Interne Austausch
Interne Austausch
Nach Auswahl des Internen Austauschs legen wir in den drei untenstehenden Registerkarten die entsprechenden Postfächer fest, bestimmen deren Richtung und die Benutzer.
Im Register Einstellungen erhalten wir lediglich Informationen über diesen Austauschdienst (Treiber), den Namen und die Version des Treibers.
Im Register Postfächer legen wir die entsprechenden Postfächer, deren Richtung und die Benutzer fest, die die Dokumente im Rahmen des ausgewählten Postfachs bearbeiten werden.
| Richtung |
Wir wählen aus, in welche Richtung der Dokumentenaustausch erfolgt. Wir können zwischen den folgenden Richtungen wählen: |
| |
Intern, Eingehend, Ausgehend, Drucken. |
| Adresse |
Wir geben die Adresse bzw. den Namen an, unter dem wir die jeweilige Art des Austauschs benennen werden. |
| Hinweis |
Wir geben den Hinweis ein, der angezeigt wird, wenn wir im Fenster Dokumente mit der Maus über das Postfach fahren. |
| Benutzer |
Durch Klicken in das Feld wird uns die Schaltfläche Einstellen angezeigt, nach Auswahl dieser Schaltfläche öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Benutzer. |
| Dokumentart |
Wir wählen die Dokumentart aus dem zuvor erstellten Verzeichnis der Dokumentarten aus. |
| Ordner |
Standort der Dokumente im Ordner auf der Festplatte |
| Klassifizierung |
Wir wählen die Klassifizierung aus, mit der die Dokumente gekennzeichnet werden, die in das ausgewählte Postfach importiert werden. |
| Verschieben nach |
Wohin wir das Dokument nach dem Import verschieben. |
Wenn wir die Richtung Ausgehend wählen, öffnet sich die Möglichkeit, einen Ordner einzugeben, in dem die Dokumente gespeichert werden, die mit diesem Postfach bearbeitet werden. Die Eingabe ist lediglich eine Option und nicht verpflichtend.
Bei der Auswahl der Richtung Eingehend können wir in der Tabelle unten den Ordner eingeben, in dem sich die Dokumente für den Import in das ausgewählte Postfach befinden (z.B. erhaltene Rechnungen im PDF-Format, Verträge...). Wir bestimmen, welche Klassifizierung das Programm beim Import zuweist, die Eingabe ist nicht verpflichtend, wir können sie später manuell auswählen. Dann geben wir den Ordner in das Feld Verschieben nach ein, wohin die Dokumente nach dem Import verschoben werden. Wenn wir den Ordner Verschieben nach nicht eingeben, werden die Dokumente nach dem Import in der Dokumentation gelöscht. Wenn wir nach der Eingabe des Ordners in die Spalte Ordner, den Ordner nicht auch in die Spalte Verschieben nach eingeben, informiert das Programm mit der folgenden Warnung.
Bei der Auswahl der Richtungen Intern und Drucken gibt es keine zusätzlichen Einstellungen für das Postfach.
Den Benutzer legen wir nur fest, wenn wir möchten, dass bestimmte Benutzer ein bestimmtes Postfach sehen, alle anderen Benutzer, die hier nicht aufgeführt sind, jedoch nicht. Falls wir diese Einschränkung nicht verwenden möchten, ist es nicht erforderlich, einen Benutzer einzugeben.
Im Register Austauschdaten finden wir lediglich die Informationen über die Austauschdaten mit diesem Dienst Interna Austausch (Treiber) und deren Richtung.
