V zadnjem letu dni, ko sem sodeloval pri pripravi teh navodil, sem spoznal preko osemdeset slovenskih in tujih podjetij. Vsako izmed njih je drugačno, svojsko. Vsako je imelo svoje zahteve in svoje želje. Vsem pa je bilo skupno spoznanje, da je za preživetje in rast podjetja nujno potreben zmogljiv, prilagodljiv in racionalen informacijski sistem.

Transakcijski sistem (kot strokovno pravimo skupini programske opreme, v katero spada tudi DataLab HERMES) je ključnega pomena za življenje podjetja. Olajša zamudno delo rokovanja z nabavo in prodajo, pove denarno stanje podjetja in zmanjša možnost napak.

Še pomembnejši pa je izvedeni vidik transakcijskega sistema. Je namreč generator podatkovnih baz - zgodovine podjetja. S temi podatkovnimi bazami spremljamo razvoj, merimo učinkovitost, ugotavljamo trende in iščemo rezerve.

Transakcijski sistem, ki ne omogoča pregledov in obračunov, ali pa celo vsako leto začne na novo in pri tem pozabi vso zgodovino, izkušnje in podatke iz preteklega letа, je za podjetje smrtonosen. Si predstavljate, da bi vsakega prvega januarja nekdo vaš spomin izbrisal in ga nadomestil s številom vdihov, izdihov, težo in višino - številčno izraženo kumulativo dogodkov? Vsi drobni dogodki, ki so tvorili leto pa bi bili izbrisani ali v najboljšem primeru težko dosegljivi? Obstoj, rast in razvoj bi bili najverjetneje ogroženi!

V mnogo podjetjih smo aktivno sodelovali pri postavitvi efektivnega transakcijskega sistema. Skupaj smo določali pretoke blaga, način šifriranja, kreirali evidence in poročila, ki merijo pulz podjetja. Skupaj smo šli skozi naporen proces rojstva novega informacijskega sistema. Ponekod je bil porod enostaven, drugje težak. Povsod pa smo opazili določene značilnosti, potrebne za uspešen, hiter in čim manj boleč prehod.

Pri uvajanju transakcijskega sistema je potrebna aktivna udeležba vodstva podjetja

Najbolje je, da si vodstvo še pred začetkom uvajanja zastavi jasne cilje, kaj z novim sistemom želi doseči. Znižanje stroškov poslovanja, večjo produktivnost, zmanjšanje napak ali tvorjenje zgodovine in merilnih sistemov. Te cilje je potrebno jasno razložiti in predočiti vsem sodelujočim.

Med uvajanjem mora vodstvo aktivno sodelovati s predlogi, motivacijo in testiranjem. Popolna prepustitev postavitve informacijskega sistema podrejenim vodi v nezadovoljstvo ali polom.

Uvajanje informacijskega sistema je verjetno največja naloga podjetja v tem letу

Vsaka sprememba je težka in prinese s seboj nove težave. Enako je tudi s postavitvijo transakcijskega sistema. Ker spremeni, dopolni ali odpravi določene ustaljene vzorce v podjetju je potrebna predanost in fokusiranost.

Polovičarstvo ima lahko katastrofalne posledice. Transakcijskih sistemov ne menjamo vsako leto, zato moramo z njim živeti dalj časa. Reklo "kakor si boš postlal, tako boš spal" je na mestu.

Zavedajte se, da napor, čas in denar, vložen v temeljito izgradnjo omogoča dobičke v bližnji in oddaljeni prihodnosti.

Postavite odgovorno osebo za uvajanje

Odgovorna oseba za uvajanje transakcijskega sistema je lahko kdorkoli v podjetju, ki pozna celovito delovanje podjetja in cilje prenove. Naj bo vsaj osnovno računalniško pismen in odprt za nove ideje. Odgovorna oseba je lahko direktor, nekdo iz srednjega managementa ali zaposlen na delovnem mestu.

Odgovorna oseba naj ima vsa pooblastila za uvedbo. Če že nima pooblastila za reorganizacijo poslovnega procesa naj ima vsaj možnost in pozornost pri dajanju predlogov. Kot koordinator projekta določa prioritete uvajanja in njegovo dinamiko. Prost mora biti pritiskov po preskakovanju faz ali zahtev posameznikov. Do konca uvajanja mora imeti popolno podporo vodstva.

Nov transakcijski sistem je odlična priložnost za reengeniring podjetja

S spremembo informacijskega sistema imamo idealno priložnost premisliti in spremeniti poslovne procese v podjetju. Potreben je pogum in vprašanja o smiselnosti določenega opravila. Vprašajmo se, ali določeno opravilo opravljamo na najboljši možni način? Ali ga opravljamo najbolj stroškovno učinkovito? Ali je kontrol preveč ali premalo? Ali je razmerje med stroškom procesa in prihodkom, ki ga prinaša primerno?

Ne ujemite se v ustaljene vzorce razmišljanja ali omejitve, ki vam jih postavlja obstoječ transakcijski sistem. Najlažja in nejučinkovitejša pot je vprašanje: "Kako bi danes organizirali podjetje, če bi začeli na novo?"

Ne bojte se posegov v organizacijsko stukturo podjetja

Nov transakcijski sistem lahko vodi v zmanjšanje delovnih potreb na enem segmentu, te resurse pa potem lahko uporabimo drugje. Namesto v računovodstvu v kontrolingu. Namesto vnašanja faktur aktivna prodaja.

Idealen informacijski sistem premakne človeške resurse v podjetju bližje osnovni dejavnosti podjetja!

Od materialnega poslovanja preko financ do kontrolinga in optimizacij

Hiša se ne gradi od strehe navzdol in tudi transakcijski sistem se ne postavlja od zgoraj navzdol.

Prva faza, ki se jo lotimo pri postavitvi je določanje materialnih tokov in vzpostavitev materialnega poslovanja. Naslednja so določanja proizvodnje, če jo podjetje ima.

Finančni podatki so samo izvedeni podatki materialnega, zato pridejo na vrsto v kasnejši fazi, ko vsaj osnove materialnega poslovanja že delujejo.

Kontroling in poročila je možen šele takrat, ko so na voljo tako materialni kot tudi finančni podatki.

Optimizacija poslovanja se vrši na podlagi izsledkov kontrolinga.

Določite realne časovne okvire

Transakcijski sistem se ne postavi čez noč. Čas, potreben za postavitev sistema je zelo odvisen od obdobja v letu, ko ga postavljamo oziroma zgodovine, ki jo želimo zaseči. Železno pravilo je, da nobena prenova ni krajša od treh mesecev, ne sme pa biti daljša od enega leta.

Informacijski sistem sam po sebi ne prinaša dobička in ne rešuje težav

Tako kot prostor v centru mesta ni garancija za množico kupcev tudi informacijski sistem brez človeškega vložka ne deluje. Napačna je domneva, da bo računalnik delal sam. Transakcijski sistem je le orodje za doseganje cilja.

V Ljubljani, 06.06.1998,

Andrej Mertelj