Показване на документи в табличен вид
Използвайки тази опция, можете да прегледате всички документи, които преди това са импортирани с помощта на опция за Импорт на документи
Таблицата показва основните данни на документа, напр. неговото състояние, архив, дата на документа, предмет, класификация и мястото на съхранение ИН. Изгледът може да бъде персонализиран с различни Филтри.
Данните в таблицата се показват в следните колони:
|
Статус
|
Показва състоянието на документа. Броят и имената на статусите могат да се определят по желание. В PANTHEON са предварително дефинирани два статуса на документа:
- А – Одобрено: Документът с този статус е одобрен от отговорното лице.
- N – Не е одобрено: Документът с този статус все още не е одобрен от отговорното лице.
Наличните опции в това поле могат да бъдат създадени в документа от тип архив в раздела Статуси в регистър на Типове документи .
 |
СЪВЕТ
За повече информация как да създадете статуси на документи вижте инструкциите, описани в главата Архив от техническото ръководство.
|
|
|
Ключ
|
Показва уникален ключ, използван като идентификатор на документа. С прости думи това означава, че може да има само един запис с този първичен ключ в тази таблица или формуляр. Ако се опитате да въведете запис с номер на първичен ключ, който вече съществува, програмата съобщава за грешка.
|
|
Архив
|
Показва архива, в който е класифициран документът. Документът от тип архив е дефиниран в регистър на Типове документи. Архивът и съхранението на документа се определят въз основа на класификационна схема.
Един архив може да получава документи от различни пощенски кутии, които могат да бъдат зададени в Административния панел | Настройки | Пощенски кутии.
|
СЪВЕТ
Можете да имате толкова архиви, колкото искате. Ако съхранявате архиви напр. по бизнес единици или по местоположения, можете да дефинирате отделен архив за всяко отделно местоположение или бизнес единица.
|
|
|
Дата
|
Показва датата и часа на създаване на избрания документ.
|
|
Падежна дата
|
Показва датата на падежа на документа, който се попълва от класификационна схема.
|
|
Контрагент
|
Показва контрагента, свързан с документа, който се попълва от регистър на Контрагенти .
|
|
Контрагент име 2
|
Показва данните за име 2, т.е. дългото име на контрагента, което се попълва от регистър на Контрагенти .
|
|
Класификация
|
Показва името на класификация (категория) на избрания документ. В допълнение към класифицирането на документ, класификацията също така определя как се борави с документа (където място на съхранение е присвоено на документа).
|
|
Заглавие
|
Показва името на документа, което се генерира автоматично в модула, в който е създаден документът, напр. получено от bizBox, сканирано, е-документ.
|
|
Забележка
|
Въведете произволна бележка в документа.
|
|
Хранилище ИН
|
Показва името на хранилището, където се съхранява документът. Хранилищата могат да бъдат създадени от менюто Настройки | програма | Административен панел, панел Настройки | Документация | Хранилище. Можете също да зададете хранилището, което да бъде присвоено на документа, като изберете класификация (категория) на документа.
|
|
Пощенска кутия ИН
|
Показва пощенската кутия, от която е изпратен или получен документът. Пощенските кутии могат да бъдат създадени в менюто Настройки | програма | Административен панел, панел Настройки | Документация | Пощенски кутии.
|
| Отдел |
Показва отдела, свързан с документа, който се попълва от регистър на Отдел . |
|
| Разходен център |
Показва разходния център, свързан с документа, който се попълва от регистър на Разходен център. |
| Референтен номер |
Добавете персонализиран текст. |
Таб Връзки на Документи показва информация за документите, свързани с избрания документ. Показани са само връзки към съществуващи документи. Свързаните документи могат да бъдат отворени просто чрез двукратно щракване върху ключа на свързания документ.
Таб Метаданни tab на Документи изглед показва метаданните на избрания документ, определени или зададени за всеки документ класификация отделно.
Метаданните са информация за данни, т.е. тагове, които описват тип съдържание. Може или не може да представлява задължителна информация за документ и обикновено включва името на документа, вида на документа, неговия размер, името на лицето, което е създало документа и т.н. Метаданните улесняват намирането, филтрирането, групирането документи от подобен вид документ в документацията.
Във Файлове таб на Документи се показват всички файлове, принадлежащи към избрания документ. Тук можете да добавяте файлове, като договори, ценови листи, снимки на артикули, документи за доставка и др.
Таб Дневник задачи, на Документи изглед, показва информация за това кой, кога и коя задача е изпълнена във връзка с документа и кой работен поток (напр. валидиране) контролира задачите.
Таб Документи на контрагенти, в Документи изглед, показва информация за всички други свързани документи за текущо избрания Контрагент.