Предговор

Предговор 

Во последната година кога работев на подготовката на ова упастство, вршев истражување во кое беа вклучени  над осумдесеет странски и словенечки фирми.  Секоја е различна и посебна по своето работење, и како резултат на тоа има свои потреби и желби. Како заклучок се утврди  дека за опстанок и поголем раст на фирмите на пазарот на кој работат, потребен е моќен, рационален и флексибилен информативен систем.     

Системот на транцакции (познат како професионална група на софтвер која ги вклучува Datalab HERMES) е од општо значење за животот и работата на фирмите. Олеснување на процесот на купување и продажба, како и ефикасното справување со времето за вршење на овие трансакции,  го обезбедува претпријатието од вршење на работата  без грешки, како и до зголемување на неговата позиција на пазарот.  

Овој систем е генератр на базата на податоци, кои се однесуваат на историјатот и развојот на фирмата.  Со користење на податоците се следи растот на фирмата, и ефикасноста на трансакциите, која се увидува надвор од системот, на пазарот како значаен аспект.  Со базата на податоците се следат пазарните трендови за поголем раст и развој. 

Трансакционен систем кој не дозволува испитувања и критики може да резултира со тоа што на  почетокот на нов период, да се изгубаат сите податоци и целата меморија за деловните настани во текот на изминатата,  што би било смртоносно за фирмата.  ,  Како пример, можете да замислите на првиот ден од годината да би бидат избрижани делови од меморијата, и наместо тоа да бидат впижани како број на виджувања, висина, тежина, како кумуалатив на настани?  Сите настани ќе бидат избришани или во најдобар случај тешко дека ќе се постигне раст, и развој и веројатно со секоја акција компаниите ќе подлежат на голем ризик.  Многу компании активно се вклучени во воспоставувањето на ефективен трансакционен систем. Како резултат на воспоставувањето на овој систем, се утврдува движењето на стоките, метод на енкрипција, сосдавање на извештаии и записници  со кој се мери пулсот на бизнисот и во која насока се движи.  Поминавме низ болен процес на создавање на нов информативен систем. На некои места создавањето се одвиваше лесно, но на некои наидувавме на препреки, кои успешно ги надминавме за остварување на успешен систем со врвни карактеристики, приодонесувајќи за поголем развој на фирмите и надминување на негативностите во бизнис светот, поради периодот на транзиција.    .

Степенот на вклученост на менаџментот при воведување на трансакциониот систем 

Со воведување на системот, најдобро е да се поставаат целите на претпријатието, во насока на тоа да се знае што треба да се постигне со воведуваље на системот. Дали се работи за намалување на оперативните трошоци и зголемување на продуктивноста, намалување на грешките, формирање на детална историја на претријатиеот, како и воведување на соодветни системи на мерење на резултатите. Овие цели треба да бидат јасно и визуелно објаснати на сите учесници. 

Во текот на иницирањето на овој токлу значаен потег на компанијата, потребно е менаџментот да биде вклучен во давањето на предлози, мотивации, и во тестирањето на системот. Ослободувањето на подредените околку нивниот степен на вклучување при воведување на системот, исто така може да води до фрустрација и неуспех. 

Воведување на системот е најголема задача оваа година

Секоја промена сама по себе не е лесна, и носи нови предизвици и проблеми. Во случајов така е и со инталацијата на трансацкциониот систем, со чие воведување претријатито мора да ја усогласи работата со промените од воведување на системот. Тоа усогласување се однесува на некои дополнителни измени или елиминација на некои воспоставени шеми во претпријатието, при што се бара голема посветеност и фокусираност.  

Бидете свесни дека со времето, напорот и финасиите вложени со воведување на овој систем, вие всушност инвестирате за поголема профитабилност и раст во блиска и далечна иднина.

Одговорно лице за воведување на системот   

Личноста одговорна за воведување на системот може да биде било кој од претпријатието кој е целосно запознаен со функционирањето на фирмата и целите на воспоставените промени. Треба да поседува основни компјутерски познавања и да биде личност отоворена за нови иде и и иновации. Одговорната личност може да биде самиот директор,менаџер на средно ниво, или оној што работи на конкретното место.  

Одговорна личност треба да поседува авторитет кој ќе го наметне на вистински начин за ефикасно функционирање на системот. Ако веке имате спсобност да  извршите реорганизација на системопт, насочете ја истата за давање на сугестии. Одговорното лице треба да се однесува како вистински координатор на проектот, кој правилно ќе ги одреди приоритетите и динамиката на спроведување на проектот.  Да биде свесен за соочување со притисокот за забрзување на определени фази на работата, или насочување на напорот  на пооделни поединци . До завршување на воведувањето на системот, лицето треба да има целосна подршка опд менаџментот на фирмата.        

Со промена на информативниопт систем се обезбедува иделна можност за промена и преиспитување на деловните процеси во фирмата. Се обезбедува поголема храброст за промена и иновации и се обрнува повеќе внимание за оправденоста  на определена постапка. Запрашајте се себеси како или извршете ја работата на најдобар можен начин. Дали сте ефективни? Дали контролирате премногу или премалку? Дали односот помеѓу тоа што го вложувате и исходот е правилен?  

Потребно е да престанете да бидете ограничени во шаблоните на работење кои опстојуваат во претпријатието, и безличниот начин на размислување, како резултат на веќе постоениот систем на транскакции.  Она штоп треба да го напраите е да се запрашате: "Како би било денес компанијата да започне со нов начин на работа заменувајќи го стариот и станувајќи поефикасна?"

Не се плашите од промени во организационата структура на претпријатието 

Новиот систем на трансакции може да доведе до намалување на работните барања во еден сектор, во тој случај ресурсите може да бидат наменети за друг сектор. Наместо во секторот на сметковдство, во одделот за контрола и ревизија, наместо зголемување на активата, на плакање  на фактурите .    

Идеално воспоставениот информативен систем, ги приближува вработените повеќе до основната дејност на претријатието 

Суштина на бизнисот, се однесува на правилно финасирање, контрола и постигнување на оптимален успех. Од материјалното работење, преку финансии до контрола на оптимизацијата

Како што куќата не е напрвена од покривот па надолу, така и трансакциониот систем не запопчнува од доле па нагоре. Hiša se ne gradi od strehe navzdol in tudi transakcijski sistem se ne postavlja od zgoraj navzdol.

Првата фаза се однесува на утрдување на тековите на материјалите и суштината на самиот бизнис. Следен чекор е поставување на производството  ако претријатието го има. Финансиските податоци произлегуваат од употребата на материјалите  и се појавуваат во подоцнежната фаза, кгоа   материјалот ќе се стави во употреба и чиј износ ќе треба да се внесе.

Контрола и известување се можни само кога тие се внесени во материјални и финансиски поопдтацопи.

Оптимизација на бизнисот се врши само врз основа  на резултатите од контролата.

Поставување на реални временски рамки 

Трансакционит систем не може да се воведе преку ноќ. Поставуањето на системот во определен перид од годината многу зсвиси од тоа што сакаш да постигнеш, кој дел од историјата на фирмата сакаш да го смениш. Непишано правило вели дека ниедно обновување не треба да биде помало од три месеци, но не подолго од една година   Информативниопт систем сам по себе не ги решава проблемите и не носи профитабилност.

Како што имањето на  простор во центарот на градот не е гаранција за собирање на клиенти, така имањето на конкертниот информативен систем не е гаранција за успех без уделот на човечките ресурси. Погрешно се претпоставуа дека компјутерот може да реши се. Трансакциониот систем преставува само алатка за остварување на целта. 

Љубљана, 06.06.1998,

Андреј Мертељ