Gjatë vitit të fundit, kur kam marrë pjesë në përgatitjen e këtyre udhëzimeve, kam njohur mbi tetëdhjetë kompani sllovene dhe të huaja. Çdo njëra prej tyre është e ndryshme, e veçantë. Çdo kompani kishte kërkesat dhe dëshirat e saj. Të gjithë kishin një njohuri të përbashkët, se për mbijetesën dhe rritjen e kompanisë është thelbësore një sistem informatik efikas, fleksibël dhe racional.

Sistemi transaksional (siç e quajmë profesionalisht grupin e softuerit, në të cilin bën pjesë edhe DataLab HERMES) është thelbësor për jetën e kompanisë. E lehtëson punën e lodhshme të menaxhimit të blerjeve dhe shitjeve, tregon gjendjen financiare të kompanisë dhe zvogëlon mundësinë e gabimeve.

Edhe më e rëndësishme është aspekti i realizuar i sistemit transaksional. Ai është në fakt gjenerator i bazave të të dhënave - historisë së kompanisë. Me këto baza të të dhënave ndjekim zhvillimin, matim efikasitetin, identifikojmë trendet dhe kërkojmë rezerva.

Sistemi transaksional, i cili nuk mundëson pasqyrime dhe llogaritje, ose madje çdo vit fillon nga e para dhe harron të gjithë historinë, përvojat dhe të dhënat e vitit të kaluar, është vdekjeprurës për kompaninë. A e imagjinoni se çdo më 1 janar dikush do t'ju fshinte kujtesën dhe do ta zëvendësonte me numrin e frymëmarrjeve, nxjerrjeve, peshës dhe lartësisë - një kumulativ të shprehur numerikisht të ngjarjeve? Të gjitha ngjarjet e vogla që formuan vitin do të ishin fshirë ose në rastin më të mirë të vështira për t'u arritur? Ekzistenca, rritja dhe zhvillimi do të ishin shumë të rrezikuara!

Në shumë kompani kemi marrë pjesë aktivisht në vendosjen e një sistemi transaksional efektiv. Së bashku kemi përcaktuar flukset e mallrave, mënyrën e kodifikimit, kemi krijuar evidenca dhe raporte që matin pulsin e kompanisë. Së bashku kemi kaluar nëpër një proces të lodhshëm të lindjes së një sistemi informatik të ri. Në disa vende lindja ishte e lehtë, në të tjera e vështirë. Kudo kemi vërejtur disa karakteristika të nevojshme për një kalim të suksesshëm, të shpejtë dhe sa më pak të dhimbshëm.

Për të futur sistemin transaksional është e nevojshme pjesëmarrja aktive e drejtuesve të kompanisë

Është më mirë që drejtuesit të vendosin qartë që para fillimit të implementimit, çfarë dëshirojnë të arrijnë me sistemin e ri. Ulja e kostove të biznesit, produktivitet më i lartë, zvogëlimi i gabimeve ose krijimi i historisë dhe sistemeve të matjes. Këto qëllime duhet të shpjegohen qartë dhe të paraqiten për të gjithë pjesëmarrësit.

Gjatë implementimit, drejtuesit duhet të bashkëpunojnë aktivisht me propozime, motivim dhe testim. Dorëzimi i plotë i vendosjes së sistemit informatik te nënordnarët çon në pakënaqësi ose dështim.

Implementimi i sistemit informatik është ndoshta detyra më e madhe e kompanisë këtë vit

Çdo ndryshim është i vështirë dhe sjell me vete probleme të reja. E njëjta gjë vlen edhe për vendosjen e sistemit transaksional. Sepse ndryshon, plotëson ose eliminon disa modele të ngulitura në kompani, është e nevojshme përkushtim dhe fokusim.

Pjesëmarrja e pjesshme mund të ketë pasoja katastrofike. Sistemet transaksionale nuk i ndryshojmë çdo vit, prandaj duhet të jetojmë me to për një kohë të gjatë. Shprehja "si do ta shtrish, ashtu do të flesh" është në vend.

Jini të vetëdijshëm se përpjekja, koha dhe paratë e investuara në ndërtimin e thellë mundësojnë fitime në të ardhmen e afërt dhe të largët.

