În ultimul an, când am participat la pregătirea acestor instrucțiuni, am cunoscut mai mult de optzeci de companii slovene și străine. Fiecare dintre ele este diferită, unică. Fiecare a avut propriile cerințe și dorințe. Cu toate acestea, au avut în comun constatarea că pentru supraviețuirea și creșterea unei companii este absolut necesar un sistem informațional puternic, adaptabil și rațional.

Sistemul de tranzacții (așa cum numim profesional grupul de software, din care face parte și DataLab HERMES) este esențial pentru viața companiei. Acesta facilitează munca consumatoare de timp legată de achiziții și vânzări, îmbunătățește situația financiară a companiei și reduce posibilitatea de erori.

Un aspect și mai important este perspectiva de implementare a sistemului de tranzacții. Acesta este generatorul bazelor de date - istoria companiei. Cu aceste baze de date urmărim dezvoltarea, măsurăm eficiența, identificăm tendințele și căutăm rezerve.

Sistemul de tranzacții, care nu permite rapoarte și calcule, sau care începe în fiecare an de la zero și uită întreaga istorie, experiențe și date din anul anterior, este mortal pentru companie. Vă imaginați că în fiecare 1 ianuarie cineva v-ar șterge memoria și ar înlocui-o cu numărul de respirații, expirații, greutate și înălțime - o acumulare numerică a evenimentelor? Toate evenimentele mici, care au format anul ar fi șterse sau, în cel mai bun caz, greu accesibile? Existența, creșterea și dezvoltarea ar fi cel mai probabil amenințate!

În multe companii am colaborat activ la implementarea unui sistem de tranzacții eficient. Împreună am stabilit fluxurile de bunuri, metodele de criptare, am creat înregistrări și rapoarte care măsoară pulsul companiei. Împreună am trecut printr-un proces obositor de naștere a unui nou sistem informațional. În unele locuri, nașterea a fost ușoară, în altele dificilă. Însă peste tot am observat anumite caracteristici necesare pentru o tranziție succesfulă, rapidă și cât mai puțin dureroasă.

În introducerea sistemului de tranzacții este necesară participarea activă a managementului companiei

Cel mai bine este ca managementul să își stabilească obiective clare înainte de a începe implementarea, ce dorește să realizeze cu noul sistem. Reducerea costurilor operationale, creșterea productivității, reducerea erorilor sau crearea de istorie și sisteme de măsurare. Aceste obiective trebuie explicate clar și prezentate tuturor partenerilor implicați.

În timpul implementării, managementul trebuie să colaboreze activ cu propuneri, motivare și testare. O delegare completă a stabilirii sistemului informațional către subordonați duce la nemulțumire sau eșec.

Implementarea sistemului informațional este probabil cea mai mare sarcină a companiei în acest an

Fiecare schimbare este dificilă și aduce cu sine noi probleme. La fel este și cu implementarea sistemului de tranzacții. Deoarece schimbă, completează sau elimină anumiți parametri stabiliți în companie, este necesară dedicarea și concentrarea.

Compromisul poate avea consecințe catastrofale. Sistemele de tranzacții nu sunt schimbate în fiecare an, așa că trebuie să trăim cu ele o perioadă mai lungă. Proverbul "așa cum îți așterni, așa vei dormi" este foarte relevant.

Fiți conștienți că efortul, timpul și banii investiți în construirea temeinică permit profituri în viitorul apropiat și îndepărtat.

Stabiliți o persoană responsabilă pentru implementare

Persoana responsabilă pentru implementarea sistemului de tranzacții poate fi orice persoană din companie, care cunoaște funcționarea integrală a companiei și obiectivele de reformă. Ar trebui să aibă cel puțin cunoștințe de bază în informatică și să fie deschisă la idei noi. Persoana responsabilă poate fi directorul, cineva din managementul de mijloc sau un angajat pe un post de muncă.

Persoana responsabilă ar trebui să aibă toate autoritățile pentru implementare. Dacă nu are deja autoritatea de reorganizare a procesului de afaceri, ar trebui să aibă măcar posibilitatea și atenția în a face propuneri. Ca coordonator al proiectului, stabilește prioritățile implementării și dinamica acesteia. Ar trebui să fie liber de presiuni pentru a sări peste etape sau cerințele indivizilor. Până la finalizarea implementării, ar trebui să aibă sprijin total din partea managementului.

Un nou sistem de tranzacții este o oportunitate excelentă pentru reingineria companiei

Odată cu schimbarea sistemului informațional, avem o oportunitate ideală de a reevalua și schimba procesele de afaceri din companie. Este nevoie de curaj și de intrebări cu privire la raționalitatea anumitor sarcini. Să ne întrebăm dacă efectuăm o anumită sarcină în cel mai bun mod posibil? O facem în cel mai eficient mod din punct de vedere al costurilor? Este controlul prea mult sau prea puțin? Este raportul între costul procesului și venitul pe care îl aduce adecvat?

Nu vă lăsați prinși în tipare de gândire stabilite sau limitări impuse de sistemul de tranzacții existent. Cea mai ușoară și ineficientă cale este întrebarea: "Cum am organiza compania astăzi, dacă am începe de la zero?"

Nu vă temeți de intervenții în structura organizațională a companiei

Un nou sistem de tranzacții poate duce la reducerea necesarului de muncă pe un segment, iar aceste resurse pot fi apoi utilizate în altă parte. În loc de contabilitate, în control. În loc de introducerea facturilor, vânzări active.

Un sistem informațional ideal mută resursele umane din companie mai aproape de activitatea de bază a companiei!

De la afaceri materiale, prin finanțe, până la control și optimizări

O casă nu se construiește de sus în jos și nici sistemul de tranzacții nu se implementează de sus în jos.

Prima fază pe care o abordăm în implementare este determinarea fluxurilor materiale și stabilirea afacerii materiale. Următoarea este determinarea producției, dacă compania o are.

Datele financiare sunt doar date derivate din cele materiale, așa că vin la rând într-o fază ulterioară, când cel puțin bazele afacerii materiale funcționează deja.

Controlul și rapoartele sunt posibile doar atunci când sunt disponibile atât datele materiale, cât și cele financiare.

Optimizarea afacerii se realizează pe baza rezultatelor controlului.

Stabiliți termene realiste

Sistemul de tranzacții nu se implementează peste noapte. Timpul necesar pentru implementarea sistemului depinde foarte mult de perioada din an în care îl implementăm sau de istoria pe care dorim să o capturăm. O regulă de fier este că nicio reformă nu este mai scurtă de trei luni, dar nu trebuie să fie mai lungă de un an.

Sistemul informațional în sine nu aduce profit și nu rezolvă probleme

Așa cum un spațiu în centrul orașului nu garantează o mulțime de clienți, la fel și un sistem informațional fără aport uman nu funcționează. Este greșit să se presupună că computerul va funcționa singur. Sistemul de tranzacții este doar un instrument pentru atingerea obiectivului.

La Ljubljana, 06.06.1998,

Andrej Mertelj