autorizaciju mijenjanja već knjiženih dokumenata - točka 2.2.
- Ručno zatvaranje plaćanja, koje bi razdijelilo knjiženje plaćanja na više pozicija (dokumenata potraživanja/obaveza)
Svaki puta kada dodamo novu vrstu dokumenta za modul Novac, moramo obavezno uvoziti Vrste dokumenata u Autorizaciji za granu Novac / Potvrđivanje temeljnice ili Mijenjanje potvrđene temeljnice. Ništavnom autorizacijom na grani Mijenjanje potvrđene temeljnice smo osigurali da se i za nove vrste temeljnica automatski uvažava Ništavna autorizacija.
4.4. Upotreba ručnog zatvaranja s preknjižavanjem
Autorizacijom za upotrebu Ručnog zatvaranja s preknjižavanjem, umjesto Ručnog zatvaranja s dijeljenjem plaćanja, osiguravamo i da se već knjižene temeljnice ne mijenjaju.