U zadnjih godinu dana, otkada sam sudjelovao u pripremi ovih uputstva,
upoznao sam preko osamdeset slovenskih i stranih poduzeća. Svako od njih je
drugačije, svako od njih je svoje. Svako je imalo svoje zahtjeve i svoje želje.
Ipak, svima je bila zajednička spoznaja da je za preživljavanje i rast poduzeća
neophodno potreban sposoban, prilagodljiv i racionalan informacijski sistem.
Transakcijski sistem (kako stručno nazivamo zbirku programske opreme, u koju
spada i DataLab HERMES) ima ključni značaj za život i rad poduzeća. Olakšava
zamorno i vremenski zahtjevno upravljanje nabavom i prodajom, prikazuje novčano
stanje poduzeća i smanjuje mogućnost grešaka.
Još važniji je izvedbeni vid transakcijskog sistema. To je, naime, generator
baza podataka - prošlosti poduzeća. S tim bazama podataka pratimo razvoj,
mjerimo učinak, uočavamo trendove i tražimo rezerve.
Transakcijski sistem, koji ne omogućava preglede i obračune ili čak svake godine
počinje iznova, te pritom "zaboravi" svu prošlost, iskustva i podatke iz
prethodne godine, smrtonosan je za poduzeće. Možete li zamisliti, kada bi svakog
prvog siječnja, netko izbrisao Vaše pamćenje i zamijenio ga brojem udisaja,
izdisaja, težinom i visinom - brojčano izraženim kumulativom događaja? Svi sitni
događaji, koji su sačinjavali godinu, bili bi izbrisani ili u najboljem slučaju,
teško dostupni? Postojanje, rast i razvoj bi, najvjerojatnije, bili ugroženi!
U mnogim poduzećima smo aktivno učestvovali kod postavljanja efektivnog
transakcijskog sistema. Zajedno smo definirali tokove robe, način šifriranja,
kreirali evidencije i izvještaje, koji mjere puls poduzeća. Zajedno smo
prolazili kroz naporan proces rađanja novog informacijskog sistema. Nekada je
porod bio jednostavan, a nekada težak. No, u svakom procesu smo opazili određene
parametre, potrebne za uspješan, brz i što je moguće manje bolan prelazak.
Pri uvođenju transakcijskog sistema potrebno je aktivno sudjelovanje uprave
poduzeća
Najbolje je, ako uprava poduzeća i prije početka uvođenja postavi jasne ciljeve,
o tome što s novim sistemom želi postići. Snižavanje troškova poslovanja, veća
produktivnost, smanjenje grešaka ili evidencija prošlosti i mjernih sistema. Te
ciljeve je potrebno objasniti i predstaviti svim sudionicima.
Tijekom uvođenja, uprava mora aktivno sudjelovati s prijedlozima, motivacijom i
testiranjem. Potpuno prepuštanje postavljanja informacijskog sistema podređenim,
vodi u nezadovoljstvo ili havariju.
Uvođenje informacijskog sistema je vjerojatno najveći zadatak poduzeća u toj
godini.
Svaka promjena je teška i nosi sa sobom nove poteškoće. Isto je i s podešavanjem
transakcijskog sistema. S obzirom da mijenja, nadopunjava ili otklanja određene
ustaljene radnje u poduzeću, potrebna je maksimalna predanost i fokusiranost.
"Polovičnost" može imati katastrofalne posljedice. Transakcijski sistem ne
mijenjamo svake godine, te zato s njim moramo živjeti duže vrijeme. Izreka "kako si
prostreš postelju, tako ćeš i spavati" je primjerena.
Budite svjesni toga da napor, vrijeme i novac, uložen u temeljnu izgradnju,
omogućava dobitke u bližoj i daljnjoj budućnosti.
Postavite odgovornu osobu za uvođenje
Odgovorna osoba za uvođenje transakcijskog sistema može biti bilo tko u
poduzeću, tko poznaje cjelokupno funkcioniranje poduzeća i ciljeve obnove. Dobro
bi bilo da ima barem osnovna znanja rada na računalu i otvorenost za nove ideje.
Odgovorna osoba može biti direktor, netko iz srednjeg managementa ili zaposlen
na radnom mjestu.
Odgovorna osoba mora imati sve ovlasti za uvođenje. Ako već nema ovlasti za
reorganizaciju poslovnog procesa, barem mora imati mogućnost i inicijativu kod
davanja prijedloga. Kao koordinator projekta, određuje prioritete uvođenja i
njegovu dinamiku. Mora biti oslobođena pritisaka, glede preskakanja faza ili
zahtjeva pojedinaca. Do samog uvođenja, mora imati potpunu podršku uprave.
Novi transakcijski sistem je odlična prilika za reinženjering poduzeća
Promjenom informacijskog sistema imamo idealnu priliku da razmislimo i
promijenimo poslovne procese u poduzeću. Potrebna je hrabrost i pitanja o
smislenosti određenih poslova. Zapitajmo se da li određeni posao obavljamo na
najbolji mogući način? Da li ga obavljamo najefikasnije sa stanovišta troškova?
Da li je kontrolnih mehanizama previše ili premalo? Da li je odnos između
troškova procesa i prihoda, koje pritom ostvarujemo primjeren?
Ne zatvarajte se u ustaljene kalupe razmišljanja ili ograničenja, koja Vam
postavlja postojeći transakcijski sistem. Najlakši i najefikasniji put je
pitanje: "Kako bi danas organizirali poduzeće, ako bi počeli ispočetka?"
Nemojte se bojati promjena organizacijske strukture poduzeća
Novi transakcijski sistem može voditi u smanjenje radnih potreba na jednom
segmentu, a te resurse možemo upotrijebiti na drugom mjestu. Umjesto u
računovodstvu, u kontroli. Umjesto unošenja računa, aktivna prodaja.
Idealan informacijski sistem pomiče ljudske resurse u poduzeću bliže osnovnoj
djelatnosti poduzeća!
Od materijalnog poslovanja, preko financija, do kontrolinga i optimizacija
Kuća se ne gradi od krova prema dolje; tako se i transakcijski sistem ne
postavlja od vrha prema dolje.
Prva faza, od koje krećemo pri postavljanju, je definiranje materijalnih tokova
i podešavanje materijalnog poslovanja. Slijedeća faza su definiranje
proizvodnje, ako je poduzeće ima.
Financijski podaci su samo izvedeni podaci materijalnog, te stoga dolaze na red
u kasnijoj fazi, kada barem osnove materijalnog poslovanja već funkcioniraju.
Kontroling i izvještaji su mogući tek onda, kada na raspolaganju imamo
materijalne i financijske podatke.
Optimizacija poslovanja se vrši na osnovu rezultata kontrolinga.
Odredite realne vremenske okvire
Transakcijski sistem se ne postavlja preko noći. Vrijeme, potrebno za
podešavanje sistema, ovisi o razdoblju u godini kada ga postavljamo, odnosno
prošlosti, koju želimo obuhvatiti. Željezno pravilo je da nijedna obnova nije
kraća od tri mjeseca, a ne smije biti duža od jedne godine.
Informacijski sistem sam po sebi ne donosi dobit i ne rješava poteškoće.
Isto kao što prostor u centru grada nije garancija za veliki broj kupaca (i
promet), tako i informacijski sistem bez ljudske uloge ne funkcionira. Iluzija
je da će računalo raditi samo. Transakcijski sistem je samo alat za postizanje
ciljeva.
U Ljubljani, 06.06.1998,
Andrej Mertelj