Instrucțiuni pentru asigurarea conformității PANTHEON™ cu SAS

Instrucțiuni obligatorii pentru asigurarea conformității PANTHEON™ cu SAS

Înainte de a începe utilizarea sistemului de informații de afaceri PANTHEON™, trebuie urmate următoarele instrucțiuni pentru a asigura conformitatea programului cu Standardele Contabile Slovene.

1. Configurarea Jurnalului de Modificări

Prin configurarea Jurnalului de Modificări, oferim trasabilitate auditabilă a datelor introduse în program. În acest fel, putem monitoriza cine, ce, când și unde a modificat anumite informații pe un anumit document (bază).

Jurnalul de modificări trebuie inclus în următoarele tabele:

• tHE_AcctTrans și tHE_AcctTransItem - în acest fel vom urmări modificările în tabelele registrului general și conturilor subiect
• tPA_UserAutho, tPA_Author - vom urmări modificările autorizațiilor pentru funcții și utilizatori individuali

Pentru a configura jurnalul de modificări, selectați meniul Setări | Program | Panou de Administrare | Bază de Date | Setări Jurnal de Modificări.

AVERTISMENT Aceste setări sunt extrem de importante dacă permitem utilizatorilor autorizați să șteargă sau să modifice înregistrări. Doar prin configurarea unui jurnal de modificări putem asigura conformitatea cu standardele și revizuirea controlului de revizie.

2. Atribuirea Autorizațiilor pentru Documentele de Mărfuri

Standardele contabile descurajează posibilitatea ștergerii și modificării documentelor.

PANTHEON™ cu setările de control al reviziei (jurnalul de modificări) permite date "curate" fără repostarea corecțiilor pe ieșirea programului, și în același timp urmărirea modificărilor, ceea ce simplifică semnificativ munca.

AVERTISMENT Dacă dorim să limităm autorizațiile utilizatorilor dvs. și să vedem corecțiile pe rapoartele PANTHEON™ în sine și nu doar din controlul reviziei, atunci este înțelept să restricționăm autorizațiile de ștergere și modificare.

2.1. Prevenirea Ștergerii Documentelor

Pentru a preveni ștergerea documentelor în program, trebuie să atribuiți autorizații adecvate autorizații.

Se recomandă setarea Scriere autorizației pentru documentele de comandă.

În același timp, ar trebui să setați valoarea Permisiuni de bază la 0 (doar ziua curentă).

2.2. Prevenirea Modificărilor în Documentele Deja Aprobate sau Postate

În plus, este necesar să setați o autorizație zero pentru următoarele autorizații Editare Documente Aprobate și Permite Modificarea Liniilor Deja Postate, referitoare la documentele de comandă:

3. Asigurarea Sistemului de Contabilitate în Partidă Dublă

Articolul 22.8 din SAS postulează că "registrul general și jurnalul trebuie să fie ținute pe principiul contabilității în partidă dublă." Prin urmare, trebuie să prevenim postarea unui document dezechilibrat.

3.1. Verificarea Echilibrului Înregistrării în Jurnal

Pentru a asigura principiul contabilității în partidă dublă, setarea de control al echilibrului trebuie selectată pentru fiecare tip de registru.

Tipurile de documente sunt păstrate în registrul tipurilor de documente. Registrul poate fi accesat prin meniul Setări | Program | Tipuri de Documente.

Pentru toate tipurile de documente postate, în Verificare echilibrul înregistrării în jurnal butonul radio Trebuie să fie echilibrat trebuie selectat.

4. Înregistrări Blocate în Jurnalul General

În SAS 22, punctul 22.3 definește:

Registrele de afaceri de bază ca principalele informații contabile sunt jurnalul general și registrul general. Tipărirea cronologică a tuturor evenimentelor legate de postarea registrului general pentru o anumită perioadă trebuie să fie independentă de momentul tipăririi.

PANTHEON™ asigură conformitatea cu această cerință SAS în următoarele condiții de utilizare:

• Cel mai important lucru este selecția corectă a tipului de autorizație pentru fiecare acțiune și/sau tip de document.
• Prin autorizație, trebuie să prevenim ștergerea întregului jurnal, precum și ștergerea și modificarea pozițiilor individuale din același jurnal. Prin urmare, nu utilizăm Ștergere tipuri de autorizații.

4.1. Prevenirea Ștergerii Documentelor Postate (Înregistrări în Jurnal)

Toate tipurile de documente ale modulului Financiar și toate postările automate trebuie exclude setarea Ștergere, adică utilizăm autorizația Scriere ca cea mai înaltă autorizație.

Setăm Perioada de actualizare la 0 (doar ziua curentă).

Cu această setare, prevenim ștergerea întregului jurnal individual, și va fi posibil să îl modificăm doar în ziua curentă.

Atribuirea unei astfel de autorizații previne repostarea salariilor calculate, ceea ce este posibil atunci când întregul jurnal este șters și autorizația de a modifica statutul salariilor este setată corespunzător.

4.2. Aprobarea Postărilor (Înregistrări în Jurnal)

Pe fiecare document postat, marcăm că documentul este aprobat și astfel prevenim modificarea documentului. Autorizația pentru Permite modificarea pozițiilor deja aprobate trebuie setată corespunzător.

Imaginea de mai jos arată confirmarea documentului postat, tip 4110 - Reconcilierea bancară.

4.3. Autorizații Zero pentru Modificarea Documentelor Aprobate Permise (Înregistrări în Jurnal)

În Panoul de Administrare | Securitate | Aplicații Datalab | Datalab PANTHEON | Financiar | Postare și pe fila Editare Documente Confirmate, este obligatoriu să selectați Autorizații Zero pentru toate grupurile de utilizatori.

Cu această setare, pentru documentele deja confirmate, se previne următoarele:

• Repostarea documentelor de comandă deja postate. Repostarea documentelor de comandă va fi, de asemenea, inutilă dacă modificările la documentele deja postate sunt autorizate - Vezi punctul 2.2 de mai sus.
• Închiderea manuală a plăților, care ar împărți postarea plății în mai multe poziții (facturi emise sau primite).

SUGESTIE Ori de câte ori adăugați un nou tip de document al modulului Financiar, trebuie să importați tipurile de documente în Autorizații în Financiar | Aprobați Înregistrarea în Jurnal sau Editați Documentele Confirmate. Cu o autorizație Zero în Editare Documente Confirmate, asigurați-vă că autorizația Zero este luată automat în considerare și pentru noile tipuri de înregistrări în jurnal.

4.4. Închiderea Manuală Utilizând Repostarea

Atribuirea autorizațiilor pentru Închiderea Manuală utilizând Repostarea în loc de Închiderea Manuală cu Distribuția Plăților asigură că înregistrările în jurnal postate nu vor fi modificate.