Anweisungen zur Sicherstellung der Konformität von PANTHEON™ mit SAS

Verpflichtende Anweisungen zur Sicherstellung der Konformität von PANTHEON™ mit SAS

Bevor Sie das Geschäftsinformationssystem PANTHEON™ verwenden, müssen die folgenden Anweisungen befolgt werden, um die Konformität des Programms mit den slowenischen Rechnungslegungsstandards.

1. Einrichten des Änderungsprotokolls

Durch das Einrichten des Änderungsprotokollsstellen wir die Nachvollziehbarkeit der im Programm eingegebenen Daten sicher. Auf diese Weise können wir überwachen, wer, was, wann und wo bestimmte Informationen auf einem bestimmten Dokument geändert hat (Basislinie).

Das Änderungsprotokoll muss in den folgenden Tabellen enthalten sein:

• tHE_AcctTrans und tHE_AcctTransItem - auf diese Weise verfolgen wir Änderungen in den Tabellen des Hauptbuchs und der Sachkonten
• tPA_UserAutho, tPA_Author - wir verfolgen Änderungen der Berechtigungen für einzelne Funktionen und Benutzer

Um das Änderungsprotokoll einzurichten, wählen Sie das Menü Einstellungen | Programm | Administrationspanel | Datenbank | Änderungsprotokoll-Einstellungen.

WARNUNG Diese Einstellungen sind äußerst wichtig, wenn wir autorisierten Benutzern erlauben, Datensätze zu löschen oder zu ändern. Nur durch das Einrichten eines Änderungsprotokolls können wir die Einhaltung der Standards sicherstellen und die Revisionskontrolle überprüfen.

2. Zuweisung von Berechtigungen für Warendokumente

Rechnungslegungsstandards raten von der Möglichkeit ab, Dokumente zu löschen und zu ändern.

PANTHEON™ mit den Einstellungen zur Revisionskontrolle (Änderungsprotokoll) ermöglicht "saubere" Daten ohne erneute Korrekturen im Programmausgang und gleichzeitig die Verfolgung von Änderungen, was die Arbeit erheblich vereinfacht.

WARNUNG Wenn wir die Berechtigungen Ihrer Benutzer einschränken und Korrekturen direkt in den PANTHEON™-Berichten sehen möchten und nicht nur aus der Revisionskontrolle, ist es ratsam, Lösch- und Änderungsberechtigungen einzuschränken.

2.1. Verhindern, dass Dokumente gelöscht werden

Um das Löschen von Dokumenten im Programm zu verhindern, müssen Sie geeignete Berechtigungen.

Es wird empfohlen, Schreib Berechtigungen für Auftragsdokumente festzulegen.

Gleichzeitig sollten Sie den Wert von Grundlegende Berechtigungen auf 0 (nur aktueller Tag) setzen.

2.2. Verhindern von Änderungen an bereits genehmigten oder gebuchten Dokumenten

Darüber hinaus ist es auch notwendig, eine Null-Berechtigung für die folgenden Berechtigungen festzulegen Genehmigte Dokumente bearbeiten und Änderungen an bereits gebuchten Positionen erlauben, die sich auf Auftragsdokumente beziehen:

3. Sicherstellung des Systems der doppelten Buchführung

Punkt 22.8 der SAS postuliert, dass "das Hauptbuch und das Journal nach dem Prinzip der doppelten Buchführunggeführt werden müssen." Daher müssen wir das Buchen eines unausgeglichenen Dokuments verhindern.

3.1. Überprüfung des Journal-Saldos

Um das Prinzip der doppelten Buchführung sicherzustellen, muss die Saldenkontrolleinstellung für jeden Buchungstyp ausgewählt werden.

Die Dokumenttypen werden im Register der Dokumenttypengeführt. Das Register kann über das Menü Einstellungen | Programm | Dokumenttypen

aufgerufen werden. Für alle Arten von gebuchten Dokumenten muss im Überprüfen des Journal-Saldos die Option Muss ausgeglichen sein

ausgewählt werden.