Emëroni një person të përgjegjshëm për implementimin

Personi përgjegjës për implementimin e sistemit transaksional mund të jetë kushdo në kompani, që njeh funksionimin e plotë të kompanisë dhe qëllimet e rinovimit. Duhet të jetë të paktën me njohuri bazike kompjuterike dhe të hapur për ide të reja. Personi përgjegjës mund të jetë drejtor, dikush nga menaxhmenti i mesëm ose një punonjës në vendin e punës.

Personi përgjegjës duhet të ketë të gjitha autorizimet për implementim. Nëse nuk ka autorizim për reorganizimin e procesit të biznesit, duhet të ketë të paktën mundësinë dhe vëmendjen në dhënien e propozimeve. Si koordinatori i projektit, ai përcakton prioritetet e implementimit dhe dinamikën e tij. Duhet të jetë i lirë nga presionet për të anashkaluar fazat ose kërkesat e individëve. Deri në fund të implementimit, ai duhet të ketë mbështetje të plotë nga drejtuesit.

Një sistem transaksional i ri është një mundësi e shkëlqyer për ristrukturimin e kompanisë

Me ndryshimin e sistemit informatik kemi mundësinë ideale për të rishikuar dhe ndryshuar proceset e biznesit në kompani. Kërkohet guxim dhe pyetje mbi arsyeshmërinë e një detyre të caktuar. Le të pyesim veten, a e kryejmë një detyrë të caktuar në mënyrën më të mirë të mundshme? A e kryejmë atë në mënyrën më kostot më efikase? A është kontrolli shumë ose pak? A është raporti midis kostos së procesit dhe të ardhurave që sjell ai i përshtatshëm?

Mos u kapni pas modeleve të ngulitura të mendimit ose kufizimeve që ju vendos sistemi transaksional ekzistues. Rruga më e lehtë dhe më e paefektshme është pyetja: "Si do ta organizonim sot kompaninë, nëse do të fillonim nga e para?"

Mos kini frikë nga ndërhyrjet në strukturën organizative të kompanisë

Një sistem transaksional i ri mund të çojë në zvogëlimin e nevojave të punës në një segment, dhe këto burime mund t'i përdorim diku tjetër. Në vend të llogarive, në kontroll. Në vend të futjes së faturave, shitje aktive.

Sistemi informatik ideal e zhvendos burimet njerëzore në kompani më afër aktivitetit themelor të kompanisë!

Nga biznesi material përmes financave deri në kontroll dhe optimizim

Një shtëpi nuk ndërtohet nga çatia poshtë dhe as sistemi transaksional nuk vendoset nga lart poshtë.

Faza e parë, me të cilën merremi në vendosje është përcaktimi i flukseve materiale dhe krijimi i biznesit material. Faza tjetër është përcaktimi i prodhimit, nëse kompania e ka atë.

Të dhënat financiare janë vetëm të dhëna të nxjerra nga materiali, prandaj vijnë në rendin e ditës në një fazë më vonë, kur të paktën bazat e biznesit material funksionojnë.

Kontrolli dhe raportet janë të mundshme vetëm atëherë kur janë në dispozicion të dhëna materiale dhe financiare.

Optimizimi i biznesit bëhet mbi bazën e rezultateve të kontrollit.

Përcaktoni kornizat reale të kohës

Sistemi transaksional nuk vendoset brenda natës. Koha e nevojshme për vendosjen e sistemit varet shumë nga periudha e vitit kur e vendosim ose historia që dëshirojmë të kapim. Rregulli i hekurt është se asnjë rinovim nuk është më i shkurtër se tre muaj, por nuk duhet të jetë më i gjatë se një vit.

Sistemi informatik vetë nuk sjell fitime dhe nuk zgjidh probleme

Ashtu si hapësira në qendër të qytetit nuk është garanci për një turmë blerësish, as sistemi informatik pa investim njerëzor nuk funksionon. Është e gabuar të supozohet se kompjuteri do të punojë vetë. Sistemi transaksional është vetëm një mjet për arritjen e qëllimit.

Në Ljubljanë, 06.06.1998,

Andrej Mertelj