Im letzten Jahr, in dem ich an der Erstellung dieser Anweisungen mitgewirkt habe, habe ich über achtzig slowenische und ausländische Unternehmen kennengelernt. Jedes von ihnen ist anders, einzigartig. Jedes hatte seine eigenen Anforderungen und Wünsche. Allen gemeinsam war die Erkenntnis, dass ein leistungsfähiges, anpassungsfähiges und rationales Informationssystem für das Überleben und das Wachstum eines Unternehmens unerlässlich ist.

Das Transaktionssystem (wie wir die Gruppe von Software, zu der auch DataLab HERMES gehört, fachlich nennen) ist von entscheidender Bedeutung für das Leben eines Unternehmens. Es erleichtert die zeitaufwendige Arbeit im Umgang mit Einkauf und Verkauf, gibt den finanziellen Status des Unternehmens an und verringert die Fehleranfälligkeit.

Noch wichtiger ist der ausgeführte Aspekt des Transaktionssystems. Es ist nämlich der Generator von Datenbanken - der Geschichte des Unternehmens. Mit diesen Datenbanken verfolgen wir die Entwicklung, messen die Effizienz, identifizieren Trends und suchen nach Reserven.

Ein Transaktionssystem, das keine Übersichten und Abrechnungen ermöglicht oder jedes Jahr von neuem beginnt und dabei die gesamte Geschichte, Erfahrungen und Daten des vergangenen Jahres vergisst, ist für das Unternehmen tödlich. Stellen Sie sich vor, dass jemand am ersten Januar jedes Jahr Ihr Gedächtnis löschen und es durch die Anzahl der Ein- und Ausatmungen, das Gewicht und die Größe - in Zahlen ausgedrückte kumulierte Ereignisse - ersetzen würde? Alle kleinen Ereignisse, die das Jahr prägten, wären gelöscht oder im besten Fall schwer zugänglich? Existenz, Wachstum und Entwicklung wären höchstwahrscheinlich gefährdet!

In vielen Unternehmen haben wir aktiv an der Einrichtung eines effektiven Transaktionssystems mitgewirkt. Gemeinsam haben wir die Warenströme festgelegt, die Verschlüsselungsmethoden bestimmt, Aufzeichnungen und Berichte erstellt, die den Puls des Unternehmens messen. Gemeinsam sind wir durch den mühsamen Prozess der Geburt eines neuen Informationssystems gegangen. An manchen Orten war die Geburt einfach, an anderen schwierig. Überall haben wir bestimmte Merkmale festgestellt, die für einen erfolgreichen, schnellen und möglichst schmerzfreien Übergang erforderlich sind.

Bei der Einführung des Transaktionssystems ist die aktive Teilnahme der Unternehmensführung erforderlich

Es ist am besten, wenn sich die Unternehmensführung bereits vor Beginn der Einführung klare Ziele setzt, was sie mit dem neuen System erreichen möchte. Senkung der Betriebskosten, höhere Produktivität, Verringerung von Fehlern oder die Schaffung von Geschichte und Messsystemen. Diese Ziele müssen klar erklärt und allen Beteiligten vorgestellt werden.

Während der Einführung muss die Unternehmensführung aktiv mit Vorschlägen, Motivation und Tests mitwirken. Eine vollständige Überlassung der Einrichtung des Informationssystems an Untergebene führt zu Unzufriedenheit oder Misserfolg.

Die Einführung des Informationssystems ist wahrscheinlich die größte Aufgabe des Unternehmens in diesem Jahr

Jede Veränderung ist schwierig und bringt neue Probleme mit sich. Das gilt auch für die Einrichtung des Transaktionssystems. Da es bestimmte etablierte Muster im Unternehmen verändert, ergänzt oder beseitigt, sind Engagement und Fokussierung erforderlich.

Halbherzigkeit kann katastrophale Folgen haben. Transaktionssysteme wechseln wir nicht jedes Jahr, daher müssen wir länger mit ihnen leben. Das Sprichwort "Wie man sich bettet, so liegt man" ist hier angebracht.

Seien Sie sich bewusst, dass der Aufwand, die Zeit und das Geld, die in den gründlichen Aufbau investiert werden, Gewinne in naher und ferner Zukunft ermöglichen.

