Usklađivanje PANTHEON-a sa računovodstvenim standardima

Obavezna uputstva za obezbjeđivanje PANTHEON™-a s BRS

Prije samog početka korištenja poslovno-informacionog sistema PANTHEON, moraju se uzeti u obzir sljedeća uputstva za usklađivanje programa sa međunardnim računovdstvenim standardima. Na ovu temu se uvijek možete više informisati na linku.

1. Podešavanje loga promjena

S postavljanjem loga promjena osiguravamo revizijski slijed te usklađenost sa standardima unesenih podataka u program. Na taj način možemo na određenom dokumentu (temeljnici) pratiti ko, šta, kad i gdje je promijenio određeni podatak.

Log promjena se obavezno mora uključiti na tabelama:

• TEME i TEMEPOZ - na taj način možemo pratiti promjene u tabelama glavne knjige i saldakonta.
• AUTOR, AUTORFUNKCIJA - na taj način možemo pratiti promjene autorizacije za pojedinačne funkcije i korisnike.

Za podešavanje loga promjena odaberemo meni Postavke | Program | Adminstratorska konzola | Baza podataka | Postavljanje  loga promjena.

UPOZORENJE Ove postavke su veoma bitne ako ovlaštenim korisnicima  omogućite brisanje ili izmjenu zapisa. Samo s podešavanjem loga promjena možemo da osiguramo usklađenost sa standardima i pregled revizorskog slijeda.

2. Podešavanje autorizacije robnih dokumenta

Računovodstveni standardi ne preporučuju mogućnost brisanja i izmjene dokumenata.

PANTHEON™ omogućava sa podešavanjima (loga promjena) "čiste" podatke bez preknjižavanja, popravki na ispisima programa, što značajno pojednostavljuje rad.

UPOZORENJE Ako želite da ograničite ovlaštenja vaših korisnika i vidjeti popravke na samim ispisima PANTHEON™-a, ne samo iz loga promjena, onda vam preporučujemo zabranu brisanja i popravljanja dokumenata.

2.1 Zabrana brisanja dokumenata

Za zabranu brisanja dokumenata u programu je potrebno podesiti odgovarajuće autorizacije.

Preporučljivo je da podesimo autorizaciju Pisanje (Write) na robne dokumente (narudžbe).

Dozvoljeno mijenjanje podesimo na 0 (samo tekući dan).

2.2. Zabrana mijenjanja već potvrđenih/knjiženih dokumenata

Pored toga je, također, potrebno podesiti ništavnu (none) autorizaciju na sljedećim autorizacijama:  Dozvoljeno mijenjanje već knjiženih i Mijenjanje potvrđenih prometa,  koje se odnose na robne dokumente:

4.1. Zabrana brisanja knjiženih dokumenata (temeljnica)

Za sve vrste dokumenata modula Novac i sva automatska knjiženja obavezno isključimo  postavku Brisanje ili upotrijebimo autorizaciju Pisanje kao najvišu autorizaciju.

Dozvoljeno mijenjanje dana podesimo na 0 (samo tekući dan).

S ovom postavkom onemogućimo brisanje cijele pojedinačne temeljnice, dok ju je moguće promijeniti samo u tekućem danu.

Onemogući se također ponovno knjiženje obračuna plata, koje je moguće ukoliko obrišemo cijelu temeljnicu i ako postoji odgovarajuće postavka autorizacije za mijenjanje statusa obračuna.

4.2 Obavezno potvrđivanje dokumenata knjiženja (temeljnica)

Na svakom dokumentu knjiženja označimo da je dokumenat potvrđen i tako onemogućimo mijenjanje dokumenta. Prikladno mora biti podešena autorizacija za Dozvoljeno mijenjanje potvrđenih dokumenata.

Na slici ispod je prikazana potvrda dokumenata knjiženja, vrste 4110 - Knjiženje izvoda.

4.3. "Ništavna autorizacija" za Dozvoljeno mijenjanje potvrđenih dokumenata (temeljnica)

U Administratorskoj konzoli | Autorizacije | Datalab aplikacije | Datalab PANTHEON | Novac | Knjiženje i na tabu Mijenjanje potvrđene temeljnice se mora obavezno odabrati Ništavna autorizacija za sve grupe korisnika.

S tim postavkama se za već potvrđene temeljnice onemogući:

• Ponovno knjiženje već knjiženih robnih dokumenata. Ponovno knjiženje robnih dokumenata će također biti bespotrebnoo uz odgovarajuću autorizaciju mijenjanja već knjiženih dokumenata - tačka 2.2.
• Ručno zatvaranje plaćanja koje bi razdijelilo knjiženje plaćanja na više pozicija (dokumenti potraživanja/obaveze).

SAVJET Svaki put kad se doda nova vrsta dokumenta za modul Novac, obavezno morate napraviti uvoz Vrste dokumenata u Autorizaciji za tab Novac | Potvrđivanje temeljnice ili Mijenjanje potvrđene temeljnice. S "ništavnom" autorizacijom na tabu Mijenjanje potvrđene temeljnice pobrinete da se za i nove vrste temeljnica automatski uvažava Ništavna autorizacija.

4.4 Korištenje ručnog zatvaranja sa preknjižavanjem

S autorizacijom za korištenje Ručnog zatvaranja s preknjižavanjem, umjesto Ručnog zatvaranja s podjelom plaćanja, također možemo osigurati da se već proknjižene temeljnice ne mijenjaju.

3. Uspostavljanje načela dvojnog knjigovodstva

3.1. Podešavanje Kontrole salda temeljnice

Da bismo osigurali načelo dvojnog knjigovodstva, u svakom redu temeljnice mora biti odabrano podešavanje kontrole salda.

Vrste temeljnice odn. dokumenata se vodi u šifrantu vrste dokumenata . Do šifranta vrste dokumenata pristupamo preko menija Postavke | Program | Vrste dokumenata.

Kod svih vrsta dokumenata za knjiženje mora biti na tabu Novac i Kontrola salda temeljnice odabrana opcija Saldo mora biti izravnat.