Obavezna uputstva za usklađivanje PANTHEON™-a sa rač. standardima

Obavezna uputstva za usklađivanje PANTHEON™-a sa rač. standardima

Pre početka upotrebe poslovnoinformacionog sistema PANTHEON™ neophodno je poštovati sledeća uputstva za usklađivanje programa sa Međunarodnim računovodstvenim standardima, odnosno važećim Zakonom o računovodstvu.

1. Podešavanje loga promena

Pomoću podešavanja loga promena obezbeđujemo revizijsku sledivost unesenih podataka u program. Na taj način možemo da na određenom dokumentu (nalogu za knjiženje) pratimo ko, šta, kada i gde je menjao određeni podatak.

Log promene obavezno se mora uključiti na tabelama:

• TEME i TEMEPOZ - na taj način ćemo pratiti promene glavne knjige i saldokonta.
• AUTOR, AUTORFUNKCIJA - na taj način ćemo pratiti promene autorizacija za pojedinačne funkcije i korisnike.

Za podešavanje loga promena izaberemo meni Podešavanja | Program | Administratorska konzola | Baza podataka | Postavljanje (podešavanje) loga promena.

UPOZORENJE Ova podešavanja su od izuzetne važnosti u slučaju da ovlašćenim korisnicima omogućimo brisanje i menjanje/uređivanje zapisa. Samo pomoću loga promena možemo osigurati usklađenost sa standardima i pregled revizijske sledivosti.

2. Podešavanje autorizacija robnih dokumenata

Standardi revizije ne preporučuju mogućnost brisanja i menjanja dokumenata.

PANTHEON™ pomoću podešavanja revizijske sledivosti (loga promena) omogućava ''čiste'' podatke bez preknjižavanja ispravki na ispisima programa, istovremeno omogućavajući i praćenje promena, čime se u velikoj meri može pojednostaviti rad.

UPOZORENJE Ukoliko želite da ograničite ovlaštenja vaših korisnika i videti ispravke na samim ispisima PANTHEON™-a, ne samo iz revizijske sledivosti, onda preporučujemo zabranu brisanja dokumenata.

2. 1. Zabrana brisanja dokumenata

Za zabranu brisanja dokumenata u programu je neophodno podesiti odgovarajuće autorizacije.

Preporučuje se da podesimo autorizaciju Pisanje na robne dokumente (narudžbine).

Dozv. menjanje podesimo na 0 (samo na tekući dan).

2. 2. Zabrana menjanja već potvrđenih/knjiženih dokumenata

Pored toga potrebno je podesiti ništavnu autorizaciju na sledećim autorizacijama: Dozvoljeno menjanje već knjiženih i Menjanje potvrđenih dokumenata, koje se odnose na robne dokumente:

3. Uspostavljanje načela dvojnog knjigovodstva

MRS i Zakon o računovodstvu propisuju da se Glavna knjiga i dnevnik glavne knjige moraju voditi po načelu dvojnog knjigovodstva. Zato moramo sprečiti knjiženje nesaldiranog dokumenta.

3. 1. Podešavanje kontrole salda naloga za knjiženje

Da bi se obezbedilo načelo dvojnog knjigovodstva, moramo na svakoj vrsti naloga za knjiženje izabrati opciju podešavanja kontrole salda.

Vrste naloga za knjiženje odnosno dokumenata definišu se u šifarniku vrsta dokumenata. Do šifarnika pristupamo preko menija Podešanja | Program | Vrste dokumenata.

Pri svim vrstima dokumenata za knjiženje mora se odabrati u panelu Kontrola salda nal. za knjiženje opcija Saldo mora biti izravnat.

4. Uspostavljanje nepromenljivosti Dnevnika glavne knjige

MRS i Zakon o računovodstvu previđaju sledeće:

Temeljne poslovne knjige su dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige. Hronološki ispis svih događaja povezanih sa knjiženjem glavne knjige za određeni period mora biti nezavisan od trenutka ispisa.

PANTHEON™ obezbeđuje usklađenost sa pomenutim zahtevima pod sledećim uslovima upotrebe:

• Najvažnija je pravilan izbor autorizacije za pojedinačnu akciju i/ili vrstu dokumenta.
• Pomoću autorizacije moramo onemogućiti brisanje celog naloga za knjiženje, kao i brisanje i menjanje/uređivanje određenih pozicija u okviru istog naloga za knjiženje. Za to upotrebljavamo vrstu autorizacije Brisanje NE.

4. 1. Zabrana brisanja knjiženih dokumenata (naloga za knjiženje)

Za sve vrste dokumenata modula Novac i sva automatska knjiženja obavezno isključimo podešavanje Brisanje odnosno upotrebimo autorizaciju Pisanje kao najvišu autorizaciju.

Dozv. menjanje (dana) postavimo na 0 (samo za tekući dan).

Tako onemogućavamo brisanje pojedinačnog naloga za knjiženje u celini, a njegova promena biće moguća samo tokom tekućeg dana.

Na ovaj način onemogućava se i ponovno knjiženje obračuna plata, koje je moguće ukoliko obrišemo ceo nalog za knjiženje i posedujemo odgovarajuća podešanja autorizacije za promenu statusa obračuna.

4. 2. Obavezno potvrđivanje dokumenata knjiženja (naloga za knjiženje)

Na svakom dokumentu knjiženja označimo da je dokument potvrđen i na taj način onemogućimo menjanje/uređivanje dokumenta. Autorizacija za Dozvoljenjo menjanje potvrđenih dokumenata mora biti podešena na odgovarajući način.

Na slici ispod prikazana je potvrđivanje dokumenta knjiženja, vrsta 4110 - Knjiženje izvoda.

4. 3. Ništavna autorizacija za Uređivanje potvrđenih dokumenata (naloga za knjiženje)

U Administratorskoj konzoli | Autorizacije | Datalab Aplikacije | Datalab PANTHEON | Novac | Knjiženje i na panelu Uređivanje potvrđenih dokumenata obavezno treba izabrati Ništavnu autorizaciju za sve grupe korisnika.

Na taj način se onemogućavaju sledeće stvari za već potvrđene naloge za knjiženje:

• Ponovno knjiženje već knjiženih robnih dokumenata. Ponovno knjiženje robnih dokumenata biće takođe nepotrebno uz odgovarajuću autorizaciju menjanja/uređivanja već knjiženih dokumenata - tačka 2. 2.
• Ručno zatvaranje plaćanja, koja bi podelilo knjiženje plaćanja na više pozicija (dokumenata potraživanje/obaveza).
   

SAVET Svaki put kada se doda nova vrsta dokumenta za modul Novac morate obavezno izvršiti uvoz vrsta dokumenata u Autorizaciji za panel Novac | Potvrđivanje dokumenta ili Uređivanje potvrđenih dokumenata. Pomoću ništavne autorizacije na panelu Uređivanje potvrđenih dokumenata možete osigurati da se za nove vrste dokumenata/naloga za knjiženje automatski poštuje Ništavna autorizacija.

4. 4. Upotreba ručnog zatvaranja sa preknjižavanjem

Pomoću autorizacije za upotrebu Ručnog zatvaranja sa preknjižavanjem umesto Ručnog zatvaranja sa podelom plaćanja osiguravamo da se već knjiženi nalozi ne uređuju.