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für die Einführung

Die verantwortliche Person für die Einführung des Transaktionssystems kann jeder im Unternehmen sein, der das umfassende Funktionieren des Unternehmens und die Ziele der Erneuerung kennt. Sie sollte zumindest grundlegende Computerkenntnisse haben und offen für neue Ideen sein. Die verantwortliche Person kann der Direktor, jemand aus dem mittleren Management oder ein Mitarbeiter an einem Arbeitsplatz sein.

Die verantwortliche Person sollte alle Befugnisse für die Einführung haben. Wenn sie nicht die Befugnis zur Reorganisation des Geschäftsprozesses hat, sollte sie zumindest die Möglichkeit und Aufmerksamkeit bei der Abgabe von Vorschlägen haben. Als Projektkoordinator legt sie die Prioritäten der Einführung und deren Dynamik fest. Sie sollte frei von Druck sein, Phasen zu überspringen oder Anforderungen von Einzelpersonen zu erfüllen. Bis zum Ende der Einführung muss sie die volle Unterstützung der Unternehmensführung haben.

Ein neues Transaktionssystem ist eine hervorragende Gelegenheit für das Reengineering des Unternehmens

Mit der Änderung des Informationssystems haben wir die ideale Gelegenheit, die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu überdenken und zu ändern. Es bedarf Mut und Fragen zur Sinnhaftigkeit bestimmter Aufgaben. Fragen wir uns, ob wir eine bestimmte Aufgabe auf die bestmögliche Weise erledigen? Erledigen wir sie auf die kosteneffizienteste Weise? Ist die Kontrolle zu viel oder zu wenig? Ist das Verhältnis zwischen den Kosten des Prozesses und den Einnahmen, die er bringt, angemessen?

Fallen Sie nicht in etablierte Denkmuster oder Einschränkungen, die Ihnen das bestehende Transaktionssystem auferlegt. Der einfachste und ineffektivste Weg ist die Frage: "Wie würden wir das Unternehmen heute organisieren, wenn wir neu anfangen würden?"

Fürchten Sie sich nicht vor Eingriffen in die Organisationsstruktur des Unternehmens

Ein neues Transaktionssystem kann zu einer Reduzierung des Arbeitsbedarfs in einem Segment führen, und diese Ressourcen können dann anderswo verwendet werden. Statt in der Buchhaltung im Controlling. Statt der Eingabe von Rechnungen aktive Verkäufe.

Ein ideales Informationssystem bringt die menschlichen Ressourcen im Unternehmen näher an die Kernaktivität des Unternehmens!

Von der materiellen Geschäftstätigkeit über Finanzen bis hin zu Controlling und Optimierungen

Ein Haus wird nicht vom Dach nach unten gebaut, und auch ein Transaktionssystem wird nicht von oben nach unten eingerichtet.

Die erste Phase, die wir bei der Einrichtung angehen, ist die Bestimmung der Materialströme und die Etablierung der materiellen Geschäftstätigkeit. Die nächste Phase ist die Festlegung der Produktion, falls das Unternehmen eine hat.

Finanzdaten sind nur abgeleitete Daten der materiellen, daher kommen sie in einer späteren Phase an die Reihe, wenn zumindest die Grundlagen der materiellen Geschäftstätigkeit bereits funktionieren.

Controlling und Berichte sind erst möglich, wenn sowohl materielle als auch finanzielle Daten verfügbar sind.

Die Optimierung der Geschäftstätigkeit erfolgt auf der Grundlage der Ergebnisse des Controllings.

Setzen Sie realistische Zeitrahmen fest

Ein Transaktionssystem wird nicht über Nacht eingerichtet. Die Zeit, die für die Einrichtung des Systems benötigt wird, hängt stark von der Jahreszeit ab, in der wir es einrichten, bzw. von der Geschichte, die wir erfassen möchten. Eine eiserne Regel ist, dass keine Erneuerung kürzer als drei Monate und nicht länger als ein Jahr dauern darf.

Ein Informationssystem bringt von sich aus keinen Gewinn und löst keine Probleme

So wie ein Standort im Stadtzentrum keine Garantie für eine Vielzahl von Käufern ist, funktioniert auch ein Informationssystem ohne menschlichen Einsatz nicht. Es ist falsch anzunehmen, dass der Computer von selbst arbeitet. Ein Transaktionssystem ist nur ein Werkzeug zur Erreichung eines Ziels.

In Ljubljana, 06.06.1998,

Andrej Mertelj