4. Gesperrte Datensätze im Hauptbuch

In SAS 22, Punkt 22.3 wird definiert:

Die grundlegenden Geschäftsbücher als Hauptbuchungsinformationen sind das Hauptbuchjournal und das Hauptbuch. Der chronologische Ausdruck aller Ereignisse im Zusammenhang mit der Buchung des Hauptbuchs für einen bestimmten Zeitraum muss unabhängig vom Zeitpunkt des Ausdrucks sein.

• PANTHEON™ stellt die Einhaltung dieser SAS-Anforderung unter den folgenden Nutzungsbedingungen sicher:
• Das Wichtigste ist die korrekte Auswahl des Berechtigungstyps für jede Aktion und/oder Dokumenttyp. Mit Berechtigungen müssen wir das Löschen des gesamten Journals sowie das Löschen und Ändern einzelner Positionen innerhalb desselben Journals verhindern. Daher verwenden wir keine Lösch

Berechtigungstypen.

4.1. Verhindern des Löschens gebuchter Dokumente (Journal-Einträge) Alle Dokumenttypen des Moduls Finanzen und alle automatischen Buchungen müssen die Einstellung Löschenausschließen, d.h., wir verwenden die Berechtigung Schreiben als höchste Berechtigung.

Wir setzen Aktualisierungszeitraum auf 0 (nur aktueller Tag).

Mit dieser Einstellung verhindern wir das Löschen des gesamten individuellen Journals, und es wird nur möglich sein, es am aktuellen Tag zu ändern.

Die Zuweisung solcher Berechtigungen verhindert das erneute Buchen von abgerechneten Gehaltsabrechnungen, was möglich ist, wenn das gesamte Journal gelöscht wird und die Berechtigung zum Ändern des Status der Gehaltsabrechnung entsprechend festgelegt ist.

4.2. Genehmigung von Buchungen (Journal-Einträge)

Auf jedem Buchungsdokument markieren wir, dass das Dokument genehmigt ist, und verhindern damit, dass das Dokument geändert wird. Die Berechtigung für Änderungen an bereits genehmigten Positionen muss entsprechend festgelegt werden.

Das untenstehende Bild zeigt die Bestätigung des Buchungsdokuments, Typ 4110 - Bankabstimmung.

4.3. Null-Berechtigungen für Änderungen an genehmigten Dokumenten (Journal-Einträge)

Im Administrationspanel | Sicherheit | Datalab-Anwendungen | DataLab PANTHEON | Finanzen | Buchungen und auf der Registerkarte Genehmigte Dokumente bearbeiten muss zwingend Null-Berechtigungen für alle Benutzergruppen ausgewählt werden.

Mit dieser Einstellung wird für bereits genehmigte Dokumente Folgendes verhindert:

• Erneutes Buchen von bereits gebuchten Auftragsdokumenten. Das erneute Buchen von Auftragsdokumenten wird auch unnötig, wenn die Änderungen an bereits gebuchten Dokumenten autorisiert sind - siehe Punkt 2.2 oben.
• Manuelles Schließen von Zahlungen, wodurch die Zahlungsbuchung in mehrere Positionen aufgeteilt würde (ausgestellte oder empfangene Rechnungen).

HINWEIS Wann immer Sie einen neuen Dokumenttyp des Finanzmoduls hinzufügen, müssen Sie Dokumenttypen zu Berechtigungen importieren in Finanzen | Journal-Eintrag genehmigen oder Genehmigte Dokumente bearbeiten. Mit einer Null-Berechtigung in Genehmigte Dokumente bearbeiten stellen Sie sicher, dass die Null-Berechtigung auch automatisch für neue Arten von Journal-Einträgen berücksichtigt wird.

4.4. Manuelles Schließen mit erneuter Buchung

Die Zuweisung von Berechtigungen für das manuelle Schließen mit erneuter Buchung anstelle des manuellen Schließens mit Zahlungszuordnung stellt sicher, dass gebuchte Journal-Einträge nicht geändert werden.